| Info |
|---|
Erfahren Sie in diesem Artikel, wie Sie Workflow-Vorlagen erstellen und verwalten können. Verwandte Informationen finden Sie in folgenden Kapiteln:
|
Inhaltsverzeichnis
| Inhalt | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
|
Grundkonzepte: Workflow-Vorlagen und Workflows
| Auszug einfügen | ||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
|
Einstiegspunkt in die Verwaltung der Workflow-Vorlagen
Workflow-Vorlagen gelten immer im Kontext eines Arbeitsbereichs. Den Einstiegspunkt in die Verwaltung der Workflow-Vorlagen finden Sie im Menü Verwaltung → Arbeitsbereiche.
...
Falls Ihr Arbeitsbereich schon Workflow-Vorlagen enthält, öffnet sich dann eine Übersicht über alle gespeicherten Workflow-Vorlagen. Andernfalls sehen Sie dort eine leere Tabelle, über deren Kopfzeile Sie die erste Workflow-Vorlage erstellen können.
Workflow-Vorlage erstellen
...
Um eine neue Workflow-Vorlage zu erstellen, klicken Sie auf den “Erstellen”-Button im Kopfbereich der Tabelle.
...
Eine neu erstellte Workflow-Vorlage ist zunächst deaktiviert, d.h. Anwender können (noch) keine Workflows auf Basis dieser Vorlage starten. Nehmen Sie zunächst in Ruhe alle gewünschten Einstellungen vor. Wenn Sie damit fertig sind, können Sie die Vorlage aktivieren. Wie Sie dazu vorgehen, erfahren Sie im Abschnitt https://picture.atlassian.net/wiki/spaces/pppdoc320/pages/3302555679/Workflow-Vorlagen+verwalten+3.18#Workflow-Vorlage-aktivieren-bzw.-deaktivieren .
Workflow-Vorlage bearbeiten
Die Bearbeitung einer Workflow-Vorlage besteht daraus, die Abfolge der Phasen eines Workflows festzulegen sowie die Einstellungen für die einzelnen Phasen vorzunehmen.
...
Änderungen an der Workflow-Vorlage werden gesammelt gespeichert, wenn Sie im Kopfbereich des Workflow-Vorlagen-Editors auf das Disketten-Symbol links neben dem Namen der Vorlage klicken.
...
Workflow-Vorlage aktivieren bzw. deaktivieren
Eine Workflow-Vorlage kann sich im Zustand “aktiv” oder “inaktiv” befinden. Neue Workflows können nur auf Grundlage einer aktivierten Vorlage gestartet werden. Somit haben Sie als Administrator die Möglichkeit, in Bearbeitung befindliche Vorlagen vor den Anwenderinnen und Anwendern zu “verstecken” bzw. können veraltete Vorlagen “außer Kraft setzen”, ohne die gespeicherte Historie der konkreten Workflows, die auf Grundlage dieser Vorlage erstellt wurden, zu verlieren.
...
Nach dem Deaktivieren einer Workflow-Vorlage können offene Workflows, die auf dieser Vorlage basieren, noch regulär beendet werden. Es können lediglich keine neuen Workflows mehr gestartet werden.
Workflow-Vorlage löschen
Um eine Vorlage zu löschen, wählen Sie in der Übersichtstabelle der Workflow-Vorlagen eines Arbeitsbereichs im Burger-Menü der entsprechenden Tabellenzeile die Aktion “löschen” aus.
Eine Workflow -Vorlage kann nur gelöscht werden, wenn es keine auf dieser Vorlage basierende Workflows in diesem Arbeitsbereich gibt (egal ob offen oder abgeschlossen). Wenn Sie eine Vorlage löschen möchten, für die es bereits zugehörige Workflows gibt, löschen Sie zunächst diese Workflows. Suchen Sie dazu zunächst mittels des entsprechenden Filters unter “Aufgaben → Workflows” die auf Basis dieser Vorlage gestarteten Workflows heraus und löschen Sie diese anschließend durch Auswahl der entsprechenden Aktion in der Werkzeugleiste.
Workflow-Vorlage kopieren
Um eine neue Workflow-Vorlage auf Basis einer vorhandenen zu erstellen, können Sie eine Workflow-Vorlage innerhalb eines Arbeitsbereichs kopieren. Wählen Sie in der Übersichtstabelle der Workflow-Vorlagen eines Arbeitsbereichs im Burger-Menü der entsprechenden Tabellenzeile die Aktion “Kopieren” aus.
...
Workflow-Vorlage exportieren
Um eine Sicherheitskopie einer Workflow-Vorlage zu erstellen oder um diese in einen anderen Arbeitsbereich bzw. sogar in eine andere Prozessplattform zu übertragen, können Sie eine Workflow-Vorlage in Form einer PicJSON-Datei exportieren. Wählen Sie in der Übersichtstabelle der Workflow-Vorlagen eines Arbeitsbereichs im Burger-Menü der entsprechenden Tabellenzeile die Aktion “Exportieren” aus.
...
Workflow-Vorlage importieren
...
Eine als PicJSON-Datei vorliegende Workflow-Vorlage können Sie in der Übersichtsseite aller Workflow-Vorlagen eines Arbeitsbereichs in den jeweiligen Arbeitsbereich importieren. Klicken Sie dazu auf den entsprechenden Button in der Kopfzeile der Tabelle und folgen Sie den Anweisungen in dem sich dann öffnenden Dialog.
...