In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie den im Modul “Prozesskontexte → Leistungen” verfügbaren Assistenten zum Import von Produkt-, Leistungs- und Prozesskatalogen aus sogenannten “externen Datenquellen” bedienen.
Tipp: Sie möchten mehr darüber erfahren, welche Datenquellen Ihnen zur Verfügung stehen? Ausführliche Informationen dazu finden Sie im Kapitel Verfügbare externe Datenquellen für Prozesskontext-Importe .
Überblick und Hintergründe
Das Modul “Prozesskontexte” verfügt über einen Import-Assistenten, mit dessen Hilfe Sie auf einfache Art und Weise verschiedene Produkt-, Leistungs- und Prozesskataloge von externern Herausgebern (z.B. FITKO, Bundesinnenministerium, KGSt) direkt in den Prozesskontext “Leistungen” Ihres Prozessplattform-Arbeitsbereichs übernehmen und (im Falle von Fortschreibungen an diesen Katalogen) laufend aktuell halten können.
In Abstimmung mit den Herausgebern überwacht die PICTURE GmbH die offiziellen digitalen Publikationskanäle der jeweiligen Kataloge. Die aktuelle Fassung der Kataloge überführen wir in einem automatisierten Verfahren in ein Datenformat, das für die Übernahme in die PICTURE-Prozessplattform optimiert ist und stellen entsprechende Import-Vorlagen in geschützten Downloadbereichen, sogenannten “externen Datenquellen”, zentral für alle Anwenderinnen und Anwender der Prozessplattform bereit.
Der Betreiber Ihrer Prozessplattform kann Ihre Prozessplattform an diese Datenquellen anschließen. Der Import-Assistent der Prozessplattform kann die Katalogdaten dann auf Wunsch direkt “im Hintergrund” für Sie herunterladen und in den aktuellen Arbeitsbereich Ihrer Prozessplattform einspielen, ohne dass Sie dazu selbst mit Importvorlage-Dateien o.ä. hantieren müssen.
Falls Sie Ihre Prozessplattform von der PICTURE GmbH betreiben lassen, sind die Datenquellen für den LeiKa sowie den OZG-Umsetzungskatalog bereits standardmäßig vorkonfiguriert. Auf Anfrage kann exklusiv für KGSt-Mitglieder auch die Datenquelle für den KGSt-Prozesskatalog freigeschaltet werden.
Sie betreiben Ihre Prozessplattform selbst und möchten diese an eine externe Datenquelle anschließen? Wenden Sie sich dazu gerne an unseren Support!
(Einmalige) Vorbereitungen
Stellen Sie zunächst sicher, dass folgende Voraussetzungen erfüllt sind, um den Import-Assistenten vollumfänglich nutzen zu können:
alle Nutzer, die Import-Läufe durchführen sollen, verfügen über Schreibzugriff auf den Prozesskontext “Leistungen”
in Ihrem Arbeitsbereich sind im Steckbrief für Prozesskontext-Elemente vom Typ “Leistung” alle Attribute eingerichtet, die über die jeweilige Datenquelle bereitgestellt werden
alle Nutzer, die Import_Läufe durchführen sollen, haben Zugriff auf eine Attribut-Sicht, in der Schreibzugriff auf die o.g. Steckbrief-Attribute freigeschaltet ist
Import durchführen
Öffnen Sie das Modul “Prozesskontexte” und wählen Sie den Prozesskontext “Leistungen” aus.
Öffnen Sie in der Werkzeugleiste das Aktionsmenü “Prozesskontexte importieren” und wählen Sie die Aktion “aktualisieren / importieren” für die gewünschte externe Datenquelle aus.
Die Prozessplattform lädt an dieser Stelle im Hintergrund die über die Datenquelle bereitgestellten Katalogdaten herunter, gleicht diese mit der Attribut-Konfiguration des aktuellen Arbeitsbereichs ab und informiert Sie über den weiteren Ablauf den Imports.
Sie sehen zunächst eine Auflistung aller Attribute, die über die Datenquelle verfügbar sind und die in Ihrem Arbeitsbereich bereits angelegt und für Sie schreibbar sind.
Falls über die Datenquelle Angaben in zusätzlichen Attributen des Leistungs-Steckbriefs zur Verfügung gestellt werden, die in Ihrem Arbeitsbereich jedoch bisher nicht eingerichtet oder zumindest nicht für Sie schreibbar sind, so erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis:
TODO Screenshot
Tipp: Sie können den Import ungeachtet der fehlenden bzw. für Sie nicht schreibbaren Attribute durchführen. Es werden dann einfach die übrigen Angaben aus der Datenquelle übernommen.
Falls in Ihrem Arbeitsbereich bisher gar keines der bereitgestellten Attribut eingerichtet bzw. für Sie schreibbar ist, werden zumindest die Namen der einzelnen Katalogeinträge sowie deren hierarchische Struktur importiert.
Wenn Sie die Attribute zu einem späteren Zeitpunkt einreichten bzw. Schreibzugriff hierauf erhalten, können die bisher ignorierten Steckbrief-Attribute bei einem späteren Import-Lauf nachgetragen werden.
Klicken Sie auf “Importvorschau anzeigen” um mit dem Import-Vorgang fortzufahren.
Die Prozessplattform ermittelt nun die Unterschiede zwischen dem zuvor automatisch heruntergeladenen aktuellen Datenstand aus der externen Datenquelle und dem ggf. bereits in Ihrem aktuellen Arbeitsbereich gespeicherten Datenbestand, der ggf. bereits bei einem vorangegangenen Import-Lauf eingespielt wurde. Änderungen am Datenbestand Ihrer Prozessplattform werden in dieser Phase noch nicht vorgenommen.
In der Vorschau-Ansicht sehen Sie dann die Anzahl der Prozesskontext-Elemente, die beim Import-Lauf hinzugefügt, verändert bzw. in den Bereich “Per Import entfernte Elemente” verschoben werden würden.
Per Klick auf die entsprechende Zeile des Dialogfensters können Sie eine Detail-Ansicht mit einer Auflistung aller betroffenen Elemente einblenden.
Wenn Sie mit den in der Vorschau angezeigten Änderungen einverstanden sind und diese nun in Ihren Datenbestand übernehmen wollen, klicken Sie anschließend auf “Änderungen durchführen”. Alternativ können Sie den Import-Lauf per Klick auf das Schließen-Symbol in der oberen rechten Ecke des Dialogfensters abbrechen.
Während des Import-Vorgangs sehen Sie eine Fortschrittsanzeige mit einer Prognose der ungefähren Restdauer.
Nach Abschluss des Import-Vorgangs erhalten Sie eine Übersicht über die durchgeführten Änderungen. Diese ist analog zur Import-Vorschau aufgebaut.
Import nachbereiten
TODO