Arbeitskopien erstellen und zusammenführen
Auf dieser Informationsportalseite erfahren Sie, wie Sie für Prozesse und Prozesslandkarten Arbeitskopien erstellen und im Nachhinein wieder mit dem Ursprungsobjekt zusammenführen können.
Arbeitskopien sind Kopien eines Prozesses bzw. einer Prozesslandkarte, die zum Zwecke der Überarbeitung des ursprünglichen Prozessen bzw. der Prozesslandkarte angelegt werden. Sie sind nützlich, wenn Sie verschiedene, in sich abgeschlossene Änderungen an einem Prozess bzw. einer Prozesslandkarte planen und Sie …
… bereits wissen, dass sich die Überarbeitung über einen längeren Zeitraum (z.B. mehrere Tage / mehrere Wochen) hinziehen wird
… erreichen möchten, dass Außenstehende keine Einsicht in Zwischenstände der Überarbeitung haben
… sicherstellen wollen, dass während der Überarbeitung der “letzte Stand vor der Überarbeitung” weiterhin verfügbar ist
Um die gewünschte Vertraulichkeit sicherzustellen, werden Arbeitskopien i.d.R. in einem Ordner abgelegt, auf den nur ein sehr kleiner Personenkreis Zugriff hat (z.B. nur die an der Überarbeitung unmittelbar beteiligten Personen).
Nach Abschluss der Arbeiten werden die Arbeitskopien wieder mit ihrem Urspungsprozess bzw. ihrer Urspringsprozesslandkarte zusammengeführt. Hierbei wird durch die Prozessplattform automatisch die neueste Version der Arbeiskopie als neueste Version in die Versionshistorie des Ursprungsprozesses bzw. der Urspungsprozesslandkarte geschrieben. Somit wird sichergestellt, dass Verlinkungen auf den Ursprungsprozess bzw. die Ursprungsprozesslandkarte auch nach abgeschlossener Überarbeitung intakt bleiben und nicht manuell aktualisiert werden müssen.
Inhaltsverzeichnis
Arbeitskopie anlegen
Markieren Sie die Prozesse und Prozesslandkarten, von denen Sie jeweils eine Arbeitskopie erstellen möchten, mit einem Klick in die Checkbox am Beginn der jeweiligen Prozessregister-Zeile und wählen Sie im Bearbeitungsmenü den Eintrag “Kopieren” aus.
Es öffnet sich der Dialog zum Kopieren von Prozessen und Prozesslandkarten. Wählen Sie den Ordner aus, in dem die Arbeitskopien abgelegt werden sollen. Anschließend können Sie die Checkbox “Als Arbeitsversion markieren“ auswählen. Eine Bezeichnung müssen Sie hier nicht angeben, da diese automatisch für den entsprechenden Prozessregistereintrag generiert wird. Die Bennenung der Arbeitskopie setzt sich aus der Bezeichnung des Eintrags, von dem Sie die Arbeitskopie erstellt haben, dem Wort “Arbeitskopie” und der Version auf der die generierte Arbeitskopie basiert, zusammen (z.B Bürobedarf beschaffen (Arbeitskopie, Basis: v1)).
Arbeitskopie zusammenführen
Markieren Sie die Arbeitskopie, die Sie zusammenführen möchten, mit einem Klick in die Checkbox am Beginn der jeweiligen Prozessregister-Zeile. Wählen Sie in der Werkzeugleiste im Aktionsmenü “Bearbeiten” den Eintrag “Arbeitskopie zusammenführen” aus.
Die Aktion “Arbeitskopie zusammenführen” kann nur einzeln für einen Prozess bzw. eine Prozesslandkarte ausgeführt werden. Der entsprechende Menüpunkt im Aktionsmenü wird daher automatisch deaktiviert, wenn mehrere Prozessregistereinträge gleichzeitig markiert sind.
Optionen für das Zusammenführen einer Arbeitskopie konfigurieren
Im angezeigten Dialogfenster wird angezeigt, um welche Arbeitskopie es sich handelt. Anschließend können verschiedene Einstellungen für das Zusammenführen der ausgewählten Arbeitskopie getroffen werden.
Ziel-Prozess (bzw. Ziel-Prozesslandkarte)
Wählen Sie mittels des Suchfeldes denjenigen Prozess bzw. diejenige Prozesslandkarte aus, in welchem/welcher Sie die ausgewählte Arbeitskopie aufgehen lassen wollen. Beim Zusammenführen erstellt die Prozessplattform automatisch eine Kopie der neuesten Version der Arbeitskopie und schreibt diese Kopie als neueste Version in die Versionshistorie des hier gewählten Ziel Objekts.
Über das Suchfeld können Sie anhand der Bezeichnung alle Prozesse bzw. Prozesslandkarten auffinden, auf die Sie mindestens Lesezugriff haben. Wenn Sie ein Element auswählen, auf das Sie keinen Schreibzugriff haben, können Sie die Elemente nicht zusammenführen und Ihnen wird ein entsprechender Warnhinweis angezeigt.
Besonderheiten:
Eine Arbeitskopie einer Prozesslandkarte kann nur mit einer Prozesslandkarte zusammengeführt werden.
Eine Arbeitskopie eines Steckbriefes, eines Classic- oder BPMN-Prozesses kann nur mit einem Steckbrief, einem Classic- oder BPMN-Prozess zusammengeführt werden.
Zu übernehmende Inhalte (steht nur bei Prozessen zur Auswahl)
Falls Sie die Arbeitskopie eines Prozesses zusammenführen möchten, so können Sie hier festlegen, welcher Teil der neuesten Version aus der Arbeitskopie (d.h. Steckbrief und/oder Detailmodell) in den ausgewählten Ziel-Prozess übernommen werden soll.
Sie müssen mindestens eine der beiden Optionen Steckbrief und/oder Detailmodell auswählen.
Es werden nur die ausgewählten Inhalte übernommen. Wird ein Inhalt nicht ausgewählt, wird dieser im Zielprozess nicht verändert. (Beispiel: Sie haben die Arbeitskopie angelegt, um Änderungen am Detailmodell vorzunehmen. Um sicherzustellen, dass beim Zusammenführen keine ggf. zwischenzeitlich am Steckbrief des Ursprungsprozesses vorgenommenen Änderungen versehentlich überschrieben werden, können Sie beim Zusammenführen daher angeben, dass nur das Detailmodell aus der Arbeitskopie übernommen werden soll. Beim Schreiben der neuen Version des Zielprozesses wird dann der Steckbrief aus der zuletzt gespeicherten Version des Zielprozesses kopiert, das Detailmodell hingegen aus der neusten Version der Arbeitskopie).
Umgang mit der Arbeitskopie
Sie können wählen, ob die Arbeitskopie nach dem Zusammenführen behalten oder in den Papierkorb verschoben wird.
Tipp: Die in diesem Abschnitt beschriebene Funktion zum Zusammenführen können Sie grundsätzlich auch dann verwenden, wenn die zusammenzuführenden Prozessregister-Einträge ursprüglich nicht mittels der im vorigen Abschnitt beschriebenen Funktion zum Erstellen von Arbeitskopien erstellt wurden.
Beispiel: Sie haben in Ihrem Prozessregister einen Prozess angelegt und diesen zunächst (nur) als Steckbrief beschrieben. Im Prozess-Steckbrief haben Sie bereits umfangreiche Verknüpfungen zu anderen Informationsobjekten aus Ihrem Arbeitsbereich vorgenommen (z.B. vorgelagerte Prozesse / nachgelagerte Prozesse, Erbrachte Leistungen, verantwortliche / beteiligte Organisationseinheiten, verwendete Dokumente und IT-Systeme). Nun finden Sie im Prozessnetzwerk “PICTURE improve” einen ähnlichen Prozesses, der dort von einer anderen Organisation bereitgestellt wurde. Sie möchten das Detailmodell dieses Prozesses als Basis für Ihr eigenes Prozessmodell verwenden. Der zugehörige Steckbrief des (Prozessnetzwerk-)Prozesses hat für Sie jedoch keine Relevanz, da Sie bereits Ihren eigenen Steckbrief gepflegt haben.
Importieren Sie dann einfach den Prozess aus dem Prozessnetzwerk in Ihren eigenen Arbeitsbereich (“Herunterladen aus dem Prozessnetzwerk”). Führen Sie dann mit der o.g. Funktion eine Zusammenführung durch. Markieren Sie dazu den heruntergeladenen Prozess im Prozessregister und wählen Sie die Funktion “Arbeitskopie zusammenführen” aus. Als Ziel-Prozess wählen Sie “Ihren” (bisher nur als Steckbrief angelegten) Prozess aus. Wählen Sie unter “Zu übernehmende Inhalte” dann nur die Option “Detailmodell” aus und unter “Umgang mit der Arbeitskopie… “ die Option “Arbeitskopie löschen”. Im Ergebnis erhalten Sie dann eine neue Version Ihres eigenen Prozesses, die einen Steckbrief mit den (unveränderten), von Ihnen erfassten Steckbrief-Attributen enthält das aus dem Prozessnetzwerk stammende Detailmodell.