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Beispiele für mögliche Workflow-Vorlagen
Im folgenden finden Sie einige Beispiel für einige typische Arbeiten rund um die Prozessdokumentation, die Sie mittels Workflows unterstützen lassen könnten.
Erhebung von Prozesssteckbrief-Informationen mit anschließender Qualitätssicherung
Bei der Erhebung von aktuellen Steckbrief-Informationen (z.B. zur Vorbereitung einer bestimmten Nutzwertanalyse) sollen die in einer bestimmten Sicht (z.B. “Digitalisierungspotenziale”) zusammengefassten Attribute dezentrale durch Mitarbeitende aus den einzelnen Fachbereichen erfasst bzw. aktualisiert werden. Im Anschluss sollen diese Angaben nach dem Vier-Augen-Prinzip durch eine andere sachkundige Person gesichtet werden, bevor die aktualisierten Prozesse als “qualitätsgesicherte Informationen” im Prozessregister ausgewiesen werden.
Dies lässt sich durch eine Workflow-Vorlage mit folgenden Einstellungen umsetzen:
Phase 1: Aufgabe vom Typ “Steckbriefattribute erfassen”, Attribut-Sicht “Digitalisierungspotenziale”, Aufgaben-Empfänger beim Workflow-Start festlegen
Phase 2: Aufgabe vom Typ “Qualitätssicherung durchführen“, Attribut-Sicht “Digitalisierungspotenziale”, Aufgaben-Empfänger beim Workflow-Start festlegen, Status bei Zustimmung: “qualitätsgesichert”, Status bei Ablehnung: “überarbeitungsbedürftig”
Formelle Inkraftsetzung eines Prozesses
Einer formellen Inkraftsetzung einer Prozessbeschreibung (z.B. im Sinne einer Dienstanweisung) durch die für den Prozess verantwortliche Führungskraft geht i.d.R. eine systematische Qualitätssicherungsphase voraus. Nach vollzogener Inkraftsetzung sind die betroffenen Mitarbeitenden zu informieren und ggf. ist eine Dokumentation der Kenntnisnahme gewünscht.
Steckbriefattribute erfassen & anschließende fachliche QS
Inkraftsetzung eines Prozesses durch den/die Prozessverantwortliche/-n mit anschließender dokumentierter Kenntnisnahme durch Prozessbeteiligte
turnusmäßige Aktualitätsprüfung
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