In der Prozessplattform stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung, um aus den Prozessmodellen auf Dokumente zu verweisen und diese zum Download bereitzustellen. Auf dieser Seite werden diese Möglichkeiten vorgestellt und verglichen.
Wenn Sie intensiv und nachhaltig in Ihren Prozessmodelle mit Verknüpfungen zu den mitgeltenden Dokumenten für den Prozess bzw. einzelne Prozessschritte arbeiten möchten, empfehlen wir Ihnen die Arbeit mit "Variante 3", um eine effiziente Pflege und die Aktualität der verknüpften Dokumente gewährleisten zu können.
Variante 1: Ad-hoc-Ablage direkt im Modell
Die Standardkonfiguration enthält eine Attributgruppe "Wissensmanagement", anhand derer Sie direkt an jedem einzelnen Baustein oder Steckbrief Dateien und Hyperlinks hinterlegen können. Dies ist vor Jahren die einzige Möglichkeit gewesen, Verweise in der Prozessplattform abzubilden.
Wir raten dringend davon ab, diese Funktionalität für neue Modelle zu nutzen, da Sie zu einer Änderung des Links oder dem Austausch der Datei alle Verweise Baustein für Baustein manuell heraussuchen und einzeln aktualisieren müssten - was angesichts des Aufwands dann unterbleiben dürfte.
Variante 2: Zentrale Ablage im Dokumentenbaum (Ablage der Dateien als Anhang im Dokumentenbaum)
Anstelle der direkten Verlinkung empfehlen wir über Attribute auf Einträge des Dokumenten- bzw. Rechtsgrundlagenbaums zu verweisen. Der Verweis auf die Datei erfolgt hier per Upload oder Link in den Attributen des Baumeintrags. Ist eine Aktualisierung erforderlich, tauschen Sie einfach nur den Link bzw. Dateiupload am Baumeintrag aus.
Die Nutzer des Modells können anschließend die Datei über die Kurzinformationen des Bausteinattributs abrufen.
Variante 3: Zentrale Ablage im Dokumentenbaum (Ablage der Dateien in einem externen System, z.B. Dokumentenserver, Netzwerkfreigabe)
Statt Dateien in die Prozessplattform hochzuladen, können Sie per Hyperlink auf bestehende Ablagen wie z.B. einen Dokumentenserver oder eine Netzwerkfreigabe verweisen. Beim externen Link sollte es sich um eine http:// bzw. ftp://-Adresse handeln.
Der Zugriff auf file://-Links per Mausklick wird von den Browsern standardmäßig blockiert. Um einen Zugriff zu ermöglichen, benötigen Sie die Unterstützung Ihrer internen IT-Abteilung. Für Firefox und Chrome gibt es Erweiterungen, die die Beschränkung aufheben. Im Internet Explorer hilft das Hinzufügen zu den "vertrauenswürdigen Sites".
Vergleich der Alternativen
| Funktionalität | Ad-Hoc Ablage im Modell | Dokumentenbaum (Upload in PPP) | Dokumentenbaum (Link auf externes System) |
|---|---|---|---|
| Aufwand für Erfassung der Datei | gering | mittel | hoch |
| Aufwand für Hinterlegung in der Prozessplattform | gering | hoch | gering |
| Aufwand für Aktualisierung der Datei | hoch bis extrem | gering | gering |
| Datei steht außerhalb der Prozessplattform zur Verfügung |  | |  |
| Suche nach Prozessen möglich, die die Datei verwenden | | | |
| Archivierung älterer Versionen der Datei möglich | | | () |