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Aufgaben anlegen

In der Prozessplattform können Sie Aufgaben in Bezug auf Prozesse, Prozesslandkarten sowie sämtliche Prozesskontext-Elemente (z.B. Organisationseinheit, Stelle, Dokument, IT-Fachverfahren) anlegen. Jede Aufgabe hat immer genau ein Bezugsobjekt, das Sie beim Erstellen der Aufgabe festlegen. Je nach Art des gewünschten Bezugsobjekt erstellen Sie eine Aufgabe entweder im Modul “Prozessregister” oder im Modul “Prozesskontexte”.

Aufgaben anlegen im Prozessregister

Im Prozessregister stehen Ihnen verschiedene Einstiegspunkte zum Anlegen einer Aufgabe zu einem Prozess bzw. einer Prozesslandkarte zur Verfügung:

Hamburger-Menü der einzelnen Zeilen in der Prozessregister-Tabelle

Klicken Sie auf das Hamburger-Menü am Ende einer Zeile der Prozessregister-Tabelle und wählen Sie den Menü-Eintrag “Aufgabe anlegen” aus, um eine neue Aufgabe in Bezug auf diesen Prozess bzw. diese Prozesslandkarte zu erfassen.

Aktionsmenü “Bearbeiten” im Prozessregister

Markieren Sie per Klick auf die Checkbox in der ersten Tabellenspalte einen oder mehrere Einträge in der Prozessregister-Tabelle und wählen Sie im “Bearbeiten”-Aktionsmenü den Eintrag “Aufgabe anlegen” aus.

Tipp: Wenn Sie hierbei mehrere Tabelleneinträge markiert haben, erstellt die Prozessplattform auf Basis der im folgenden Dialog von Ihnen erfassten Angaben zur Aufgabe automatisch je eine separate Aufgabe für jedes der ausgewählten Bezugsobjekte.

Werkzeugleiste in den Viewern bzw. Editoren für Prozesse und Prozesslandkarten

Auch aus der Einzelbetrachtungsansicht bzw. der Bearbeitungsansicht für einen Prozess oder eine Prozesslandkarte können Sie direkt eine Aufgabe in Bezug auf den gerade geladenen Prozess bzw. die Prozesslandkarte anlegen. Klicken Sie dazu auf den Button “Aufgabe anlegen” in der Werkzeugleiste.

Aufgaben anlegen für Prozesskontext-Elemente

Aufgaben, die sich auf Prozesskontext-Elemente beziehen, können Sie im Modul “Prozesskontexte” anlegen. Öffnen Sie dazu die Baum- bzw. Listenansicht des jeweiligen Prozesskontext-Katalogs und markieren Sie dann das gewünschte Bezugsobjekt in dieser Ansicht. Klicken Sie dann in der Werkzeugleiste auf den Button “Aufgabe anlegen“.

Alternativ können Sie den Dialog zur Erfassung der Aufgaben-Details auch per Rechtsklick auf den Baum- bzw. Listeneintrag über das Kontext-Menü des Prozesskontext-Elements erreichen.

Detail-Angaben zu einer Aufgabe erfassen

Unabhängig davon, welchen der o.g. Einstiegspunkte zum Anlegen einer Aufgabe Sie gewählt haben, öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie alle Angaben zur Aufgabe erfassen können:

• Das Bezugsobjekt der neuen Aufgabe ist entsprechend Ihrer vorherigen Auswahl vorausgefüllt und kann nicht nachträglich geändert werden.

• Wählen Sie einen Aufgabentyp aus um die Art der Aufgabe zu definieren. Um eine sinnvolle und einheitliche Granularität der im System gespeicherten Aufgaben sicherzustellen und eine gute Auswertbarkeit zu gewährleisten, stehen verschiedene Aufgabentypen, die bei der Arbeit an und mit der Prozessdokumentation typischerweise anfallen, vordefiniert zur Auswahl. Sollte für Ihr Anliegen keiner der vorgegebenen Typen passend sein, wählen Sie den Typ “Sonstige” aus.

• Legen Sie unter “Verantwortliche Person” fest, wer diese Aufgabe erledigen soll. Dazu können Sie in diesem Feld ein Benutzerkonto aus Ihrem Prozessplattform-Mandanten auswählen. Geben Sie dazu damit, den Vor- und/oder Nachnamen des gewünschten Benutzers bzw. dessen Benutzernamen in das Eingabefeld einzutippen. Sobald Sie mindestens drei Zeichen eingegeben haben, suche die Prozessplattform automatisch nach passenden Benutzerkonten und schlägt diese vor. Wählen Sie per Mausklick einen der vorgeschlagenen Einträge aus, um das entsprechende Benutzerkonto zuzuordnen.
  
  Falls das ausgewählte Benutzerkonto zum Arbeiten mit Aufgaben in diesem Arbeitsbereich berechtigt ist, erscheint die neu erfasste Aufgabe nach dem Speichern auf der persönlichen To-Do-Liste dieses Benutzers, wenn er/sie sich in die Prozessplattform einloggt. Sofern für das ausgewählte Benutzerkonto persönliche E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert sind, wird der/die Kontoinhaber/-in weiterhin (je nach Einstellung entweder sofort und/oder per Tageszusammenfassung) über die neu vorliegende Aufgabe informiert.
  
  Achtung: Beim Ausfüllen des Feldes “Verantwortliche Person” werden von der Prozessplattform grundsätzlich alle dem Namen nach passenden Benutzerkonten vorgeschlagen, unabhängig davon, ob der/die Nutzer/-in auch die benötigten o.g. Zugriffsrechte besitzt. Falls Sie ein Benutzerkonto ausgewählt haben, das nicht über ausreichende Rechte verfügt, wird von der Prozessplattform in einer entsprechenden Warnmeldung darauf hingewiesen. Sie können dann entweder dessen Zugriffsrechte im Nachgang ändern (lassen) oder einen anderen Verantwortlichen auswählen.

  
  Die Angabe der verantwortlichen Person ist optional und kann daher bei der Ersterfassung zunächst weggelassen werden. So können Sie z.B. zunächst viele Aufgaben erfassen und diese erst im Anschluss auf die verschiedenen Bearbeiter/-innen verteilen.

• Beschreibung

• Erinnern am

• Fällig am

Verfügbare Aufgaben-Typen

TODO

Lebenszyklus einer Aufgabe

TODO

Startseite & persönliche Aufgabenliste

TODO

Aufgaben am Bezugsobjekt einsehen

TODO

Aufgabenübersicht

Aufgaben suchen und filtern

TODO

Sammelbearbeitung von Aufgaben

TODO

Rechtesystem für Aufgaben

inkl. Empfehlungen zur Einführung des Aufgabensystems

E-Mail-Benachrichtigungen für Aufgaben

Benachrichtigungspräferenzen einstellen

TODO

Funktionsweise des Benachrichtigungssystems

TODO