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Workflow-Vorlage aktivieren bzw. deaktivieren
Eine Workflow-Vorlage kann sich im Zustand “aktiv” oder “inaktiv” befinden. Neue Workflows können nur auf Grundlage einer aktivierten Vorlage gestartet werden. Somit haben Sie als Administrator die Möglichkeit, in Bearbeitung befindliche Vorlagen vor den Anwenderinnen und Anwendern zu “verstecken” bzw. können veraltete Vorlagen “außer Kraft setzen”, ohne die gespeicherte Historie der konkreten Workflows, die auf Grundlage dieser Vorlage erstellt wurden, zu verlieren.
Neu erstellte bzw. importierte Vorlagen sind zunächst automatisch inaktiv. Um eine Vorlage zu aktivieren, wählen Sie in der Übersichtstabelle der Workflow-Vorlagen eines Arbeitsbereichs im Burger-Menü der entsprechenden Tabellenzeile die Aktion “aktivieren” aus.
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An gleicher Stelle können Sie eine aktive Workflow-Vorlage deaktivieren.
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Nach dem Deaktivieren einer Workflow-Vorlage können offene Workflows, die auf dieser Vorlage basieren, noch regulär beendet werden. Es können lediglich keine neuen Workflows mehr gestartet werden.
Workflow-Vorlage löschen
Um eine Vorlage zu aktivieren, wählen Sie in der Übersichtstabelle der Workflow-Vorlagen eines Arbeitsbereichs im Burger-Menü der entsprechenden Tabellenzeile die Aktion “löschen” aus.
Eine Workflow -Vorlage kann nur gelöscht werden, wenn es keine auf dieser Vorlage basierende Workflows in diesem Arbeitsbereich gibt (egal ob offen oder abgeschlossen). Wenn Sie eine Vorlage löschen möchten, für die es bereits zugehörige Workflows gibt, löschen Sie zunächst diese Workflows. Suchen Sie dazu zunächst mittels des entsprechenden Filters unter “Aufgaben → Workflows” die auf Basis dieser Vorlage gestarteten Workflows heraus und löschen Sie diese anschließend durch Auswahl der entsprechenden Aktion in der Werkzeugleiste.
Workflow-Vorlage kopieren
Um eine neue Workflow-Vorlage auf Basis einer vorhandenen zu erstellen, können Sie eine Workflow-Vorlage innerhalb eines Arbeitsbereichs kopieren. Wählen Sie in der Übersichtstabelle der Workflow-Vorlagen eines Arbeitsbereichs im Burger-Menü der entsprechenden Tabellenzeile die Aktion “Kopieren” aus.
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Workflow-Vorlage exportieren
Um eine Sicherheitskopie einer Workflow-Vorlage zu erstellen oder um diese in einen anderen Arbeitsbereich bzw. sogar in einen anderen Mandanten zu übertragen, können Sie eine Workflow-Vorlage in Form einer PicJSON-Datei exportieren. Wählen Sie in der Übersichtstabelle der Workflow-Vorlagen eines Arbeitsbereichs im Burger-Menü der entsprechenden Tabellenzeile die Aktion “Exportieren” aus.
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Workflow-Vorlage importieren
Eine als PicJSON-Datei vorliegende Workflow-Vorlage können Sie in der Übersichtsseite aller Workflow-Vorlagen eines Arbeitsbereichs in den jeweiligen Arbeitsbereich importieren. Klicken Sie dazu auf den entsprechenden Button in der Kopfzeile der Tabelle und folgen Sie den Anweisungen in dem sich dann öffnenden Dialog.
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