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Die tabellarische Ansicht kann in verschiedenen Anwendungsfällen für verschiedene Einsatzzwecke genutzt werden, in denen Sie einen Überblick über Ihr Prozessregister, oder auch Ihre Prozessmodelle und Prozesskontexte wünschen. Die tabellarische Ansicht bietet dazu flexible Filterfunktionen an, die Ihnen die Auswertung verschiedenster Daten ermöglicht.

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Beispiele für

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Einsatzszenarien

Grundsätzliche Einsatzmöglichkeiten aller tabellarischen Ansichten

Folgende Einsatzzwecke werden von allen verfügbaren tabellarischen Ansichten (für Prozesssteckbriefe, für Detailmodelle etc.) unterstützt:

• Überblick über den Umfang der in einem Arbeitsbereich gepflegten Daten gewinnen

  • Welche Attribute sind wie gut/systematisch erfasst?

  • Welche Daten stehen mir zu Auswertungszwecken zur Verfügung?

• Datenpflege / Aktualisierung von Daten vorbereiten

  • Zeige mir z.B. alle Stellen, an denen ein bestimmter zu aktualisierender Hyperlink vorkommt, damit ich weiß, wo ich diesen überall ändern muss

Tabellarische Ansicht für Prozess-Steckbriefe

• Recherche im Prozessregister anhand komplexer Filterkriterien (z.B. zwecks Priorisierung von Aktivitäten im Prozessmanagement)

  • Klassische Prozessregister-Abfrage, aber mit besseren Einblicken in die ausgewerteten Daten

• Nutzwertanalyse konzipieren (Explorative Auseinandersetzung mit den erfassten Daten)

  • Welche Datenbasis liegt überhaupt vor?

  • Welche sinnvollen "Cluster" für die Scoring-relevanten Attribute könnte ich bilden?

Tabellarische Ansicht für Detailmodelle

• für Analyse- und Optimierungszwecke relevante Stellen in den Prozessen finden

  • Zeige mir alle Aktivitäten, an denen es zu Medienbrüchen kommt (Bausteinkategorie "Medienwechsel")

  • Zeige mir alle Aktivitäten, an denen es zu Bezahlvorgängen kommt (Baustein "Einzahlung/Auszahlung durchführen")

  • Zeige mir alle zeitintensiven Abstimmungen (Baustein "Rücksprache durchführen", Bearbeitungszeit > 5 min)

  • Zeige mir alle Aktivitäten, bei denen Daten in ein bestimmtes IT-System eingegeben werden (Baustein "Daten in EDV übernehmen", Attribut "Software (Eingabesystem)")

• Anonymisierung von Prozessmodellen vorbereiten (z.B. vor Weitergabe an Externe)

  • Suche nach problematischen Textfragmenten und dabei alle "irgendwo im Prozessmodell versteckten" Daten im Blick (und unter Kontrolle) haben

• Datenflussanalyse durchführen

  • Zeige mir alle Aktivitäten, an denen Dokumente ein- bzw. ausgehen, sowie den jeweiligen Kontext

• Analyse der Nutzung von IT-Systemen durchführen

  • Zeige mir alle Aktivitäten, an denen IT-Systeme genutzt werden, sowie den jeweiligen Kontext

Tabellarische Ansicht für Steckbriefe von Prozesskontext-Elementen

• Recherche in Leistungskatalogen (LeiKa, KGSt-Prozesskatalog, OZG-Umsetzungskatalog) anhand der Attribute der Katalogeinträge

• Mit Prozesskontext-Elementen verknüpfte Prozesse identifizieren anhand einer Filterung im Datenbestand der Steckbriefe von Prozesskontext-Elementen

  • Zeige mir alle Prozesse, die zu LeiKa-Leistungen der Typen “2/3” oder “3” gehören

  • Zeige mir alle Prozesse, die zu OZG-Leistungen mit der kommunalen Priorität 1 gehören

Praxis-Beispiel - Prozesse für Nutzwertanalyse vorbereiten

Um die bei einer Prozessoptimierung relevantesten Prozesse zu ermitteln, bietet Ihnen die Prozessplattform die Nutzwertanalyse an. Nicht immer ist doch bereits zu Anfang eindeutig, nach welchen Kriterien die Nutzwertanalyse ausgeführt werden sollte. Hier kann es hilfreich sein explorativ in den zu analysierenden Prozessen zu erproben, welche Bedeutsamkeit bestimmte Steckbriefattribute haben. Hierfür können Sie sich die tabellarische Ansicht zu Nutze machen.

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