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Jeder Anwender der Prozessplattform mit persönlichem Benutzerkonto kann sich auch Wunsch automatisch per E-Mail über bestimmte Ereignisse in der Prozessplattform informieren lassen:

• Modellierungsereignisse (z.B. Erstellung, Änderung oder Löschung eines Prozesses oder eines Prozesskontext-Elements)
• Kommentarereignisse (z.B. Erstellung, Erledigung oder Löschung eines Kommentars zu einem Prozess oder einem Prozesskontext-Element)
• Ereignisse in Bezug auf Aufgaben (z.B. Erstellung einer Aufgabe, Erinnerung an eine Frist, Erledigung einer delegierten Aufgabe).

Den Zeitpunkt der Benachrichtigung können Sie selbst bestimmen: Die Benachrichtigung kann direkt nach Eintritt des jeweiligen Ereignisses erfolgen (Ad-hoc-Benachrichtigung). Alternativ oder ergänzend können Sie auch eine einmal täglich verschickte Zusammenfassung über alle Ereignisse eines bestimmten Typs abonnieren, die in den vergangenen 24 Stunden aufgetreten sind (Tageszusammenfassung).

Ihre persönlichen Benachrichtigungspräferenzen können Sie in Ihrem Nutzerprofil detailliert einstellen. Die entsprechenden Optionen finden Sie im rechten Bereich des Nutzerprofils (vgl. Screenshot). Auf Wunsch können Sie sich dort auch in unseren Verteiler für technische Informationen rund um die Prozessplattform (z.B. Release-Hinweise, Information über Wartungsarbeiten) eintragen.

Die Einstellungen für Ad-hoc-Benachrichtigungen und Tageszusammenfassungen können Sie unabhängig voneinander vornehmen. Dort legen Sie jeweils pro Modul der Prozessplattform (Prozessregister, Prozesskontexte, Aufgaben) fest, über welche Ereignisse Sie informiert werden wollen.

Über Prozess- & Prozesslandkarten-Ereignisse informiert werden

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Wenn Sie eine Tageszusammenfassung über die aufgetretenen, für Sie relevanten Kommentar- und/oder Modellierungsereignisse an Prozessen und Prozesslandkarten erhalten wollen, können Sie diese Einstellung im ersten Abschnitt "E-Mail-Benachrichtigungen (Tageszusammenfassung)" unter "Über welche Art von Ereignissen im Prozessregister möchten Sie in der Tageszusammenfassung informiert werden?" treffen. Die Tageszusammenfassungen werden täglich nach dem routinemäßigen, nächtlichen Neustart (0:34 Uhr) Ihrer PICTURE-Prozessplattform versandt. Sind keine für Sie relevanten Ereignisse aufgetreten, erhalten Sie keine E-Mail.
Auch wenn Sie zusätzlich zur Tageszusammenfassung im Bezug auf Prozesse- und Prozesslandkarten, die Tageszusammenfassung für Prozesskontext-Ereignisse abonniert haben, erhalten Sie trotzdem nur eine einzige E-Mail, in der alle Ereignisse pro Arbeitsbreich aufgelistet sind.

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Wenn Sie Ad-Hoc E-Mail-Benachrichtigungen über die aufgetretenen, für Sie relevanten Kommentarereignisse an Prozessen und Prozesslandkarten erhalten wollen, können Sie diese Einstellung im zweiten Abschnitt  "E-Mail-Benachrichtigungen (Ad-Hoc)" unter "Über welche Art von Ereignissen im Prozessregister möchten Sie sofort informiert werden?" abonnieren. Berücksichtigen Sie dabei, dass die Ad-Hoc E-Mail-Benachrichtigungen nur für Kommentar-Ereignisse und nicht für Modellierungsereignisse zur Verfügung stehen.

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Wie bestimmt die Plattform, ob ein Kommentarereignis für mich relevant ist?

Sie erhalten Benachrichtigungen zu Prozesskontexten, wenn

• Sie die entsprechenden Einstellungen zum Erhalt der Benachrichtigungen in Ihrem Profil aktiviert haben
• Sie Schreibzugriff (und Zugriff auf den entsprechenden Arbeitsbereich) auf den Prozesskontext, auf den sich der Kommentar bezieht, haben
• Sie Lesezugriff (und Zugriff auf den entsprechenden Arbeitsbereich) auf den Prozesskontext haben und Sie der Autor des ursprünglichen Kommentars sind oder Sie an dem Kommentar eine Antwort verfasst haben

Dies soll verhindern, dass Sie unnötig viele, für Sie irrelevante E-Mails zu Ereignissen an Prozesskontexten zugeschickt bekommen.

Wie kann ich die automatischen Benachrichtigungen aktivieren?

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Wenn Sie eine Tageszusammenfassung über die aufgetretenen, für Sie relevanten Kommentarereignisse an Prozesskontexten erhalten wollen, können Sie diese Einstellung im ersten Abschnitt "E-Mail-Benachrichtigungen (Tageszusammenfassung)" unter "Über welche Art von Ereignissen in den Prozesskontexten möchten Sie in der Tageszusammenfassung informiert werden?" treffen. Die Tageszusammenfassungen werden täglich nach dem routinemäßigem, nächtlichen Neustart (0:34 Uhr) Ihrer PICTURE-Prozessplattform versandt. Sind keine für Sie relevanten Ereignisse aufgetreten, erhalten Sie keine E-Mail. Berücksichtigen Sie, dass Sie im Bezug auf Prozesskontexte nur Kommentarereignisse abonnieren können. 
Auch wenn Sie zusätzlich zur Tageszusammenfassung im Bezug auf Prozesskontext, die Tageszusammenfassung für Prozess- und Prozesslandkarten-Ereignisse abonniert haben, erhalten Sie trotzdem nur eine einzige E-Mail, in der alle Ereignisse pro Arbeitsbereich aufgelistet sind.

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Wenn Sie Ad-Hoc E-Mail-Benachrichtigungen über die aufgetretenen, für Sie relevanten Kommentarereignisse an Prozesskontexten erhalten wollen, können Sie diese Einstellung im zweiten Abschnitt  "E-Mail-Benachrichtigungen (Ad-Hoc)" unter "Über welche Art von Ereignissen im Prozessregister möchten Sie sofort informiert werden?" abonnieren. Berücksichtigen Sie, dass Sie im Bezug auf Prozesskontexte nur Kommentarereignisse abonnieren können.

Über Aufgaben-Ereignisse informiert werden 

Über welche konkreten Ereignisse kann ich mich per E-Mail informieren lassen?

Im Bezug auf Aufgaben können Sie sich über Änderungen an Aufgaben (inkl. Erstellung und Löschung) sowie über ggf. an den Aufgaben hinterlegte Terminerinnerungen und Fristen informieren lassen.

Im Kapitel Aufgabenverwaltung finden Sie weiterführende Informationen zur Arbeit mit Aufgaben in der Prozessplattform.

Folgende konkrete Aufgaben-Ereignisse werden bei den E-Mail-Benachrichtigungen berücksichtigt:

• Erstellung bzw. Wiedereröffnung einer Aufgabe
• Änderung einer Aufgabe (Aufgabentyp, Beschreibung, Frist)
• Zuweisung einer Aufgabe an eine andere “Verantwortliche Person”
• Erledigung einer Aufgabe
• Löschung einer Aufgabe
• Erreichen des (optionalen) Erinnerungsdatums für eine offene Aufgabe (einmalige Erinnerung am angegebenen Datum) 
• Erreichen des (optionalen) Fälligkeitsdatums einer offene Aufgabe (einmalige Erinnerung am Tag der Fälligkeit; keine wiederholten Hinweise auf überfällige, aber noch offene Aufgaben)

Wie bestimmt die Prozessplattform, ob ein Aufgaben-Ereignis für mich relevant ist? 

Über ein Ereignis in Bezug auf eine Aufgabe kann grundsätzlich folgender Personenkreis benachrichtigt werden:

• die Person, welche die Aufgabe ursprünglich erfasst hat (Erfasser)
• die Person, welche derzeit als “Verantwortliche Person” für die Erledigung der Aufgabe hinterlegt ist

Je nach Art des Ereignisses werden eine oder mehrere Personen aus diesem Kreis adressiert. Bei der Ermittlung der Relevanz eines Ereignisses für eine ggf. zu benachrichtigende Person verfolgt die Prozessplattform folgende Ziele:

• Anwenderinnen und Anwender, die die E-Mail-Benachrichtigungen aktiviert haben, können sich darauf verlassen, dass Sie über alle Aufgaben, bei denen sie tätig werden müssen, informiert werden. Dies betrifft insbesondere alle Ereignisse, die für die persönliche Zeitplanung bei der Bearbeitung der Aufgaben wichtig sind (z.B. Friständerungen).
• Die Erstellerinnen bzw. Ersteller von Aufgaben werden informiert, wenn Aufgaben (durch andere Personen) erledigt werden, damit sie ggf. Folge-Aktivitäten durchführen bzw. anstoßen können.

Über folgende Ereignisse wird die an der Aufgabe hinterlegte “Verantwortliche Person” informiert:

• Erstellung einer neuen Aufgabe
• Wiedereröffnung einer Aufgabe (d.h. Status-Änderung zurück auf “nicht begonnen” oder “in Bearbeitung”, nachdem die Aufgabe zuvor als “erledigt” gekennzeichnet war)
• Änderung einer Aufgabe (Aufgabentyp, Beschreibung, Frist)
• Zuweisung einer Aufgabe an eine andere “Verantwortliche Person” (es wird sowohl die alte als auch die neue Verantwortliche Person informiert)
• Erreichen des (optionalen) Erinnerungsdatums für eine offene Aufgabe (einmalige Erinnerung am angegebenen Datum)
• Erreichen des (optionalen) Fälligkeitsdatums für eine offene einer Aufgabe (einmalige Erinnerung am Tag der Fälligkeit; keine wiederholten Hinweise auf überfällige, aber noch offene Aufgaben)
• Erledigung einer Aufgabe (durch eine andere Person)
• Löschung einer Aufgabe

Über folgende Ereignisse wird der/die Erfasser/-in der Aufgabe informiert:

• Erledigung einer Aufgabe

Wie kann ich die automatischen Benachrichtigungen aktivieren?

Über folgende Einstellungen in Ihrem Profil haben Sie die Möglichkeit zu entscheiden, ob Sie die gewünschten Benachrichtigungen zu Aufgaben einmal täglich und/oder sobald ein für Sie relevantes Ereignis auftritt erhalten möchten.

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Wenn Sie eine Tageszusammenfassung über die aufgetretenen, für Sie relevanten Aufgaben-Ereignisse erhalten wollen, können Sie diese Einstellung im ersten Abschnitt "E-Mail-Benachrichtigungen (Tageszusammenfassung)" unter "Aufgaben" treffen. Die Tageszusammenfassungen werden täglich nach dem routinemäßigem, nächtlichen Neustart (0:34 Uhr) Ihrer PICTURE-Prozessplattform versandt. Sind keine für Sie relevanten Ereignisse aufgetreten, erhalten Sie keine E-Mail. Beachten Sie bitte, dass für Modellierungs- und Kommentarereignisse sowie für Aufgaben-Ereignisse separate Tageszusammenfassungen verschickt werden (je eine E-Mail pro Tag und Prozessplattform-Mandant, gegliedert nach Arbeitsbereichen).

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Wenn Sie Ad-Hoc-E-Mail-Benachrichtigungen über die aufgetretenen, für Sie relevanten Aufgaben-Ereignisse erhalten wollen, können Sie diese Einstellung im zweiten Abschnitt  "E-Mail-Benachrichtigungen (Ad-Hoc)" unter "Aufgaben" abonnieren. Bitte berücksichtigen Sie, dass Sie Termin-Erinnerungen nur als Tageszusammenfassung erhalten können.

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Über technische Ereignisse rund um Ihre Prozessplattform informiert werden

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