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Mittels der Redaktionsworkflows in der Prozessplattform können Sie komplexe, mehrschrittige Arbeitsabläufe, die in identischer Form im Rahmen der Erstellung von Pflege Ihrer Prozessdokumentation (d.h. einzelner Prozesse und Prozesslandkarten) wiederkehrend ablaufen und an denen mehrere Personen (Prozessplattform-Anwender/-innen) beteiligt sind anhand von Ihnen vordefinierter Ablauf-Regeln durch die Prozessplattform automatisch steuern lassen.
Dazu können Sie Sie Workflow-Vorlagen anlegen, in denen Sie die allgemeinen Ablauf-Regeln für bestimmte Arten von Workflows definieren. Auf Grundlage dieser Vorlagen können Sie dann konkrete Workflows starten.
Beim Start eines Workflows wählen Sie eine Workflow-Vorlage aus und legen ein Bezugsobjekt (d.h. einen Prozess oder eine Prozesslandkarte) fest, welches im Rahmen dieses Workflows nach den Regeln aus der Workflow-Vorlage bearbeitet werden soll. Je nach den in der Vorlage vorgesehen Einstellungen müssen Sie beim Start zudem ggf. noch die in den verschiedenen Phasen des Workflows zu beteiligenden Akteure festlegen.
Anhand der Angaben aus der Workflow-Vorlage und den beim Start eines konkreten Workflows ergänzten Angaben ist die Prozessplattform dann in der Lage,
die verschiedenen Akteure zu informieren, wenn sie mit ihren jeweiligen Arbeitsschritten “an “an der Reihe sind”sind”
den Akteuren sofern nötig die zur Aufgabenbearbeitung erforderlichen Zugriffsrechte auf das Bezugsobjekt freizuschalten
zu erkennen, wann eine Phase eines Workflows und schlussendlich der ganze Workflow erfolgreich abgeschlossen bzw. fehlgeschlagen ist.
Bei den möglichen Arbeitsschritten in einem Workflow unterscheidet die Prozessplattform zwischen folgenden Arten von Aufgaben:
Aufgaben, die vom Akteur “zu erledigen” “zu erledigen” sind (d.h. ihr Zustand ist “nicht erledigt” oder “erledigt”, z.B. “Modell erstellen/überarbeiten”)
Aufgaben, bei denen der Akteur eine Entscheidung treffen muss (im Sinne einer Zustimmung oder Ablehnung, z.B. “Aktualität prüfen“)
Die Abarbeitung eines Workflows besteht aus einer Abfolge von einer oder mehreren sogenannten “Phasen”“Phasen”. Für jede Phase wird (entweder durch einen Administrator direkt in der Workflow-Vorlage oder spätestens beim Starten des Workflows durch den auslösenden Nutzer) festgelegt,
welcher Akteur (d.h. Benutzer/-in des Systems) innerhalb der Phase welche Aufgabe (z.B. Steckbriefattribute ausfüllen, Modell erstellen/überarbeiten, Kenntnis nehmen) in Bezug auf das Bezugsobjekt des Workflows (d.h. Prozess/Prozesslandkarte) ausführen soll,
welche Berechtigungen er/sie dazu ggf. vorübergehend automatisch erhalten soll
welche Fristen hierfür vom System vorgegeben werden
und welche Änderungen am Status des Bezugsobjekts das System in Abhängigkeit vom Ergebnis der Aufgabenbearbeitung (z.B. Zustimmung / Ablehnung) ggf. automatisch vornehmen soll.
Phasen werden in linearer Reihenfolge, d.h. strikt nacheinander und grundsätzlich “vorwärts” durchlaufen.
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