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Dies lässt sich durch eine Workflow-Vorlage mit folgenden Einstellungen umsetzen:
Phase 1: Aufgabe vom Typ “Steckbriefattribute erfassen”, Attribut-Sicht “Digitalisierungspotenziale”, Aufgaben-Empfänger beim Workflow-Start festlegen
Phase 2: Aufgabe vom Typ “Qualitätssicherung durchführen“, Attribut-Sicht “Digitalisierungspotenziale”, Aufgaben-Empfänger beim Workflow-Start festlegen, Status bei Zustimmung: “qualitätsgesichert”, Status bei Ablehnung: “überarbeitungsbedürftig”
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Einer formellen Inkraftsetzung einer Prozessbeschreibung (z.B. im Sinne einer Dienstanweisung) durch die für den Prozess verantwortliche Führungskraft geht i.d.R. eine systematische Qualitätssicherungsphase voraus. Nach vollzogener Inkraftsetzung sind die betroffenen Mitarbeitenden zu informieren und ggf. ist eine Dokumentation der Kenntnisnahme gewünscht.
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Steckbriefattribute erfassen & anschließende fachliche QS
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Inkraftsetzung eines Prozesses durch den/die Prozessverantwortliche/-n mit anschließender dokumentierter Kenntnisnahme durch Prozessbeteiligte
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Dies lässt sich durch eine Workflow-Vorlage mit folgenden Einstellungen abbilden:
Phase 1: TODO
Phase 2: TODO
Phase 3: TODO
Turnusmäßige Aktualitätsprüfung
TODO
Dies lässt sich durch eine Workflow-Vorlage mit folgenden Einstellungen realisieren:
Erste (und einzige Phase): Aufgabe vom Typ “Aktualität prüfen”, Attribut-Sicht “Wissensmanagement”, Aufgaben-Empfänger beim Workflow-Start festlegen, Status bei Zustimmung nicht verändern, Status bei Ablehnung: “überarbeitungsbedürftig”
Auch wenn in diesem Szenario der Workflow nur aus einer Phase besteht und die Prozessplattform daher nicht bei der Koordination der Prozessbeteiligten unterstützen kann/muss, ist es aus folgenden Gründen sinnvoll, auch hier mit einem Workflow zu arbeiten und nicht mit einer Ad-Hoc-Aufgabe vom Typ “Aktualität prüfen”:
Je nach Ergebnis der Prüfung kann die Prozessplattform den Status des Bezugsobjekts automatisch verändern.
Es besteht die Möglichkeit, einen aussagekräftigen Beschreibungstext für die vom System generierten Aufgaben zentral in der Workflow-Vorlage zu hinterlegen, sodass dieser nicht bei jeder Aufgabenzuweisung einzeln (wie dies bei der Abbildung mittels Ad-Hoc-Aufgaben der Fall wäre) erfasst werden muss.
Workflow-Vorlagen anlegen und freischalten
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