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Arbeit der Workflow-Schaltlogik
Workflow gestartet
Nachdem ein Workflow erfolgreich gestartet wurde, wird für jeden hinterlegten Nutzer der ersten Workflow-Phase eine Aufgabe angelegt. Die Aufgabe wird automatisch mit den Daten aus der Workflow-Vorlage und aus den Eingaben beim Starten des Workflows gefüllt.
Aufgabe zu einer Workflow-Phase abgeschlossen
Wenn eine Aufgabe abgeschlossen wurde, die zu einem Workflow gehört, dann prüft die Prozessplattform den Zusammenarbeitsmodus der Phase, zu der die Aufgabe gehört.
Je nachdem, welche Option eingestellt wurde und welcher Aufgabentyp für die Workflow-Phase hinterlegt ist, können verschiedene Szenarien eintreten.
Weitere Informationen zu den Aufgabentypen finden Sie auch auf der Seite Verfügbare Aufgabentypen
Handelt es sich um eine Aufgabe, die erledigt werden muss, dann können folgende Szenarien eintreten:
Erster erledigt | Alle müssen erledigen | |
|---|---|---|
Einer | Beim Abschluss der Workflow-Aufgabe ist auch die Workflow-Phase abgeschlossen. | Beim Abschluss der Workflow-Aufgabe ist auch die Workflow-Phase abgeschlossen. |
Mehrere | Beim Abschluss der Workflow-Aufgabe ist auch die Workflow-Phase abgeschlossen. Hierbei werden alle Aufgaben der anderen hinterlegten Nutzern auf zurückgezogen gesetzt. | Beim Abschluss der Workflow-Aufgabe ist die Workflow-Phase erst abgeschlossen, wenn der letzte der hinterlegten Nutzer seine Aufgabe ebenfalls erledigt hat. |
Handelt es sich um eine Aufgabe, der zugestimmt oder abgelehnt werden muss, dann können folgende Szenarien eintreten:
Erster entscheidet | Einer muss zustimmen | Alle müssen zustimmen | |
|---|---|---|---|
Einer | Beim Abschluss der Workflow-Aufgabe ist auch die Workflow-Phase abgeschlossen. | Beim Abschluss der Workflow-Aufgabe ist auch die Workflow-Phase abgeschlossen. | Beim Abschluss der Workflow-Aufgabe ist auch die Workflow-Phase abgeschlossen. |
Mehrere | Beim Abschluss der Workflow-Aufgabe ist auch die Workflow-Phase abgeschlossen. Hierbei werden alle Aufgaben der anderen hinterlegten Nutzern auf zurückgezogen gesetzt. | Beim Zustimmen der Workflow-Aufgabe ist auch die Workflow-Phase abgeschlossen. Hierbei werden alle Aufgaben der anderen hinterlegten Nutzern, die sich noch im Status “Nicht begonnen“ oder “In Bearbeitung” befinden, auf zurückgezogen gesetzt. Beim Ablehnen der Workflow-Aufgabe ist die Workflow-Phase nur abgeschlossen, wenn der letzte Nutzer ebenfalls ablehnt. | Beim Zustimmen der Workflow-Aufgabe ist die Workflow-Phase nur abgeschlossen, wenn der letzte Nutzer ebenfalls zustimmt. Beim Ablehnen der Workflow-Aufgabe ist auch die Workflow-Phase abgeschlossen. Hierbei werden alle Aufgaben der anderen hinterlegten Nutzern, die sich noch im Status “Nicht begonnen” oder “In Bearbeitung” befinden, auf zurückgezogen gesetzt. |
Workflow-Phase abgeschlossen
Beim erfolgreichen Abschließen einer Workflow-Phase prüft die Prozessplattform, ob nach der abgeschlossenen Workflow-Phase eine weitere folgt. Ist dies der Fall, dann wird automatisch für jeden hinterlegten Nutzer der nächsten Workflow-Phase eine Aufgabe angelegt. Das Fälligkeitsdatum und das Erinnerungsdatum werden dabei neu berechnet. Dazu wird das Datum beim Abschließen der letzten Workflow-Phase genommen und darauf die Tage der nächsten Phase aus den Eingaben beim Starten des Workflows angewendet. Folgt keine weitere Workflow-Phase, dann ist der Workflow erfolgreich abgeschlossen.
Beim nicht erfolgreichen Abschließen einer Workflow-Phase wird der Workflow abgebrochen. Es werden keine weiteren Phasen gestartet und somit auch keine weiteren Aufgaben angelegt. Der Workflow ist dann fehlgeschlagen.
Workflow Einzelansicht
Aufgaben-Seitenpanel
Die angelegten Workflow-Aufgaben werden wie die “normalen” Aufgaben im Viewer und im Editor im Aufgaben-Seitenpanel angezeigt.
Wenn es sich um eine Workflow-Aufgabe handelt, dann sehen Sie unten an der Aufgabe einen entsprechenden Hinweis, dass diese Aufgabe zu einem Workflow gehört.
Wenn mehrere Nutzer an einer Workflow-Phase hinterlegt wurden und somit mehrere Aufgaben erstellt wurden, dann sehen Sie unten an der Aufgabe einen entsprechenden Hinweis, dass weitere Nutzer an der Workflow-Phase beteiligt sind.
Sollte dann einer oder mehrere dieser Nutzer ihre Aufgabe auf “In Bearbeitung” setzen, dann erhalten Sie ebenfalls einen Hinweis, dass die Workflow-Phase gerade von einem anderen Nutzer bearbeitet wird. Dieser Hinweis wird nur angezeigt, wenn durch das Abschließen der Aufgabe die Workflow-Phase ebenfalls abgeschlossen wird.