Im Modul "Prozesskontexte" können Sie das organisatorische und technische Umfeld abbilden, in welches Ihre Prozesse eingebettet sind. Hierzu stehen Ihnen verschiedene Kataloge zur Verfügung, in denen Sie sogenannte "Prozesskontext-Elemente" gleichen Typs verwalten können.

Überblick

In der Prozessplattform stehen folgende Prozesskontext-Kataloge zur Verfügung:

Katalog	Darstellungsform	Dient der Abbildung ...
Organisationseinheiten & Stellen	Baumstruktur	... des internen Organigramms Ihrer Organisation mit Organisationseinheiten und Stellen.
Leistungen	Baumstruktur	... der in den Prozessen erbrachten Leistungen.
Dokumente	Baumstruktur	... relevanter Dokumente, Formulare etc.
Externe Beteiligte	Baumstruktur	... von Beteiligten außerhalb Ihrer Organisation.
Hardware	Baumstruktur	... von eingesetzten Geräten und Hilfsmitteln. Der Begriff "Hardware" ist hier im weiteren Sinne zu verstehen. Er kann sowohl Computer und klassische "computernahe" Hardware (Drucker, Scanner etc.) als auch Maschinen, Werkzeuge usw. umfassen.
Software	Baumstruktur	... von genutzten Software-Programmen.
Rechtsgrundlagen	Baumstruktur	... von gesetzlichen Vorschriften und internen Regeln.
Personen	alphabetisch sortierte Liste	... von Beschäftigten in Ihrer Organisation, die eine Stelle im Organigramm besetzen.
Vergütungsgruppen	alphabetisch sortierte Liste	... der Personalkostensätze für die Stellen.

Beispiel: Prozesskontext-Katalog "Organisationseinheiten & Stellen" in Baumstruktur-Darstellung

Jedes Prozesskontext-Element verfügt über einen eigenen Steckbrief. Dort können Sie die Eigenschaften dieses Elements (z.B. Typ, Inhaber und Umfang einer Stelle) zentral pflegen.

Prozesskontext-Elemente können sowohl aus den Steckbriefen und Detailmodellen von Prozessen als auch aus den Steckbriefen anderer Prozesskontext-Elemente heraus referenziert werden. Ein Betrachter der Prozesse bzw. der Steckbriefe der Prozesskontext-Elemente kann zu jedem Verknüpften Prozesskontext-Element die hierzu hinterlegten Steckbrief-Informationen per Mausklick anzeigen.

Dies erleichtert die Pflege der Detail-Informationen zu Prozesskontext-Elementen, die Sie in mehreren Modellen verwenden. So können Sie z.B. den Download-Link zu einem Dokument einmal im Dokumenten-Steckbrief erfassen und bei Bedarf nachträglich anpassen, statt alle Details zum Element mehrfach innerhalb eines Modells bzw. in mehreren Modellen erfassen zu müssen.

Die zentrale Erfassung der Prozesskontext-Elemente ermöglicht es der Plattform auch, einen Verwendungsnachweis für bestimmte Elemente im >Prozessregister und als >Bericht bereitzustellen.

Beispiel: Steckbrief eines Prozesskontext-Elements vom Typ "Stelle"

Funktionen zur Arbeit mit Prozesskontexten

Prozesskontext und Elemente auswählen

ERFORDERT: LESEZUGRIFF AUF DEN JEWEILIGEN PROZESSKONTEXT

Wählen Sie im Seitenmenü den anzuzeigenden Kontext aus. In der Attributliste rechts wird der Steckbrief des Elements angezeigt, welches Sie in der Baum- bzw. Listendarstellung per Klick ausgewählt haben.

Element(e) suchen

ERFORDERT: LESEZUGRIFF AUF DEN JEWEILIGEN PROZESSKONTEXT

Geben Sie in das Suchfeld der Werkzeugleiste einen Begriff ein und starten Sie die Suche. Mittels der nach dem Suchfeld erscheinenden "Pfeil"-Knöpfe können Sie zu den Einträgen in der Baumdarstellung springen, deren Bezeichnung oder Schlagworte den Begriff enthalten.

Prozesskontext bearbeiten

ERFORDERT: SCHREIBZUGRIFF AUF DEN PROZESSKONTEXT

Während eines Imports ist die Bearbeitung des Prozesskontextes gesperrt.

Die Baumstruktur eines Prozesskontexts enthält verschiedene Spezialordner, die unterschiedliche Zwecke erfüllen.

Im Spezialordner "Platzhalterelemente" werden Platzhalterelemente abgelegt, die in der Prozessmodellierung oder beim Import von Modellen erzeugt werden, falls noch kein Element mit der gewünschten Bezeichnung bzw. der ID vorlag.

Die Platzhalterelemente sollten regelmäßig von einem Verantwortlichen aufgeräumt werden, der die Einträge

entweder in den Baum einsortiert und ihre Steckbriefe ausfüllt
oder als nicht mehr relevant löscht bzw. Vorliegen von Tippfehlern / abweichenden Schreibweisen mit dem korrekten Element zusammenführt.

Im Spezialordner "Per Import entfernte Elemente" werden alle Elemente abgelegt, die durch einen Abgleich beim Import in die Plattform gelöscht worden sind.

Die per Import entfernten Elemente sollten regelmäßig von einem Verantwortlichen aufgeräumt werden, der die Einträge

entweder mit dem zugehörigen "Ersatz"-Element zusammenführt bzw. als nicht mehr relevant löscht
oder wieder in den Baum einsortiert

Der Spezialordner "Papierkorb" dient als Sicherheitsnetz beim Entfernen von nicht mehr erwünschten Elementen. Anstatt Elemente sofort unwiderruflich zu löschen, landen diese erstmal im Papierkorb.