Diese Seite soll folgende Punkte beinhalten (löschen sobald abgenommen):
Beschreibung der Funktionen der WF-Übersicht (Untermenüpunkt von “Aufgaben”) analog zur vorhandenen Seite Aufgaben verwalten mit der Beschreibung der “Schwester-Seite”
Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Sie in der Prozessplattform Workflows in der Workflowübersicht suchen bzw. filtern.
Workflowübersicht
In der Workflowübersicht werden Ihnen übersichtlich alle Workflows im aktuellen Arbeitsbereich angezeigt auf die Sie zugreifen dürfen.
Die Workflowübersicht ist durch die beiden funktionalen Rechte „Arbeiten mit Aufgaben“ bzw. „Aufgaben verwalten“ geschützt:
Wenn Sie über mindestens eines dieser Rechte verfügen, steht Ihnen der Hauptmenüpunkt “Aufgaben” zur Verfügung und Sie können von hier aus die Workflowübersicht öffnen.
Hat Ihnen Ihr Administrator das Recht “Arbeiten mit Aufgaben” zugewiesen, können Sie alle Workflows sehen, für die Sie als Verantwortliche/r hinterlegt worden sind.
Hat Ihnen Ihr Administrator das Recht “Aufgaben verwalten” zugewiesen, können Sie alle Workflows im aktuellen Arbeitsbereich sehen.
Wenn Sie die Workflowübersicht öffnen, werden Ihnen in der Voreinstellung alle Workflows (je nach o.g. Berechtigung) angezeigt.
In der Listenansicht stehen ihnen alle relevanten Informationen zu einem Workflow zur Verfügung. Auf den ersten Blick sehen Sie:
die laufenden Nummer der Workflow (Spalte “Nr.”)
die aktuelle Workflow-Phase in der sich der Workflow befindet
Bezugsobjekt (Prozess/Prozesslandkarte)
Verantwortliche/r
Datum an dem der Workflow gestartet worden ist (Spalte “Gestartet am”)
Status
Die Texte in diesen Spalten (laufende Nummer und Aktuelle Phase) sind mit einem Hyperlink hinterlegt. Klicken Sie auf den Link, um die Einzelansicht inkl. Phasenverlauf des Workflows öffnen.
Workflows suchen und filtern
In der Workflowübersicht steht Ihnen eine komfortable Filterfunktion zur Verfügung, die es ihnen ermöglicht den Umfang der angezeigten Workflows einzuschränken. Die Filtermöglichkeiten sind hierbei in verschiedenen Bereichen zusammengefasst, sodass Sie zusammengehörende Filter besser finden können.
Status
Kombinieren Sie hier die verschiedenen Status, um nur die Workflows anzuzeigen, die Sie gerade bearbeiten wollen. Hier steht ihnen die folgenden Auswahl zur Verfügung:
Offen
Erfolgreich
Fehlgeschlagen
Durch Markierung mehrerer Kriterien können Sie diese bei der Suchabfrage kombinieren (z.B. zeige alle Workflow mit dem Status “Erfolgreich” oder “Fehlgeschlagen”).
Vorlage
Durch die Auswahl einer Vorlage werden Ihnen in der Treffermenge nur noch Workflows angezeigt mit der ausgewählten Workflow-Vorlage. Die Auswahlbox ist selbst in aktivierte und deaktivierte Vorlagen unterteilt, da u.U. auch Workflows existieren können, die nach dem Starten deaktiviert wurden (z.B. durch löschen eines zu Grunde liegenden Bezugsobjekt oder Sicht).
Erstellungsdatum
Filter | Anmerkung |
|---|---|
Alle | Dies ist die Standardauswahl. Es wird keine Einschränkung des Erstellungsdatums vorgenommen. |
Heute | Bei dieser Auswahl werden Ihnen alle Workflows angezeigt, die das Erstellungsdatum am aktuellen Tag hatten. |
Gestern | Bei dieser Auswahl werden Ihnen alle Workflows angezeigt, die das Erstellungsdatum am gestrigen Tag gehabt haben. |
Letzten 7 Tage | Bei dieser Auswahl werden Ihnen alle Workflows angezeigt, die das Erstellungsdatum in den letzten 7 Tagen gehabt haben. |
Letzten 30 Tage | Bei dieser Auswahl werden Ihnen alle Workflows angezeigt, die das Erstellungsdatum in den letzten 30 Tagen gehabt haben. |
Benutzerdefinierter Zeitraum | Wenn Sie diesen Filter auswählen, werden zwei Datumsfelder eingeblendet mit denen Sie eine Zeitspanne angeben können. Es werden alle Workflows angezeigt, deren Erstellungszeitpunkt in diesem Zeitraum (einschl. Start- und Enddatum) fällt. |
Verantwortliche Person
Dieser Abschnitt steht Ihnen nur zur Verfügung sollten Sie über das funktionale Recht “Aufgaben verwalten” verfügen, da Sie mit dem funktionalen Recht “Arbeiten mit Aufgaben” nur die Workflows angezeigt bekommen, für die Sie als verantwortliche Person stehen.
Wenden Sie diesen Filter an, um nach Workflows zu suchen, die einer bestimmten Person zugeordnet sind. Hierbei können Sie auch mehrere Personen angeben (z.B. alle Workflows, für die entweder “Max Meier” oder “Marie Müller” verantwortlich sind).
Workflows ohne verantwortlicher Person finden
Durch Markierung dieser Option (Workflows von gelöschten Verantwortlichen anzeigen), werden Ihnen alle Workflows angezeigt die aktuell keine hinterlegte verantwortliche Person besitzt.
Beteiligung
Wenden Sie diesen Filter an, um nach Workflows zu suchen, die in mindestens einer Phase eine der angegebenen Person als Bearbeiter/-in hinterlegt ist.
Filter | Anmerkung |
|---|---|
Alle Phasen | Dies ist die Standardauswahl. Es wird keine Einschränkung der Phasen vorgenommen. |
Nur aktuelle & künftige Phasen | Bei dieser Auswahl werden Ihnen alle Workflows angezeigt, in denen in aktuellen (zurzeit in Bearbeitung) oder künftigen (noch nicht gestartet) Phasen die angegebenen Person als Bearbeiter/-in hinterlegt ist. |
Nur abgeschlossene Phasen | Bei dieser Auswahl werden Ihnen alle Workflows angezeigt, in denen in abgeschlossenen (Erfolgreich oder Fehlgeschlagen) Phasen die angegebenen Person als Bearbeiter/-in hinterlegt ist. |
Blockierte Workflows
Dieser Filter sucht alle Workflows, die Aufgaben besitzt, welche nicht vollständig durchgeführt bzw. bearbeitet werden können durch:
Gelöschte Nutzer
Gesperrte Nutzer
Nutzer ohne Lizenz
Alle Filter löschen
Um alle aktiven Filter zu entfernen und alle im Arbeitsbereich befindlichen Workflows anzuzeigen, steht Ihnen in der Kopfzeile (bei aktivierten Filtern, d.h. mindestens ein Filter aktiv) des Filter-Panels ein Button zur Verfügung. Klicken Sie auf diesen Knopf, so wird die Suche vollständig zurückgesetzt.
Sammelbearbeitung von Workflows
Alle in der Workflowübersicht angezeigten Workflows können gesammelt abgebrochen oder die verantwortliche Person geändert werden. Selektieren Sie alle Workflows die abgebrochen werden sollen oder die eine andere verantwortliche Person erhalten sollen. Sofern Sie Workflows abbrechen, müssen Sie einen nachgelagerten Dialog, ob Sie die ausgewählten Workflows wirklich abbrechen wollen, bestätigen.
Im Falle einer neuen Zuweisung der verantwortlichen Person erscheint ein Dialog in dem Sie die neue Person suchen können:
