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Workflow-Vorlagen anlegen und freischalten

Ausführliche Informationen zum Anlegen von Workflow-Vorlagen sowie zu den Einstellungsmöglichkeiten in den Vorlagen finden Sie unter https://picture.atlassian.net/wiki/spaces/pppdoc320/pages/3302555679/Workflow-Vorlagen+verwalten+3.18#Workflow-Vorlage-erstellen sowie im dem dort folgenden Abschnitt https://picture.atlassian.net/wiki/spaces/pppdoc320/pages/3302555679/Workflow-Vorlagen+verwalten+3.18#Workflow-Vorlage

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-bearbeiten .

Beachten Sie bei der Konfiguration Ihrer Workflow-Vorlagen darüber hinaus folgenden Praxis-Tipps:

• Hinterlegen Sie aussagekräftige

  Beschreibung hinterlegen

  Beschreibungen (sowohl für die ganze

  WF

  Workflow-Vorlage

  sowie

  als auch für die einzelnen Phasen)

  ggf. bestimmte WF-Phasen direkt einzelnen Benutzern oder Gruppen zuordnen. Hierbei ggf. sinnvoll: Bilden spezielle Gruppen

  . Diese Texte werden an verschiedenen Stellen der Benutzeroberfläche sowie der E-Mail-Benachrichtigungen verwendet, um die Anwenderinnen und Anwender anzuleiten. Verfassen Sie die Texte daher bewusst so, dass sie sich gezielt an die Initiatoren bzw. Beteiligten der Workflows richten. Formulieren Sie insbesondere klare und präzise Handlungsaufforderungen.

• Prüfen Sie, ob einzelne Phasen (unabhängig von einem konkreten Prozess bzw. einer bestimmten Prozesslandkarte) immer von den selben konkreten Benutzern bzw. Gruppen von Benutzern wahrgenommen sollen (Bsp.: die Phase “Methodische Qualitätssicherung durchführen” soll immer durch die Mitglieder der Gruppe “Organisatoren” bearbeitet werden). In diesem Fall könnte es sinnvoll sein, diese Zuordnung direkt in der Workflow-Vorlage vorzunehmen. Ggf. könnte es sinnvoll sein, speziell zu diesem Zweck separate Gruppen zu bilden, die lediglich als “Verteiler” für bestimmte

  WF

  Workflow-Aufgaben fungieren.

• Nachdem Sie eine erste Fassung Ihrer Workflow-Vorlage testen

• WF-Vorlage (für Testlauf) aktivieren

Hinweis: WF-Vorlagen können

erstellt haben, empfehlen wir Ihnen, diese zunächst zu testen, bevor Sie sie dauerhaft aktivieren. Dies ist wichtig, da Workflow-Vorlagen nicht mehr geändert werden können,

sobald mind.

solange mindestens ein aus der Vorlage abgeleiteter

WF

Workflow existiert. Daher

Test sinnvoll. Falls Änderung nötig, den Test-WF löschen, anschl. WF-Vorlage deaktivieren und Nachbearbeitung durchführen.

Workflow-Vorlage (endgültig) aktivierensollten Sie eine neue Workflow-Vorlage zunächst für einen kurzen Testlauf vorübergehend aktivieren. Falls Sie beim Test feststellen, dass eine Änderung nötig ist, gehen Sie wie folgt vor:

• Deaktivieren Sie die Workflow-Vorlage wieder.

• Löschen Sie die den beim Test erstellten Workflow.

• Führen Sie die Nachbearbeitung der Workflow-Vorlage durch und wiederholen Sie den Test.

• Nach erfolgreichem Test können Sie die Workflow-Vorlage dauerhaft aktiviert lassen.

Zugriffsrechte für die Arbeit mit Workflows einrichten

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