Die Inhalte des Prozessregisters sind in Ordnern organisiert. Ein Ordner kann Modelle und geschachtelt weitere Ordner enthalten. Ein Modell liegt immer in genau einem Ordner.
Für jeden Ordner ist hinterlegt, welche Zugriffsberechtigung einzelne Nutzer und Gruppen darauf besitzen. Beim Zugriff auf den Ordner oder seine Inhalte wird geprüft, ob der Nutzer oder eine seiner Gruppen die für die gewünschte Aktion erforderliche Berechtigung verfügt. Sie können hierdurch steuern, wer die Inhalte eines Ordner einsehen bzw. ändern darf.
Ausnahmen bei der Berechtigungsprüfung
Administratoren haben automatisch Vollzugriff auf alle Ordner. Bei Zugriff auf einen Freigabe-Link mittels des Viewers wird die Leseberechtigung auf die freigegebenen Modelle bzw. die Treffer zum freigegebenen Filterbündel nicht geprüft, um die Verwaltung der Freigaben einfach zu halten.
Das Kontextmenü eines Ordners öffnet sich, wenn Sie auf diesen mit der rechten Maustaste klicken.
Neuen Ordner anlegen ERFORDERT: SCHREIBZUGRIFF AUF ELTERN-ORDNER
Wählen Sie den gewünschten Eltern-Ordner aus und lösen Sie im Kontextmenü den Eintrag "Ordner anlegen" aus. Die im Anlegen-Dialog eingegebene Bezeichnung muss eindeutig innerhalb des Arbeitsbereichs sein.
Ihr neuer Ordner "erbt" die Zugriffsberechtigungen seines Eltern-Ordners und wird lexikalisch in den Baum einsortiert.
Ordner umbenennen ERFORDERT: SCHREIBZUGRIFF AUF ORDNER
Lösen Sie im Kontextmenü des Ordners den Eintrag "Ordner umbenennen" aus. Die im Dialog eingegebene neue Bezeichnung muss eindeutig innerhalb des Arbeitsbereichs sein.
Ordner verschieben ERFORDERT: SCHREIBZUGRIFF AUF BETEILIGTE ORDNER
Ziehen Sie den zu verschiebenden Ordner mit gedrückter Maustaste an die gewünschte neue Position. Bei zulässigen Positionen wird der Mauszeiger zu einem grünen Häkchen, bei unzulässigen ein rotes Verbotsschild.
Hat der Ordner bisher seine Berechtigungen von seinem Elternordner geerbt, erbt er nun die Berechtigungen des neuen Eltern-Ordners.
Ordner löschen ERFORDERT: SCHREIBZUGRIFF AUF ORDNER
Lösen Sie im Kontextmenü des Ordners den Eintrag "Ordner löschen" aus und bestätigen Sie die Löschrückfrage. Der Ordner und in ihm enthaltene Ordner werden gelöscht und die in den Ordnern enthaltenen Prozesse und Prozesslandkarten in den Papierkorb verschoben.
Ordnerberechtigungen verwalten ERFORDERT: VERWALTUNGSZUGRIFF AUF ORDNER
Die Ordner dienen als Schutzobjekte, auf die folgende Zugriffsberechtigungen für Gruppen und Nutzer erteilt werden können:
| Berechtigung | Beschreibung |
|---|---|
| lesen | lesender Zugriff auf die Inhalte des Ordners |
| lesen & schreiben | zusätzlich: schreibender Zugriff auf die Inhalte des Ordners sowie Umbenennung, Verschiebung und Löschung des Ordners |
| lesen & schreiben & verwalten | zusätzlich: Ordnerberechtigungen verwalten |
Ordner (mit Ausnahme des Wurzelordners) können auf eine eigene Berechtigungstabelle verzichten und stattdessen die Berechtigungen des nächsthöheren Ordners erben, an dem eine Tabelle hinterlegt ist.
Den Dialog zur Berechtigungsverwaltung können Sie über den Kontextmenüeintrag "Ordnerberechtigungen" des jeweiligen Ordners aufrufen. In der Tabelle werden alle derzeit an Nutzer oder Gruppen erteilten Zugriffsberechtigungen aufgelistet. Je nachdem, ob der Ordner seine Berechtigungen von einem übergeordneten Ordner erbt oder selbst verwaltet, stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung:
Nutzer vom Typ Administrator erhalten automatisch vollen Zugriff auf alle Ordner und werden daher in der Berechtigungstabelle ausgegraut gelistet.
Fall 1: Ordner mit geerbten Zugriffsberechtigungen
Über der Tabelle wird der Name des Ordners angezeigt, von dem die Berechtigungen geerbt werden. In der Tabelle werden zur Information dessen Berechtigungen angezeigt.
Wollen Sie dessen Berechtigungen anpassen, klicken Sie auf den Ordnernamen, um zu dessen Berechtigungstabelle (→ Fall 2) zu laden. Bedenken Sie dabei, dass sich die Änderungen dann auf alle Ordner auswirken, die Berechtigungen von diesem Ordner erben.
Wollen Sie nur für den bisher erbenden Ordner (und von diesem erbende Unterordner!) abweichende Berechtigungen hinterlegen, klicken Sie auf "Berechtigungen selbst verwalten". Die Darstellung wechselt in den Fall 2.
Fall 2: Ordner mit eigenen Zugriffsberechtigungen
Die Tabelle listet alle Nutzer und Gruppen auf, denen aktuell Berechtigungen zugeteilt sind. Sie können über die Auswahlboxen eine andere Berechtigungsstufe zuteilen, oder dem Nutzer bzw. der Gruppe den Zugriff durch Klick auf das Entfernen-Symbol komplett entziehen.
Nicht in der Tabelle enthaltene Nutzer bzw. Gruppen können Sie mittels der Auswahlboxen unterhalb der Tabelle zu dieser hinzufügen.
Soll der Ordner lieber die Berechtigungen seines Elternordners erben (Fall 1), klicken Sie auf "Berechtigungen vom Elternordner verwalten lassen".
Überblick behalten
Lassen Sie Ordner ihre Zugriffsberechtigungen erben, sofern an einem Ordner keine abweichenden Zugriffsberechtigungen erforderlich sind. Vergeben Sie Berechtigungen möglichst an Gruppen statt an einzelne Nutzer.