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| Auszug | ||
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Mittels der Redaktionsworkflows Mit Workflows können Sie in der Prozessplattform können Sie komplexe, mehrschrittige Arbeitsabläufe, die in identischer Form im Rahmen der Erstellung von Pflege Ihrer Prozessdokumentation (d.h. einzelner Prozesse und Prozesslandkarten) wiederkehrend ablaufen und an denen mehrere Akteure (d.h. Prozessplattform-Anwender/-innen) beteiligt sind anhand von Ihnen vordefinierter Ablauf-Regeln durch die Prozessplattform automatisch steuern lassen. Dazu können Sie Sie Workflow-Vorlagen anlegen, in denen Sie die allgemeinen Ablauf-Regeln für bestimmte Arten von Workflows definieren. Auf Grundlage dieser Vorlagen können Sie dann konkrete Workflows starten. Beim Start eines Workflows wählen Sie eine Workflow-Vorlage aus und legen ein Bezugsobjekt (d.h. einen Prozess oder eine Prozesslandkarte) fest, welches im Rahmen dieses Workflows nach den Regeln aus der Workflow-Vorlage bearbeitet werden soll. Je nach den in der Vorlage vorgesehen Einstellungen müssen Sie beim Start zudem ggf. noch die in den verschiedenen Phasen des Workflows zu beteiligenden Akteure festlegen. Anhand der Angaben aus der Workflow-Vorlage und den beim Start eines konkreten Workflows ergänzten Angaben ist die Prozessplattform dann in der Lage,
Bei den möglichen Arbeitsschritten in einem Workflow unterscheidet die Prozessplattform zwischen folgenden Arten von Aufgaben:
Die Abarbeitung eines Workflows besteht aus einer Abfolge von einer oder mehreren sogenannten “Phasen”. Für jede Phase wird (entweder durch einen Administrator direkt in der Workflow-Vorlage oder spätestens beim Starten des Workflows durch den auslösenden Nutzer) festgelegt,
Phasen werden in linearer Reihenfolge, d.h. strikt nacheinander und grundsätzlich “vorwärts” durchlaufen. Eine Phase kann entweder erfolgreich abgeschlossen werden oder fehlschlagen. Bei einem erfolgreichen Abschluss einer Phase wird die nächste in der Workflow-Vorlage definierte Phase automatisch von der Prozessplattform gestartet. Sofern die letzte Phase eines Workflows erfolgreich abgeschlossen wurde, wird an dieser Stelle die Abarbeitung des Workflows erfolgreich beendet. Ein Fehlschlag einer Phase führt hingegen zum sofortigen Abbruch (und damit zum Fehlschlag) des ganzen Workflows. In jeder Phase kann es (je nach Einstellung in der Workflow-Vorlage) einen oder mehrere Akteure geben. Falls für eine Workflow-Phase nur ein Akteur vorgesehen ist, erstellt die Prozessplattform bei Aktivierung dieser Phase genau eine Aufgabe für den für diese Phase eingeteilten Akteur. Die Erledigung dieser Aufgabe (für “normale” Aufgaben) bzw. die Erteilung einer Zustimmung (für Entscheidungs-Aufgaben) führt zum erfolgreichen Abschluss der Phase. Die Erteilung einer Ablehnung resultiert hingegen im Fehlschlag der Phase. Für Phasen, in denen die Bearbeitung durch mehrere Akteure möglich ist, erstellt die Prozessplattform (gleichzeitig) jeweils eine separate Aufgabe für jeden einzelnen der Phase zugeordneten Akteur. In der Workflow-Vorlage muss für solche Phasen durch den Administrator ein sogenannter “Zusammenarbeitsmodus” definiert werden (“alle müssen erledigen” oder “erster erledigt” für normale Aufgaben; “erster entscheidet”, “einer muss zustimmen”, “alle müssen zustimmen” für Entscheidungs-Aufgaben). Anhand des Zustimmungsmodus kann die Prozessplattform automatisch entscheiden, ob nach Abschluss einer einzelnen Aufgabe ggf. die ganze Phase abgeschlossen werden kann und ob dies im Sinne der Workflow-Regeln als “Erfolg” oder “Fehlschlag” zu interpretieren ist. |
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Workflow-Vorlagen gelten immer im Kontext eines Arbeitsbereichs. Den Einstiegspunkt in die Verwaltung der Workflow-Vorlagen finden Sie daher im Menü Verwaltung → Arbeitsbereiche.
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Klicken Sie in der Übersichtstabelle in der Zeile des Arbeitsbereichs, dessen Workflow-Vorlagen Sie bearbeiten möchten, auf das Aktionsmenü. Wählen Sie dort per Klick die Aktion “Workflow-Vorlagen bearbeiten” aus. TODO Screenshot
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Falls Ihr Arbeitsbereich schon Workflow-Vorlagen enthält, öffnet sich dann eine Übersicht über alle gespeicherten Workflow-Vorlagen. Andernfalls sehen Sie dort eine leere Tabelle, über deren Kopfzeile Sie die erste Workflow-Vorlage erstellen können.
Workflow-Vorlage erstellen
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Um eine neue Workflow-Vorlage zu erstellen, klicken Sie auf den “Erstellen”-Button im Kopfbereich der Tabelle.
TODO Screenshot
Legen Sie im folgenden Dialogfenster die Bezeichnung der neuen Vorlage sowie einen kurzen Beschreibungstext fest.
| Tipp |
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Beim Feld “Beschreibung” handelt es sich um eine optionale Angabe. Wir empfehlen Ihnen, dort einen knappen, aussagekräftigen Text zu hinterlegen. Dieser Text wird den Anwendern im Dialog zum beim Starten eines Workflows angezeigt und kann daher helfen, unter mehreren verfügbaren Vorlagen die passende auszuwählen. Weiterhin kann eine passende Beschreibung bei der Administration des Mandanten nützlich sein, insbesondere bei der Zusammenarbeit verschiedener Personen mit Administratorrechten. |
Nach dem Bestätigen des Dialogs öffnet sich der Workflow-Vorlagen-Editor. TODO Screenshot
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Initial wird vom System die erste Workflow-Phase bereits automatisch angelegt und mit Platzhalter-Werten befüllt. Ersetzen Sie diese Einstellungen nun durch die von Ihnen gewünschten Werte und legen Sie im Anschluss je nach Ihren Bedürfnissen ggf. weitere Workflow-Phasen an. Ausführliche Informationen über die Einstellungsmöglichkeiten finden Sie im folgenden Abschnitt.
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Die Bearbeitung einer Workflow-Vorlage besteht darindaraus, die Abfolge der Phasen eines Workflows festzulegen sowie die Einstellungen für die einzelnen Phasen vorzunehmen.
Nach der Ersterstellung Neuerstellung einer Workflow-Vorlage enthält diese bereits eine Phase mit Platzhalter-Werten. Legen Sie ggf. weitere Phasen an, indem Sie auf den Button “Weitere Workflow-Phase hinzufügen” klicken. Neue Phasen werden immer am Ende der Vorlage hinzugefügt. TODO Screenshot
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Um die Reihenfolge einer Phase zu verändern, klicken Sie auf die Buttons “Phase nach oben verschieben” bzw. “Phase nach unten verschieben” am linken Rand des Blocks mit den Einstellungen der Phase. TODO Screenshot
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Für eine jede Phase können Sie jeweils die folgenden Einstellungen vornehmen:
Einstellung | Erläuterung |
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Name des Workflow-Schritts | Diese benutzerdefinierte Bezeichnung wird in der Benutzeroberfläche sowie in E-Mail-Benachrichtigungen gegenüber den Anwenderinnen und Anwendern ausgegeben. |
Aufgabentyp | Der Aufgabentyp bestimmt, welche Zugriffsrechte auf das Bezugsobjekt des Workflows für die Dauer der Aufgabenbearbeitung durch das System automatisch an die Akteure delegiert wird, die im Rahmen dieser Workflow-Phase eine Aufgabe erhalten. Eine Übersicht über die verfügbaren Aufgabentypen sowie die daran gekoppelten Berechtigungen finden Sie unter https://picture.atlassian.net/wiki/spaces/pppdoc320/pages/3263823873/Rechtedelegation+mittels+Aufgaben+3.18#Welche-funktionalen-Berechtigungen-werden-in-Abh%C3%A4ngigkeit-vom-Typ-einer-Aufgabe-delegiert%3F . |
Attributsicht für Bezugsobjekte | Legt fest, auf welche Attribute des Bezugsobjekts des Workflows sich die in dieser Phase zu bearbeitende Aufgabe bezieht (z.B. Aufgabentyp “Steckbriefattribute ausfüllen”, Attributsicht “Wissensmanagement”). Im Rahmen der Rechtedelegation mittels Aufgaben (s. oben) erhalten die Akteure dieser Workflow-Phase für die Dauer der Aufgabenbearbeitung Zugriff auf die hier ausgewählte Attributsicht (ggf. zusätzlich zu den bereits regulär auf Grund der Einstellungen in der Nutzer- und Gruppenverwaltung für sie verfügbaren Sichten). Achtung: Die Erteilung des Zugriffs auf die Attribute dieser Sicht ist nicht auf das Bezugsobjekt des Workflows beschränkt. Die Akteure dieser Workflow-Phase können daher solange ihre Aufgabe in dieser Workflow-Phase offen ist, bei allen Informationsobjekten im ausgewählten Arbeitsbereich, auf die sie regulär dauerhaften oder auf auf Grund von Rechtedelegation mittels Aufgaben temporären Zugriff haben, die Attribute dieser Sicht (je nach Konfiguration der Sicht) einsehen und/oder bearbeiten. |
Aufgabe zuweisen an | Hier können Sie festlegen, ob
Hinweis: Falls Sie eine feste Zuordnung an bestimmte Benutzer bzw. Gruppen direkt in der Vorlage vornehmen möchten, klicken Sie nach Auswahl dieser Option aus dem Dropdown-Menü auf den Button Bearbeiten-Knopf neben diesem Feld. In dem sich dann öffnenden nun geöffneten Dialog können Sie die Nutzer bzw. Gruppen auswählen. Die Auswahl erfolgt über ein Eingabefeld mit Type-ahead-SucheÜber das Eingabe-Feld können Sie nach den gewünschten Nutzern bzw. Gruppen suchen. Sobald Sie die ersten drei Zeichen des Namens des Nutzers bzw. der Gruppe eingegeben haben, schlägt Ihnen das System entsprechende Einträge zur Auswahl vor. Wählen Sie den gewünschten Akteur bzw. die Gruppe dann aus den Vorschlägen aus. |
Mehrere Bearbeiter erlauben | Legt fest, ob die Abarbeitung dieser Phase durch genau einen Akteur oder alternativ durch mehrere Akteure erfolgen soll. Falls die Bearbeitung durch mehrere Akteure erlaubt ist, erhalten wird beim Start dieser Phase gleichzeitig alle allen Nutzer, die für diese Phase vorgesehen sind (entweder auf Grund der Einstellungen aus der Workflow-Vorlage bzw. wegen der Festlegung beim Start des Workflows) , vom System automatisch eine Aufgabe zugewiesen. Hinweis: Die Bearbeitung durch mehrere Akteure muss erlaubt Option “mehrere Bearbeiter erlauben” muss aktiv sein, damit unter “Aufgabe zuweisen an” eine oder mehrere Benutzergruppen ausgewählt werden können. |
Zusammenarbeitsmodus | Wenn die Bearbeitung durch mehrere Akteure Bearbeiter erlaubt ist (s. oben), muss hier zusätzlich eine Einstellung vorgenommen werden. Hiermit legen Sie fest, nach welchen Regeln das System die Prozessplattform entscheidet, ob ggf. diese Workflow-Phase beendet werden kann, sobald eine der dieser Phase zugehörigen Aufgaben durch einen der Akteure erledigt worden ist. Die möglichen Einstellungen unterscheiden sich hierbei danach, ob Sie unter “Aufgabentyp” eine “normale”Aufgabe Erledigungs-Aufgabe oder eine Entscheidungs-Aufgabe ausgewählt haben. Für “normale” Erledigungs-Aufgaben stehen folgende Optionen zur Verfügung: Erster erledigt Alle müssen erledigen Für Entscheidungsaufgaben Entscheidungs-Aufgaben sind folgende Optionen verfügbar: Erster entscheidet Bei Erteilung einer Zustimmung endet die Phase mit dem Ergebnis “erfolgreich”. Bei einer Ablehnung endet die Phase (und somit auch der ganze Workflow) mit dem Ergebnis “fehlgeschlagen”. Einer muss zustimmen Die Phase schlägt nur erst dann fehl, wenn alle möglichen Akteure abgelehnt haben und somit für die Phase keine weiteren Akteure mehr vorgesehen sind, die noch eine Zustimmung erteilen könnten. Alle müssen zustimmen |
Maximale Bearbeitungszeit | Hier können Sie festlegen, welche maximale Bearbeitungszeit in Tagen das System bei der Berechnung der Fristen für die automatisch generierten Aufgaben dieser Phase zu Grunde legen soll. Diese Einstellung ist optional. Der angegebene Wert wird vom System im Dialog zum Starten eines Workflows als Vorschlag verwendet. Er kann dort jedoch für den jeweiligen Workflow überschrieben werden. |
Erinnerung vor Ende der Bearbeitungszeit | Hier können Sie festlegen, wie viele Tage vor Fristende das System automatisch eine Erinnerung an einen Akteur aus dieser Phase per E-Mail versenden soll, falls er/sie dieser seine /ihre offene Aufgabe aus dieser Phase noch nicht erledigt hat. Diese Einstellung ist optional. Der angegebene Wert wird vom System im Dialog zum Starten eines Workflows als Vorschlag verwendet. Er kann dort jedoch für den jeweiligen Workflow überschrieben werden. |
Neuer Status bei Erledigung | Hier können Sie einen Status auswählen, den das System nach Abschluss dieser Phase dem Bezugsobjekt des jeweiligen Workflows automatisch zuweisen soll. Wenn Sie hier keinen Status auswählenden Standardwert beibehalten, wird der bestehende Status des Bezugsobjekts nicht verändert. |
Neuer Status bei Zustimmung | Hier können Sie einen Status auswählen, den das System nach erfolgreichem Abschluss dieser Phase (d.h. alle notwendigen Zustimmungen wurden von den Akteuren erteilt) dem Bezugsobjekt des jeweiligen Workflows automatisch zuweisen soll. Wenn Sie hier keinen Status auswählenden Standardwert beibehalten, wird der bestehende Status des Bezugsobjekts nicht verändert. |
Neuer Status bei Ablehnung (nur für Entscheidungs-aufgabenAufgaben) | Hier können Sie einen Status auswählen, den das System nach fehlgeschlagenem Abschluss dieser Phase (d.h. der einzige Akteur in dieser Phase hat abgelehnt oder unter Berücksichtigung der Zusammenarbeitsregeln wurden nicht alle notwendigen Zustimmungen erteilt) dem Bezugsobjekt des jeweiligen Workflows automatisch zuweisen soll. Wenn Sie hier keinen Status auswählenden Standardwert beibehalten, wird der bestehende Status des Bezugsobjekts nicht verändert. |
Beschreibungstext | Bei Klick auf diesen Button öffnet sich ein Dialogfenster. HIer können Sie einen Text erfassen, der vom System automatisch als Beschreibung der für diese Workflow-Phasen erzeugten Aufgaben verwendet wird. Dieser Text wird den Akteuren (d.h. den Bearbeitern dieser Aufgaben) sowohl in der grafischen Benutzeroberfläche (z.B. Aufgaben-Einzelansicht, Aufgaben-Panel im Prozesseditor) als auch in den an sie gerichteten E-Mail-Benachrichtigungen zu dieser Aufgabe angezeigt. Tipp: Formulieren Sie diesen Text knapp , konkret und präzise im Sinne einer “Arbeitsanweisung”. |
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