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Mittels der Redaktionsworkflows in der Prozessplattform können Sie komplexe, mehrschrittige Arbeitsabläufe, die in identischer Form im Rahmen der Erstellung von Pflege Ihrer Prozessdokumentation (d.h. einzelner Prozesse und Prozesslandkarten) wiederkehrend ablaufen und an denen mehrere Personen Akteure (d.h. Prozessplattform-Anwender/-innen) beteiligt sind anhand von Ihnen vordefinierter Ablauf-Regeln durch die Prozessplattform automatisch steuern lassen.
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Die Abarbeitung eines Workflows besteht aus einer Abfolge von einer oder mehreren sogenannten “Phasen”. Für jede Phase wird (entweder durch einen Administrator direkt in der Workflow-Vorlage oder spätestens beim Starten des Workflows durch den auslösenden Nutzer) festgelegt,
welcher Akteur (d.h. Benutzer/-in des Systems) innerhalb der Phase welche Aufgabe (z.B. Steckbriefattribute ausfüllen, Modell erstellen/überarbeiten, Kenntnis nehmen) in Bezug auf das Bezugsobjekt des Workflows (d.h. Prozess/Prozesslandkarte) ausführen soll,
welche Berechtigungen er/sie dazu ggf. vorübergehend automatisch erhalten soll
welche Fristen hierfür vom System vorgegeben werden
und welche Änderungen am Status des Bezugsobjekts das System in Abhängigkeit vom Ergebnis der Aufgabenbearbeitung (z.B. Zustimmung / Ablehnung) ggf. automatisch vornehmen soll.
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Für Phasen, in denen die Bearbeitung durch mehrere Akteure möglich ist, erstellt die Prozessplattform (gleichzeitig) jeweils eine separate Aufgabe für jeden einzelnen der Phase zugeordneten Akteur. In der Workflow-Vorlage muss für solche Phasen durch den Administrator ein sogenannter “Zusammenarbeitsmodus” definiert werden (“alle müssen erledigen” oder “erster erledigt” für normale Aufgaben; “erster entscheidet”, “einer muss zustimmen”, “alle müssen zustimmen” für Entscheidungs-Aufgaben). Anhand des Zustimmungsmodus kann die Prozessplattform automatisch entscheiden, ob nach Abschluss einer einzelnen Aufgabe ggf. die ganze Phase abgeschlossen werden kann und ob dies im Sinne der Workflow-Regeln als “Erfolg” oder “Fehlschlag” zu interpretieren ist.
Erfahren Sie in den folgenden Abschnitten dieses Artikels, wie Sie Workflow-Vorlagen erstellen und verwalten können. Informationen zum Starten und Abarbeiten konkreter Workflows finden Sie im Artikel Workflows starten, abarbeiten und einsehen 3.18 .
Einstiegspunkt in die Verwaltung der Workflow-Vorlagen
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Workflow-Vorlage bearbeiten
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Die Bearbeitung einer Workflow-Vorlage besteht darin, die Abfolge der Phasen eines Workflows festzulegen sowie die Einstellungen für die einzelnen Phasen vorzunehmen.
Nach der Ersterstellung einer Workflow-Vorlage enthält diese bereits eine Phase mit Platzhalter-Werten. Legen Sie ggf. weitere Phasen an, indem Sie auf den Button “Weitere Workflow-Phase hinzufügen” klicken. Neue Phasen werden immer am Ende der Vorlage hinzugefügt.
TODO Screenshot
Um die Reihenfolge einer Phase zu verändern, klicken Sie auf die Buttons “Phase nach oben verschieben” bzw. “Phase nach unten verschieben” am linken Rand des Blocks mit den Einstellungen der Phase.
TODO Screenshot
Für eine Phase können Sie jeweils die folgenden Einstellungen vornehmen:
Einstellung | Erläuterung |
|---|---|
Name des Workflow-Schritts | |
Aufgabentyp | |
Attributsicht für Bezugsobjekte | |
Aufgabe zuweisen an | |
Mehrere Bearbeiter erlauben | |
Zusammenarbeitsmodus | |
Maximale Bearbeitungszeit | |
Erinnerung vor Ende der Bearbeitungszeit | |
Neuer Status bei Zustimmung | |
Neuer Status bei Ablehnung | |
Beschreibungstext |
Workflow-Vorlage aktivieren bzw. deaktivieren
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