Externe Datenquelle “XIMA Formcycle-Katalog” (Pilot-Betrieb)

Was ist der XIMA Formcycle-Katalog?

Der XIMA Formcycle-Katalog ist ein Verzeichnis aller digitalen Formulare, welche für Ihre Organisation über die Lösung “Formcycle” der XIMA Media GmbH verfügbar sind. Er umfasst die in Ihrem Formcycle-Mandanten mit dem Formular- und Workflowdesigner erstellten und veröffentlichten digitalen Formulare. Darüber hinaus enthält er kuratierte Formular-Vorlagen aus den für Ihre Organisation einschlägigen von XIMA Media bereitgestellten Formular-Stores (z.B. zur Nachnutzung der Formulare aus dem FIM-Portal oder dem DigitalStore des Bayerischen Landkreistags).

Innerhalb Ihrer Prozessplattform können Sie den Formcycle-Katalog im Modul “Prozesskontexte → Dokumente” als sogenannte “Externe Datenquelle” einbinden. Auf diese Weise steht Ihnen das aktuelle “Inhaltsverzeichnis” des Katalogs zum automatischen Import in Ihre Prozessplattform zur Verfügung. Den Prozesskontext-Katalog können Sie dazu jederzeit selbständig “auf Knopfdruck” in Ihre Prozessplattform einspielen und fortan auf gleiche Weise aktualisieren.

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Somit können Sie Ihre Prozess-Steckbriefe und Prozess-Bausteine direkt mit den relevanten Formularen bzw. Online-Antragsassistenten verknüpfen.

Die Leser/-innen der Prozessdokumentation können dann bei Bedarf direkt aus dem Prozessmodell auf die einschlägigen Formulare bzw. Assistenten zugreifen. Für jedes Formular steht hierbei ein Link zur veröffentlichten digitalen (Live-)Fassung des entsprechenden Formulars zur Verfügung. Mittels dessen können “echte” Anträge per Mausklick direkt aus der Prozessplattform heraus gestellt werden.

Einen ersten Eindruck von der Arbeit mit dem Erweiterungsmodul können Sie unserm Tutorial-Video entnehmen:

Woher stammen die Daten?

Die Daten stammen direkt aus Ihrem Mandanten von “XIMA Formcycle” bzw. aus den Formulare-Stores der “Form Exchange” von XIMA Media. Beim Starten eines Import-Vorgangs in die Prozessplattform (unter Prozesskontexte → Dokumente → Aktion “Importieren” → “XIMA Formcycle aktualisieren / importieren“) werden sie über die Webservice-Schnittstellen der o.g. Systeme ausgelesen.

Was muss ich tun, um die Daten aus dieser Quelle in meinem Arbeitsbereich nutzen zu können?

Systemvoraussetzungen (Formcycle) prüfen und sicherstellen

Die Import-Schnittstelle der PICTURE-Prozessplattform setzt voraus, das in der anzubindenden Formcycle-Instanz das (System-)Plugin “Formularliste“ installiert ist. Dieses steht ab Version 8 von Formcycle zur Verfügung.

Lassen Sie daher zunächst durch die Administration Ihrer Formcycle-Instanz sicherstellen, dass das Plugin verfügbar ist und von externen Aufrufern (d.h. außerhalb des lokalen Netzes Ihrer Organisation) aufgerufen werden kann.

Registrierung der Schnittstelle zum Formcycle-Mandanten in Ihrer Prozessplattform

Die Einrichtung der Schnittstelle nimmt das PICTURE-Support-Team für Sie vor. Schreiben Sie dazu einfach eine E-Mail an support@picture-gmbh.de.

Neben der Adresse (URL) Ihres Prozessplattform-Mandanten benötigen wir folgende Informationen über Ihres Formcycle-Mandanten:

• Basis-URL Ihres Formcycle-Mandanten

• Name und (wenn vorhanden) Alias Ihres Formcycle-Mandanten

Sofern Ihnen diese Angaben nicht bereits selbst bekannt sind, wenden Sie sich ggf. an die für die Formcycle-Administration Ihrer Organisation verantwortliche Person. Falls Sie Fragen zur Bedeutung bzw. Ermittlung der o.g. Einstellungen haben, finden Sie ausführliche Informationen dazu im Formcycle-Onlinehelpdesk unter https://help8.formcycle.eu/de/support/solutions/articles/103000038301-mandanten.

Die Einrichtung eines zusätzlichen Benutzerkontos o.ä. durch die Formcycle-Administration ist nicht erforderlich. Die Schnittstelle für den Import in die Prozessplattform greift ausschließlich auf Daten zu, die über die Programmier-Schnittstelle (REST-API) Ihres Formcycle-Mandanten öffentlich verfügbar sind (Liste der veröffentlichten Formulare).

Nach Erhalt der o.g. Daten werden wir den Abruf der von der Schnittstelle benötigten Daten aus Ihrem Formcycle-Mandanten testen, die Einrichtung der Schnittstelle in Ihrer Prozessplattform vornehmen. Sobald unsere Vorbereitungen abgeschlossen sind, informieren wir Sie per E-Mail.

Methodenkonfiguration des Arbeitsbereichs vorbereiten

Nach Abschluss der Registrierung kann der Erstimport über die neue Schnittstelle durch einen Fachadministrator Ihres Prozessplattform-Mandanten durchgeführt werden. Gehen Sie hierzu wie in Prozesskontext importieren (externe Datenquellen) | Import durchführen beschrieben vor.

Damit Sie alle über die Datenquelle bereitgestellten Attribute zu den einzelnen Dokumenten in Ihrer Prozessplattform nutzen können, muss zunächst die Methodenkonfiguration für den Arbeitsbereich, in dem Sie den Katalog nutzen wollen, erweitert werden. Sollte das der Fall sein, wird dies direkt im Import-Assistent als Hinweis angezeigt und Sie können die fehlenden Attribute direkt aus dem Assistenten heraus anlegen lassen.

Wie oft und wann wird die Datenquelle aktualisiert?

Bei jedem Import-Vorgang in die Prozessplattform (Prozesskontexte → Dokumente → Aktion “Importieren” → “XIMA Formcycle aktualisieren / importieren“) wird der aktuelle (Live-)Datenbestand aus Ihrem Mandanten von “XIMA Formcycle” per Webservice-Schnittstelle abgefragt. Änderungen in diesem Mandanten stehen Ihnen somit unverzüglich zur Übernahme in die Prozessplattform zur Verfügung.