Neuerungen in Version 3.15

Für unsere SaaS-Kunden stehen die hier beschriebenen Funktionen ab dem 15.10.2021 zur Verfügung. Die Veröffentlichung des ersten Releases aus der 3.15.x-Versionslinie für Selbsthoster (Betriebsmodell “on premise”) ist am 29.11.2021 erfolgt.

Ab Version 3.15 steht Ihnen in der PICTURE-Prozessplattform erstmals die integrierte Aufgabenverwaltung mit automatischem Wiedervorlagesystem zur Verfügung.

Was sind die wichtigsten Neuerungen?

Mit Hilfe der neuen Aufgabenverwaltung können Sie die Arbeiten der verschiedenen Personen, die an der Erstellung und der Pflege Ihrer Prozessdokumentation sowie an der Optimierung Ihrer Prozesse beteiligt sind, auf komfortable Art und Weise koordinieren:

Erfassen Sie anfallende Aufgaben direkt an den Prozessen, Prozesslandkarten und Prozesskontext-Elementen (Organisationseinheit, Stelle, Dokument, IT-Fachverfahren etc.), auf die sich die Aufgaben beziehen, und legen Sie fest, durch wen und bis wann die Aufgabe erledigt werden soll.
Die Prozessplattform erstellt auf dieser Grundlage automatisch persönliche To-Do-Listen für die einzelnen Anwenderinnen und Anwender und erinnert auf Wunsch per E-Mail an fällige Aufgaben.
Für Prozessmanager, Organisatoren und Personen in ähnlichen Rollen, die für ihre Arbeit einen Überblick über alle laufenden Prozessmanagement-Aktivitäten im ganzen Hause benötigen, stehen ergänzend flexible Such- und Auswertungsmöglichkeiten für die Aufgaben-Datenbank zur Verfügung.

Nutzen Sie die Aufgabenverwaltung z.B. für folgende Zwecke:

Koordination der verschiedenen Personen, die an der Qualitätssicherung eines Prozessmodells beteiligt sind (z.B. Entwurf erstellen, Stellung zum Entwurf nehmen, Kommentare einarbeiten, fachliche und methodische Qualitätssicherung, Zustimmung durch Prozessverantwortliche)
Automatische Erinnerung an die routinemäßige Aktualitätsprüfung der Prozessdokumentation (z.B. jährliche Wiedervorlagen für die Prozessverantwortlichen)
Steuerung der Umsetzung von Maßnahmen zur Prozessverbesserung im Rahmen des Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP)

Ausführliche Informationen zur Bedienung der neuen Funktionen finden Sie im Kapitel https://picture.atlassian.net/wiki/spaces/pppdoc320/pages/2966978565 des Informationsportals.

Im Zuge der Einführung der o.g. neuen Funktionen haben wir das bestehende Rechtsmanagementsystem der Prozessplattform um die zusätzlichen Rechte “Arbeiten mit Aufgaben” und “Aufgaben verwalten” erweitert. Als Administrator Ihrer Prozessplattform können Sie somit selbst festlegen, für welche Anwenderinnen und Anwender bzw. für welche Benutzergruppen Sie die neuen Funktionen freischalten möchten und zu welchem Zeitpunkt dies ggf. geschehen soll. Im Auslieferungszustand sind die neuen Funktionen nur für Administratoren (bei aktiviertem Admin-Modus) sicht- und nutzbar. Das gewohnte Erscheinungsbild und der Funktionsumfang der Prozessplattform ändern sich für alle anderen Nutzerinnen und Nutzer daher zunächst nicht.

Erfahren Sie im Artikel https://picture.atlassian.net/wiki/spaces/pppdoc320/pages/2967568389 mehr darüber, wie Sie die neuen Funktionen für die gewünschten Anwenderinnen und Anwender freischalten können und was darüber hinaus bei der Einstellung der Zugriffsberechtigungen zu beachten ist, um die neuen Funktionen effektiv nutzen zu können.

Weitere Verbesserungen & Fehlerbehebungen

Weiterhin haben wir in Version 3.15.0 folgende Detail-Verbesserungen umgesetzt bzw. Fehler korrigiert:

Attributierung: Die integrierte Rechtschreibprüfung der unterstützten Webbrowser (Mozilla Firefox, MS Edge, Google Chrome) steht nun auch in allen formatierbaren Freitext-Feldern zur Verfügung. Tipp: Hinweise zur Aktivierung der Rechtschreibprüfung Ihres Webbrowsers finden Sie in einem neuen FAQ-Artikel im Informationsportal.
Modellierungsumgebung und Import-/Export-Schnittstelle für FIM-Stammprozesse: Seit April 2020 unterstützt die PICTURE-Prozessplattform als eines der ersten Prozessmodellierungswerkzeuge am Markt die Dokumentation von Prozessen gemäß der Vorgaben des Föderalen Informationsmanagements (FIM) inkl. des dort vorgesehenen standardisierten Datenaustauschformats "XProzess 2.0". Auf Basis von Praxis-Feedback haben wir folgende Verbesserungen an der Werkzeugunterstützung für die FIM-konforme Modellierung sowie an der Im- und Export-Schnittstelle für XProzess 2.0 vorgenommen:
- Die FIM-Plausibilitätsprüfung, die bisher nur in der Modellierungsumgebung zur Verfügung stand, ist nun auch in den Export-Assistenten zur Erzeugung von XProzess-Dateien integriert. Somit können Sie sich an dieser Stelle direkt auf eventuelle "Verstöße" gegen die FIM-Konventionen aufmerksam machen lassen, die dazu führen könnten, dass die erzeugten Dateien nicht (sinnvoll) nachnutzbar sind (z.B. nicht ausgefüllte Pflichtfelder, unzulässige Modellelemente).
- Zudem haben wir die FIM-Plausibilitätsprüfung an die aktuellen Pflichtfeld-Regeln gemäß FIM-Fachkonzept und QS-Kriterien für FIM-Stammprozesse angepasst.
Startseite: Im Aktivitätenstrom auf der Startseite sind Ereignisse vom Typ “Prozess gelöscht” bzw. “Prozesslandkarte gelöscht” aus Sicherheitsgründen nur noch für Nutzer mit dem Lizenztyp “Administratoren” (bei aktiviertem Admin-Modus) sichtbar.
Personalkapazitäts- und Kostenanalyse: Eine vor kurzem vorgenommene Anpassung an der Plausibilitätsprüfung zur Vorbereitung einer Personalkapazitäts- und Kostenanalyse für PICTURE-Classic-Prozesse hatte leider einen unerwünschten Nebeneffekt. Dieser führte dazu, dass für Teilprozesse, die nur eine einzige Variante enthielten, manuell eine Eintrittswahrscheinlichkeit von 100% hinterlegt werden musste, damit die Analyse ausgeführt werden konnte. Dies haben wir nun korrigiert.
BPMN-Export (XML): Wir haben einen Fehler korrigiert, der dazu führte, dass (PICTURE-)BPMN-Prozessmodelle, in denen noch Ausprägungen von PICTURE-Bausteintypen enthalten waren, die im Modul "Methodenkonfiguration" zwischenzeitlich gelöscht wurden, sich nicht als BPMN-2.0-XML-Dateien exportieren ließen wenn für den Export-Vorgang die Berücksichtigung herstellerspezifischer BPMN-Erweiterungen aktiviert war.