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Mit Workflows können Sie in der Prozessplattform komplexe, mehrschrittige Arbeitsabläufe, die in identischer Form im Rahmen der Erstellung von Pflege Ihrer Prozessdokumentation (d.h. einzelner Prozesse und Prozesslandkarten) wiederkehrend ablaufen und an denen mehrere Akteure (d.h. Prozessplattform-Anwender/-innen) beteiligt sind anhand von Ihnen vordefinierter Ablauf-Regeln durch die Prozessplattform automatisch steuern lassen.

Dazu können Sie Sie Workflow-Vorlagen anlegen, in denen Sie die allgemeinen Ablauf-Regeln für bestimmte Arten von Workflows definieren. Auf Grundlage dieser Vorlagen können Sie dann konkrete Workflows starten.

Beim Start eines Workflows wählen Sie eine Workflow-Vorlage aus und legen ein Bezugsobjekt (d.h. einen Prozess oder eine Prozesslandkarte) fest, welches im Rahmen dieses Workflows nach den Regeln aus der Workflow-Vorlage bearbeitet werden soll. Je nach den in der Vorlage vorgesehen Einstellungen müssen Sie beim Start zudem ggf. noch die in den verschiedenen Phasen des Workflows zu beteiligenden Akteure festlegen.

Anhand der Angaben aus der Workflow-Vorlage und den beim Start eines konkreten Workflows ergänzten Angaben ist die Prozessplattform dann in der Lage,

• die verschiedenen Akteure zu informieren, wenn sie mit ihren jeweiligen Arbeitsschritten “an der Reihe sind” (durch einen Eintrag in der persönlichen Aufgabenliste innerhalb der Prozessplattform sowie auf Wunsch den Versand einer E-Mail-Benachrichtigung)

• den Akteuren sofern nötig die zur Aufgabenbearbeitung erforderlichen Zugriffsrechte auf das Bezugsobjekt freizuschalten

• zu erkennen, wann eine Phase eines Workflows und schlussendlich der ganze Workflow erfolgreich abgeschlossen bzw. fehlgeschlagen ist.

Bei den möglichen Arbeitsschritten in einem Workflow unterscheidet die Prozessplattform zwischen folgenden Arten von Aufgaben:

• Aufgaben, die vom Akteur “zu erledigen” sind (d.h. ihr Zustand ist “nicht erledigt” oder “erledigt”, z.B. “Modell erstellen/überarbeiten”)

• Aufgaben, bei denen der Akteur eine Entscheidung treffen muss (im Sinne einer Zustimmung oder Ablehnung, z.B. “Aktualität prüfen“)

Die Abarbeitung eines Workflows besteht aus einer Abfolge von einer oder mehreren sogenannten “Phasen”. Für jede Phase wird (entweder durch einen Administrator direkt in der Workflow-Vorlage oder spätestens beim Starten des Workflows durch den auslösenden Nutzer) festgelegt,

• welcher Akteur innerhalb der Phase welche Aufgabe in Bezug auf das Bezugsobjekt des Workflows ausführen soll,

• welche Berechtigungen er/sie dazu ggf. vorübergehend automatisch erhalten soll

• welche Fristen hierfür vom System vorgegeben werden

• und welche Änderungen am Status des Bezugsobjekts das System in Abhängigkeit vom Ergebnis der Aufgabenbearbeitung (z.B. Zustimmung / Ablehnung) ggf. automatisch vornehmen soll.

Phasen werden in linearer Reihenfolge, d.h. strikt nacheinander und grundsätzlich “vorwärts” durchlaufen.

Eine Phase kann entweder erfolgreich abgeschlossen werden oder fehlschlagen. Bei einem erfolgreichen Abschluss einer Phase wird die nächste in der Workflow-Vorlage definierte Phase automatisch von der Prozessplattform gestartet. Sofern die letzte Phase eines Workflows erfolgreich abgeschlossen wurde, wird an dieser Stelle die Abarbeitung des Workflows erfolgreich beendet. Ein Fehlschlag einer Phase führt hingegen zum sofortigen Abbruch (und damit zum Fehlschlag) des ganzen Workflows.

In jeder Phase kann es (je nach Einstellung in der Workflow-Vorlage) einen oder mehrere Akteure geben.

Falls für eine Workflow-Phase nur ein Akteur vorgesehen ist, erstellt die Prozessplattform bei Aktivierung dieser Phase genau eine Aufgabe für den für diese Phase eingeteilten Akteur. Die Erledigung dieser Aufgabe (für “normale” Aufgaben) bzw. die Erteilung einer Zustimmung (für Entscheidungs-Aufgaben) führt zum erfolgreichen Abschluss der Phase. Die Erteilung einer Ablehnung resultiert hingegen im Fehlschlag der Phase.

Für Phasen, in denen die Bearbeitung durch mehrere Akteure möglich ist, erstellt die Prozessplattform (gleichzeitig) jeweils eine separate Aufgabe für jeden einzelnen der Phase zugeordneten Akteur. In der Workflow-Vorlage muss für solche Phasen durch den Administrator ein sogenannter “Zusammenarbeitsmodus” definiert werden (“alle müssen erledigen” oder “erster erledigt” für normale Aufgaben; “erster entscheidet”, “einer muss zustimmen”, “alle müssen zustimmen” für Entscheidungs-Aufgaben). Anhand des Zustimmungsmodus kann die Prozessplattform automatisch entscheiden, ob nach Abschluss einer einzelnen Aufgabe ggf. die ganze Phase abgeschlossen werden kann und ob dies im Sinne der Workflow-Regeln als “Erfolg” oder “Fehlschlag” zu interpretieren ist.