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Diese Funktion steht nur für Kunden zur Verfügung, die am Pilotprogramm für das (perspektivisch kostenpflichtige) Erweiterungsmodul “Import-Schnittstelle XIMA Formcycle” teilnehmen. Sie haben Interesse an diesem Erweiterungsmodul und möchten sich auf die Warteliste setzen lassen? Dann wenden Sie sich gerne per E-Mail an support@picture-gmbh.de! |
Was ist der XIMA Formcycle-Katalog?
Der XIMA Formcycle-Katalog ist ein Verzeichnis aller digitalen Formulare, welche für Ihre Organisation über die Lösung “Formcycle” der XIMA Media GmbH verfügbar sind. Er umfasst die in Ihrem Formcycle-Mandanten mit dem Formular- und Workflowdesigner erstellten und veröffentlichten digitalen Formulare. Darüber hinaus enthält er kuratierte Formular-Vorlagen aus den für Ihre Organisation einschlägigen von XIMA Media bereitgestellten Formular-Stores (z.B. zur Nachnutzung der Formulare aus dem FIM-Portal oder dem DigitalStore des Bayerischen Landkreistags).
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Die Leser/-innen der Prozessdokumentation können dann bei Bedarf direkt aus dem Prozessmodell auf die einschlägigen Formulare bzw. Assistenten zugreifen. Für jedes Formular steht hierbei ein Link zu einer Online-Vorschau des entsprechenden Formulars zur Verfügung. Darüber hinaus können Sie für Formulare bzw. Assistenten, die in Ihrem Formcycle-Mandanten zur öffentlichen Verwendung freigegeben sind, auf Wunsch einen Link zur “Live-Version” des Formulars anzeigen lassen, mittels dessen “echte” Anträge per Mausklick direkt aus der Prozessplattform heraus gestellt werden können.
Woher stammen die Daten?
Die Daten stammen direkt aus Ihrem Mandanten von “XIMA Formcycle” bzw. aus den Formulare-Stores der “Form Exchange” von XIMA Media. Beim Starten eines Import-Vorgangs in die Prozessplattform (unter Prozesskontexte → Dokumente → Aktion “Importieren” → “XIMA Formcycle aktualisieren / importieren“) werden sie über die Webservice-Schnittstellen der o.g. Systeme ausgelesen.
Was muss ich tun, um die Daten aus dieser Quelle in meinem Arbeitsbereich nutzen zu können?
Registrierung der Schnittstelle zum Formcycle-Mandanten in Ihrer Prozessplattform
Die Einrichtung der Schnittstelle nimmt das PICTURE-Support-Team für Sie vor. Schreiben Sie dazu einfach eine E-Mail an support@picture-gmbh.de.
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Nach Erhalt der o.g. Daten werden wir den Abruf der von der Schnittstelle benötigten Daten aus Ihrem Formcycle-Mandanten testen, die Einrichtung der Schnittstelle in Ihrer Prozessplattform vornehmen. Sobald unsere Vorbereitungen abgeschlossen sind, informieren wir Sie per E-Mail.
Methodenkonfiguration des Arbeitsbereichs vorbereiten
Nach Abschluss der Registrierung kann der Erstimport über die neue Schnittstelle durch einen Fachadministrator Ihres Prozessplattform-Mandanten durchgeführt werden. Gehen Sie hierzu wie in https://picture.atlassian.net/wiki/spaces/pppdoc320/pages/3055419464/Prozesskontext+importieren+externe+Datenquellen#Import-durchf%C3%BChren beschrieben vor.
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Empfehlung Stellen Sie in der Nutzer- und Gruppenverwaltung bzw. im Abschnitt “Sichten” der Methodenkonfiguration sicher, dass für alle Nutzer, welche den Import künftig ausführen sollen, die passenden Zugriffsrechte auf den Prozesskontext “Dokumente” sowie die per Änderungsliste hinzugefügten Attribute des Dokumenten-Steckbriefs freigeschaltet sind (d.h. Schreibzugriff auf den Prozesskontext “Dokumente”, Zugriff auf eine Attributsicht, die Schreibrechte auf die o.g. Attribute beinhaltet). |
Wie oft und wann wird die Datenquelle aktualisiert?
Bei jedem Import-Vorgang in die Prozessplattform (Prozesskontexte → Dokumente → Aktion “Importieren” → “XIMA Formcycle aktualisieren / importieren“) wird der aktuelle (Live-)Datenbestand aus Ihrem Mandanten von “XIMA Formcycle” per Webservice-Schnittstelle abgefragt. Änderungen in diesem Mandanten stehen Ihnen somit unverzüglich zur Übernahme in die Prozessplattform zur Verfügung.
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