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Auf dieser Informationsportalseite wird erklärt, wie Sie die verschiedenen Funktionen, die in der Nutzertabelle zur Verfügung stehen, nutzen können. Zu den Funktionen zählt unter anderem die Lizenz-Zuweisung, das Ändern von Passwörtern, sowie das Anlegen und Löschen neuer Nutzer. |
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Inhaltsverzeichnis
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Support-Zugang
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Um die Suche abzubrechen und wieder alle Nutzer anzuzeigen, klicken Sie auf das X-Symbol neben dem Suchfeld.
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Nutzerkonto anlegen
Rufen Sie über das Plus-Symbol in der Werkzeugleiste den Dialog zum Anlegen eines Administrator- oder eines normalen Nutzerkontos auf.
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Füllen Sie die Dialogfelder aus und klicken Sie auf den "Weiter"-Button. 
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Im nun folgenden Dialog habe Sie die Möglichkeit die Gruppenmitgliedschaften zuzuordnen. Für ein Administratorkonto entfällt dabei die Auswahl des Nutzertyps und die Zuordnung von Gruppenmitgliedschaften.
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Sie sollten die Berechtigungen des Nutzers möglichst über Gruppenmitgliedschaften steuern. Andernfalls folgen Sie den Anweisungen im Kapitel >Nutzer bearbeiten, um nachträglich die Berechtigungen des neuen Nutzers zu setzen.
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Alternativ suchen Sie sich ein bestehendes Nutzerkonto als Vorlage heraus und rufen in dessen Aktionsmenü den Eintrag "Nutzerkonto kopieren" auf.
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Füllen Sie im darauffolgenden Dialog die Felder aus. Beim Anlegen des neuen Nutzers werden alle Gruppenmitgliedschaften und Einzelberechtigungen, sowie IP-Zugriffsbeschränkung, Einstellungen für E-Mail-Benachrichtigungen und die vereinfachte Startseite von der Vorlage übernommen.
| Hinweis |
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Wenn Sie bei der Passwortvergabe "manuell vergeben" ausgewählt haben, denken Sie daran, dem Nutzer abschließend seine Zugangsdaten zukommen zu lassen. |
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| Info |
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Der Nutzertyp von Anonymen Lesern und der Nutzertyp Ihres gerade eingeloggten Zugangs können nicht bearbeitet werden. |
Der Wechsel von Typ A (vorher) zum Typ B (nachher) ist möglich ... | vorher: Administrator (zählt als Modelliererlizenz) | vorher: Modellierer | vorher: Leser | vorher: Keine Lizenz |
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nachher: Administrator | jederzeit | wenn eine Modellierer-Lizenz frei ist | wenn eine Modellierer-Lizenz frei ist | |
nachher: Modellierer | jederzeit | wenn eine Modellierer-Lizenz frei ist | wenn eine Modellierer-Lizenz frei ist | |
nachher: Leser | unter Einhaltung der Sperrfrist | unter Einhaltung der Sperrfrist und wenn eine Lese-Lizenz frei ist | wenn eine Lese-Lizenz frei ist | |
nachher: Keine Lizenz | unter Einhaltung der Sperrfrist | unter Einhaltung der Sperrfrist | jederzeit |
Sperrfrist
Wenn Sie einem Nutzerzugang eine Modelliererlizenz frisch zugeteilt haben, müssen Sie eine Woche lang warten, bevor Sie diesem die Lizenz wieder entziehen können.
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Suchen Sie den Nutzer in heraus und rufen Sie in dessem Aktionsmenü den Eintrag "Zufälliges Passwort setzen" auf. Es wird ein automatisch generiertes Passwort an die für den Nutzerzugang hinterlegte E-Mail-Adresse gesendet. Der Nutzer muss bei seinem nächsten Login mit dem zugesendeten Passwort ein neues eigenes Passwort wählen.
Neue, Zufällige Passwörter für mehrerer Nutzerkonten setzen
Wählen Sie die Nutzer per Klick auf die Auswahlbox zunächst aus und klicken Sie dann auf das Schlüssel-Symbol in der Werkzeugleiste.
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Bestätigen Sie den nun angezeigten Dialog per Klick auf "Passwörter setzen", um ein automatisch generiertes Passwort an die für die jeweiligen Nutzerzugänge hinterlegten E-Mail-Adressen zu senden. Die Nutzer werden bei Ihrem ersten Login mit dem zugesendeten Passwort dazu aufgefordert, ein eigenes neues Passwort zu vergeben.
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Zugang sperren bzw. entsperren
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Nach Aufruf des entsprechenden Eintrags im Aktionsmenü und der Bestätigung der Rückfrage werden die Berechtigungen und Kontodaten des Nutzers gelöscht. Er taucht nicht mehr in der Nutzerübersicht auf. Verweise auf den Nutzer und von diesem erstellte Inhalte bleiben jedoch erhalten. Hierzu wird der bisherige Nutzername pseudonymisiert.
Startseiteneinstellungen für mehrerer Nutzerkonten anpassen
Um den Nutzern den Einstieg in die Prozessplattform zu erleichtern, können Sie verschiedene Einstellungen für die Startseite festlegen.
Markieren Sie alle gewünschten Nutzerzugänge und klicken Sie auf das “Startseite konfigurieren”-Symbol in der Werkzeugleiste. Im Konfigurationsdialog legen Sie fest, in welchem Arbeitsbereich die Nutzer bei ihrem nächsten Login landen und welche Sicht und welches Filterbündel im Schnellzugriff auf der Startseite vorausgewählt ist. Zudem können Sie für die ausgewählten Nutzerzugänge festlegen, ob diese die vereinfachte Startseite angezeigt bekommen. Die vereinfachte Startseite beinhaltet nur die Globale Suche.
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Hierbei ist zu beachten, dass diese Einstellungen nur greifen, sofern die jeweiligen Nutzer auch über die notwendigen Zugriffsberechtigungen verfügen.
Benachrichtigungseinstellungen für mehrerer Nutzerkonten anpassen
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Im darauffolgenden Dialog können Sie die Tageszusammenfassungs- und Ad-Hoc-Benachrichtigungseinstellungen für jedes ausgewählte Nutzerkonto anpassen. Hierbei können Sie zwischen den hier beschriebenen Optionen auswählen oder die jeweils im Nutzerkonto hinterlegte Option unverändert lassen. Klicken Sie im Anschluss auf “Anpassen” um die Benachrichtigungseinstellung zu setzen.
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E-Mail-Adressen exportieren
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Im folgenden Dialog werden die E-Mail-Adressen der ausgewählten Nutzer in einer durch Semikolon getrennten Liste angezeigt. Wählen Sie nun den Button "Adressen in die Zwischenablage kopieren" aus und fügen Sie anschließen die Adressen in das Adressfeld Ihres E-Mail-Programms ein.
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Nutzerliste herunterladen
Um eine vollständige Nutzerliste im Excel-Format herunterzuladen, wählen Sie in der Toolbar den Button "Vollständige Nutzerliste herunterladen" aus.
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| Hinweis |
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Bitte beachten Sie, dass hier immer eine vollständige Nutzerliste erzeugt wird. Suchergebnisse und angewendete Filter werden nicht berücksichtigt. |
Einstellungen eines Nutzerkontos zurücksetzen
Mit dem Aufruf des Eintrags "Einstellungen zurücksetzen" im Aktionsmenü und Bestätigung der Rückfrage werden dem Nutzerkonto sämtliche Gruppenmitgliedschaften und zugeteilten Einzelberechtigungen entzogen. Außerdem wird die IP-Zugriffsbeschränkung, die Einstellungen für E-Mail-Benachrichtigungen und die vereinfachte Startseite zurückgesetzt.
Einstellungen eines anderen Nutzerkontos übertragen
Suchen Sie ein Nutzerkonto heraus, dessen Gruppenmitgliedschaften, Berechtigungen, IP-Zugriffsbeschränkung sowie Einstellungen für E-Mail-Benachrichtigungen und vereinfachte Startseite Sie überschreiben möchten. Rufen Sie im Aktionsmenü den entsprechenden Eintrag auf (Einstellungen von anderem Nutzerkonto übernehmen) und wählen Sie im darauffolgenden Dialog das Nutzerkonto aus, dessen zuvor genannten Einstellungen übertragen werden sollen.
Bitte beachten Sie, dass letztlich anhand unterschiedlicher Nutzertypen Beschränkungen hinsichtlich der verfügbaren Berechtigungen greifen können.
Inaktive Benutzer anzeigen
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Klicken Sie zunächst das Uhr-Symbol, um das Kontextmenü zu öffnen. Dort stehen Ihnen nun verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, die Nutzerliste auf die Anzeige inaktiver Nutzer einzuschränken.
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Diese Funktion kann nützlich sein, um:
inaktive Benutzer zu finden, sodass die für diese Nutzer gebundenen Lizenzen anderen Personen zugewiesen werden können
verwaiste
BenutzerkontenBenutzerkonten (z.B. von bereits ausgeschiedenen Mitarbeitern) zu finden und diese endgültig löschen zu können.