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Phase 1: Aufgabe vom Typ “Steckbriefattribute erfassen”, ; Attribut-Sicht “Digitalisierungspotenziale”, ; Aufgaben-Empfänger beim Workflow-Start festlegen
Phase 2: Aufgabe vom Typ “Qualitätssicherung durchführen“, ; Attribut-Sicht “Digitalisierungspotenziale”, ; Aufgaben-Empfänger beim Workflow-Start festlegen, ; Status bei Zustimmung: “qualitätsgesichert”, ; Status bei Ablehnung: “überarbeitungsbedürftig”
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Dies lässt sich durch eine Workflow-Vorlage mit folgenden Einstellungen abbilden:
Phase 1: TODO
Phase 2: TODO
Phase 3: TODO
Turnusmäßige Aktualitätsprüfung
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: Aufgabe vom Typ “Qualitätssicherung durchführen”, Attribut-Sicht “Wissensmanagement”, Aufgaben-Empfänger: Mitglieder der Gruppe “Organisatoren”; Zusammenarbeits-Modus “Erster entscheidet”; Status bei Zustimmung: “qualitätsgesichert”; Status bei Ablehnung: “überarbeitungsbedürftig”
Phase 2: Aufgabe vom Typ “Zustimmen“; Attribut-Sicht “Wissensmanagement”; Aufgaben-Empfänger beim Workflow-Start festlegen; Status bei Zustimmung: “freigegeben”; Status bei Ablehnung: “überarbeitungsbedürftig”
Phase 3: Aufgabe vom Typ “Kenntnis nehmen“; Attribut-Sicht “Wissensmanagement”; Aufgaben-Empfänger beim Workflow-Start festlegen
Turnusmäßige Aktualitätsprüfung
Freigegebene (im Sinne von “in Kraft gesetzte, derzeit verbindliche”) Prozessdokumentation wird i.d.R. in regelmäßigen Abständen (z.B. einmal pro Jahr) auf Aktualität geprüft. Die Freigabe für nach wie vor aktuelle Steckbriefe/Modelle wird dann verlängert. Falls hingegen relevante Abweichungen festgestellt werden, wird ein “Überarbeitungslauf” gestartet.
Dies lässt sich durch eine Workflow-Vorlage mit folgenden Einstellungen realisieren:
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Je nach Ergebnis der Prüfung kann die Prozessplattform den Status des Bezugsobjekts automatisch verändern.
Es besteht die Möglichkeit, einen aussagekräftigen Beschreibungstext (Handlungsanweisung für den Empfänger der Aufgabe) für die vom System generierten Aufgaben zentral in der Workflow-Vorlage zu hinterlegen, sodass dieser nicht bei jeder Aufgabenzuweisung einzeln (wie dies bei der Abbildung mittels Ad-Hoc-Aufgaben der Fall wäre) erfasst werden muss.
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