In der Prozessplattform stehen aktuell folgende Prozesskontexte zur Verfügung:
| Kontext | Darstellungsform | Dient der Abbildung ... |
|---|---|---|
| Organisationseinheiten | Baumstruktur | ... des internen Organigramms Ihrer Organisation mit Organisationseinheiten und Stellen. |
| Leistungen | Baumstruktur | ... der in den Prozessen erbrachten Leistungen. |
| Dokumente | Baumstruktur | ... relevanter Dokumente, Formulare etc. |
| Externe Beteiligte | Baumstruktur | ... von Beteiligten außerhalb Ihrer Organisation. |
| Hardware | Baumstruktur | ... von eingesetzten Geräten und Hilfsmitteln. Der Begriff "Hardware" ist hier im weiteren Sinne zu verstehen. Er kann sowohl Computer und klassische "computernahe" Hardware (Drucker, Scanner etc.) als auch Maschinen, Werkzeuge usw. umfassen. |
| Software | Baumstruktur | ... von genutzten Software-Programmen. |
| Rechtsgrundlagen | Baumstruktur | ... von gesetzlichen Vorschriften und internen Regeln. |
| Personen | alphabetische Liste | ... von Beschäftigten in Ihrer Organisation, die eine Stelle im Organigramm besetzen. |
| Vergütungsgruppen | alphabetische Liste | ... der Personalkostensätze für die Stellen. |
Ein Prozesskontext-Element kann in Modellen und anderen Prozesskontext-Elementen referenziert werden und dient dazu, einen Steckbrief zu dem Element zentral zu pflegen und zum Abruf bereitzustellen. So können Sie z.B. den Download-Link zu einem Dokument einmal erfassen und bei Bedarf nachträglich anpassen, statt alle Details zum Element mehrfach innerhalb eines Modells bzw. in mehreren Modellen erfassen zu müssen. Die zentrale Erfassung ermöglicht es der Plattform auch einen Verwendungsnachweis für bestimmte Elemente im >Prozessregister und als >Bericht bereitzustellen.
Prozesskontext und Elemente auswählen ERFORDERT: LESEZUGRIFF AUF DEN JEWEILIGEN PROZESSKONTEXT
Wählen Sie im Seitenmenü den anzuzeigenden Kontext aus. In der Attributliste rechts wird der Steckbrief des Elements angezeigt, welches Sie in der Baum- bzw. Listendarstellung per Klick ausgewählt haben.
Element(e) suchen
Geben Sie in das Suchfeld der Werkzeugleiste einen Begriff ein und starten Sie die Suche. Mittels der nach dem Suchfeld erscheinenden "Pfeil"-Knöpfe können Sie zu den Einträgen in der Baumdarstellung springen, deren Bezeichnung oder Schlagworte den Begriff enthalten.
Prozesskontext bearbeiten ERFORDERT: SCHREIBZUGRIFF AUF DEN PROZESSKONTEXT
Während eines Imports ist die Bearbeitung des Prozesskontextes kurzzeitig gesperrt!
Die Baumstruktur eines Prozesskontexts unterteilt sich in einen qualitätsgesicherten Baum und einen Bereich mit Spezialordnern, die unterschiedliche Zwecke erfüllen.
Im Spezialordner "Platzhalterelemente" werden Platzhalterelemente abgelegt, die in der Prozessmodellierung oder beim Import von Modellen erzeugt werden, falls noch kein Element mit der gewünschten Bezeichnung bzw. der ID vorlag.
Die Platzhalterelemente sollten regelmäßig von einem Verantwortlichen aufgeräumt werden, der die Einträge
- entweder in den qualitätsgesicherten Bereich einsortiert und ihre Steckbriefe ausfüllt
- oder als nicht mehr relevant löscht bzw. die Verweise auf den Platzhalter bei Tippfehlern / abweichenden Schreibweisen auf das korrekte Element umhängt.
- Im Spezialordner "Per Import entfernte Elemente" werden alle Elemente abgelegt, die durch einen Abgleich beim Import in die Plattform gelöscht worden sind.
Die per Import entfernten Elemente sollten regelmäßig von einem Verantwortlichen aufgeräumt werden, der die Einträge
- entweder wieder in den qualitätsgesicherten Bereich einsortiert
- oder als nicht mehr relevant löscht
- Der Spezialordner "Papierkorb" dient als Sicherheitsnetz beim Entfernen von nicht mehr erwünschten Elementen. Anstatt Elemente sofort unwiderruflich zu löschen, landen diese erstmal im Papierkorb.