Modellelemente der FIM-Methode

Das Föderale Informationsmanagement (FIM) ist ein wichtiger strategischer Ansatz, um die Digitalisierung der Verwaltung voranzubringen. Er wurde im Auftrag des des IT-Planungsrats von Bund und Ländern entwickelt und kommt vor allem für die verwaltungsebenen- und bundesländerübergreifenden Digitalisierungsvorhaben rund um die Umsetzung des Online-Zugangsgesetzes (OZG) zum Einsatz.

Kernstück von FIM die FIM-Methodik, die drei sogenannte “FIM-Bausteine” umfasst:

Baustein “Leistungen”: dient der Beschreibung wesentlicher Informationen zu einer Leistung der öffentlichen Verwaltung für Bürger und Unternehmen
Baustein “Datenfelder”: dient der Beschreibung von Daten in (Online-)Formularen, die in der Regel Auslöser für eine Leistungserstellung sind
Baustein “Prozesse”: dient der Beschreibung bzw. Visualisierung der Abläufe zur Leistungserbringung

Die Basis des FIM-Bausteins „Prozesse“ bildet die Modellierungsmethode „FIM-BPMN“. FIM-BPMN ist eine Spezialisierung des internationalen Standards BPMN 2.0. Sie umfasst insbesondere eine Einschränkung der BPMN auf eine überschaubare und einfach handhabbare Menge verfügbarer Symbole. Weiterhin stehen sogenannte „Referenzaktivitätengruppen“ zur Verfügung, mit denen für die Verwaltungswelt typische Tätigkeiten (z.B. Dokumentenflüsse, formelle Prüfungen, rechtliche-materielle Prüfungen usw.) strukturiert und mit Hilfe vorgegebener Attribute einheitlich beschrieben werden können.

Weiterführende Informationen

Ausführliche Informationen über FIM, die FIM-Methodik und den FIM-Baustein “Prozesse” finden Sie in folgenden Quellen:

Vorstellung von FIM auf der Website des Bundesinnenministeriums (BMI): https://www.bmi.bund.de/DE/themen/moderne-verwaltung/verwaltungsmodernisierung/foerderales-informationsmanagement/foerderales-informationsmanagement-node.html
FIM-Onlineportal der Geschäfts- und Koordinierungsstelle Föderales Informationsmanagement: https://www.fimportal.de/

Für Details zur Methodik für den FIM-Baustein “Prozesse” empfehlen wir insbesondere folgende Dokumente, die in der jeweils aktuellen Fassung unter https://www.fimportal.de/download-dokumente erhältlich sind:

Fachkonzept des Bausteins “Prozesse
Qualitätskriterien für den Baustein “Prozesse”

Im Folgenden finden Sie einen Kurzüberblick über die für die Modellierung von FIM-Prozessmodellen verfügbaren Modellelementtypen (Symbole).

FIM-Referenzaktivitätengruppen
Symbol	Name	Beschreibung
	Information empfangen	„Information empfangen“ beschreibt den Eingang von Informationen. Dies kann z. B. der Eingang eines Antragsformulars oder die telefonische Anfrage durch einen Bürger sein. ^[1]
	Information bereitstellen	„Information bereitstellen“ beschreibt den Ausgang von Informationen an Dritte (andere Behörden, Unternehmen, Bürger). Dies kann z. B. die Zustellung eines Bescheides beschreiben oder die telefonische Auskunft durch die Verwaltung. ^[1]
	Sachverhalt formell prüfen	„Sachverhalt formell prüfen“ umfasst die formelle Prüfung eines Sachverhaltes, wie der Vollständigkeit, Fristeinhaltung und/oder Zuständigkeit. Beispiele: Örtliche Zuständigkeit prüfen Einhaltung der Fristen oder Termine prüfen Antragsberechtigung prüfen Angaben auf Vollständigkeit prüfen Schriftform prüfen Identität prüfen ^[1]
	Sachverhalt beurteilen/entscheiden ohne Spielraum	„Sachverhalt beurteilen/entscheiden ohne Spielraum“ beschreibt die Prüfung eines Sachverhaltes auf die inhaltliche Richtigkeit, Plausibilität der Angaben sowie Rechtmäßigkeit hinsichtlich der Handlungsgrundlagen. Beispiele: Anspruch prüfen Höhe des Wohngeldes ermitteln ^[1] Achtung: Sofern Beurteilungsspielraum oder eine Ermessensentscheidung vorliegen, ist die Referenzaktivitäten-gruppe „Sachverhalt beurteilen/entscheiden mit Spielraum“ zu verwenden. ^[1]
	Sachverhalt beurteilen/entscheiden mit Spielraum	Sachverhalt beurteilen/entscheiden ist eine inhaltliche Prüfung mit Beurteilungs- bzw. Ermessensspielraum. Beispiele: Berechtigtes Interesse beurteilen Eignung beurteilen Über Genehmigung entscheiden Über (die Ergänzung von) Nebenbestimmungen entscheiden (sofern Ermessensspielraum besteht) ^[1]
	Daten zum Sachverhalt bearbeiten	„Daten zum Sachverhalt bearbeiten“ beinhaltet Aufgaben, in denen Daten oder Informationen erstellt, aktualisiert, archiviert, gelöscht bzw. ausgesondert werden. Beispiele: Bescheid erstellen Angaben zur Person aktualisieren Statistikdaten zusammenstellen Wohngeldnummer löschen Grad der Behinderung bemessen Einkommensunterschiedsbetrag ermitteln Nebenbestimmungen ergänzen ^[1]
	Beteiligung durchführen	„Beteiligung durchführen“ beschreibt die Beteiligung von Dritten (andere Behörden, Unternehmen, Bürger) zum Austausch von Informationen, z. B. im Rahmen einer Abstimmung, Anhörung, Stellungnahme oder Vor-Ort-Mitwirkung durch Dritte. Beispiele: Stellungnahme einholen Registerdaten abfragen Jemanden durchsuchen ^[1]
	Sonstige Aktivität durchführen	„Sonstige Aktivität durchführen“ darf nur dann genutzt werden, wenn keine der anderen Typen für die Abbildung dieser Aktivität geeignet ist. ^[1]
Aktivitäten
Symbol	Name	Beschreibung
	Strukturierender Teilprozess	Ein strukturierender Teilprozess beinhaltet eine Menge von Referenzaktivitätengruppen und dient zur handhabbaren Darstellung von komplexen Sachverhalten. Der strukturierender Teilprozess wird entsprechend der darin "gekapselten" Tätigkeiten benannt. Von den Details der Einzelaktivitäten wird in der grafischen Darstellung abstrahiert, diese werden in separaten Teilprozessdiagrammen dargestellt ("Auslagern der Details"). Die Darstellungsweise eines strukturierenden Teilprozesses stimmt mit der eines Teilprozess aus BPMN überein.
	Aufruf-Element	Mit Hilfe des Aufruf-Elementes ist es möglich einen angrenzende Stammprozesse mit dem modellierten Prozess zu verknüpfen. Diese Verknüpfung drückt aus, dass an dieser Stelle des Prozesses zunächst der verknüpfte Prozess ausgeführt wird, bevor mit diesem Prozess fortgefahren wird.
Pools & Schwimmbahnen
Symbol	Name	Beschreibung
	Pool	Ein Pool kennzeichnet die Grenzen von Prozessen und Teilprozessen.
	Schwimmbahn	Mit Schwimmbahnen kann ein Pool unterteilt werden. Hiermit wird dargestellt, welche Organisationseinheiten, Rollen oder IT-Systeme Teile eines Prozesses bzw. Teilprozesses durchführen.
	Geschlossener Pool	Ein geschlossener Pool kennzeichnet eine(n) externe(n) Beteiligten/Rolle/Organisationseinheit oder einen anderen konkreten Prozess, der mit dem modellierten Prozess oder Teilprozess in Beziehung steht und Nachrichten austauscht. Innerhalb eines geschlossenen Pools gibt es keine weiteren Elemente. Sein genauer Inhalt wird nicht dargestellt.
Sequenz- und Nachrichtenflüsse
Symbol	Name	Beschreibung
	Sequenzfluss	Der Sequenzfluss zeigt die Abfolge, in der die Aktivitäten im Prozess abgearbeitet werden.
	Nachrichtenfluss	Ein Nachrichtenfluss wird in Form von gestrichelten Linien dargestellt. Nachrichten dürfen nur zwischen Pools oder zwischen deren Elementen ausgetauscht werden. Innerhalb ein und desselben Pools dürfen keine Nachrichtenflüsse genutzt werden.
	Nachricht	Eine Nachricht konkretisiert den Inhalt des Nachrichtenflusses.
Ereignisse
Mit Ereignissen werden wichtige eintretende oder auslösende Zustände in einem Prozess bzw. Teilprozess gekennzeichnet. Hierbei wird unterschieden, ob das Ereignis am Anfang, Mittendrin oder am Ende steht.
Symbol	Name	Beschreibung
	Startereignisse	Startereignisse stehen am Anfang eines Prozesses bzw. Teilprozesses und kennzeichnen, wodurch die folgenden Aktivitäten ausgelöst werden. Im Speziellen kann dies eine eintreffende Nachricht/Information sein oder ein Zeitpunkt/Zeitraum/Zeitintervall.
	Zwischenereignisse	Zwischenereignisse treten während des Prozesses auf und beschreiben worauf gewartet wird bzw. was ausgelöst wird. Auslösend kann hierbei das Versenden einer Nachricht/Information bzw. das Eintreten eines bestimmten Zeitpunktes oder das Verstreichen einer bestimmten Zeitspanne sein. Weiterhin dienen sie der Kennzeichnung von wichtigen "Meilensteinen" im Prozessablauf.
	Endereignisse	Endereignisse treten am Ende eines Prozesses auf und beschreiben, wodurch dieses gekennzeichnet ist.

Daten
Symbol	Name	Beschreibung
	Datenspeicher	Datenspeicher stellen die Möglichkeit dar, Daten im Prozess abzulegen und an andere Stelle wieder aufzugreifen. Dies können z.B. Datenbanken, Anwendungssysteme, Büroablagen, Schränke oder Archive sein.

Kontrollfluss-Operatoren
Mit Verzweigungen wird dargestellt, wie mit den folgenden Teilen eines Prozesses zu verfahren ist.
Symbol	Name	Beschreibung
	Entweder/Oder-Verzweigung	Eine Entweder-Oder-Verzweigung drückt aus, dass, je nach Auswertung einer Bedingung, entweder mit Aktivität A oder mit Aktivität B weiter verfahren wird.
	Oder-Verzweigung	Eine Oder-Verzweigung drückt aus, dass je nach getroffener Entscheidung mindestens mit einer direkt auf die Verzweigung folgenden Aktivitäten weiter verfahren wird. Es kann aber auch mit mehreren oder sogar allen direkt auf die Verzweigung folgenden Aktivitäten weiter verfahren werden.
	Und-Verzweigung	Eine Und-Verzweigung drückt aus, dass mit Aktivität A und auch mit Aktivität B weiter parallel verfahren wird.
	Ereignisbasierte Oder-Verzweigung	Eine ereignisbasierte Oder-Verzweigung drückt aus, dass je nachdem, welches Ereignis zuerst eintritt, mit Aktivität A oder Aktivität B fortgefahren wird. Sobald eines der Ereignisse eingetreten ist, wird der auf dieses Ereignis folgende Pfad durch den Prozess beschritten. Der alternative Pfad wird für dieselbe Prozess-Instanz dann nicht mehr beschritten - auch dann nicht, wenn das zugehörige Ereignis zu einem späteren Zeitpunkt doch noch eintreten sollte. Im links zu sehenden Beispiel wird z.B. mit Aktivität A fortgefahren sobald das Ereignis “Nachricht erhalten“ aufgetreten ist. Mit Aktivität B wird nur fortgefahren, wenn das Ereignis “Zeit abgelaufen“ eingetreten ist, bevor das Ereignis “Nachricht erhalten“ eingetreten ist.
Mit Zusammenführungen/Verschmelzungen wird dargestellt, ob und wie zusammenlaufende Teile von Prozessen aufeinander abgestimmt werden sollen:
	Entweder-Oder-Zusammenführung	Eine Zusammenführung drückt aus, dass die Prozessteile mit Aktivität A und mit Aktivität B bei Ankunft an der Zusammenführung unabhängig voneinander einfach weiterlaufen. Die auf die Zusammenführung folgenden Prozessteile werden daher mehrfach durchlaufen (einmal für jeden in die Zusammenführung einmündenden Prozess-Pfad).
	Verschmelzung	Eine Verschmelzung drückt aus, dass die Prozessteile mit Aktivität A und mit Aktivität B bei Ankunft an der Verschmelzung aufeinander warten und erst wenn die Prozesseteile A und B angekommen sind, läuft der Prozess weiter. Der unmittelbar auf die Verschmelzung folgende Prozessteil wird daher nur einmal durchlaufen.
	Oder-Verschmelzung	Eine Oder-Verschmelzung drückt aus, dass ein Prozessteil bei Ankunft an der Verschmelzung auf alle anderen parallel ausgeführten Prozessteile wartet. Erst wenn all diese Prozessteile bei der Verschmelzung angekommen sind läuft der Prozess weiter.