Erste Schritte

Inhaltsverzeichnis

Prozesse modellieren

Die Prozessmodell-Editoren sind das Herzstück der PICTURE-Prozessplattform. Zur Modellierung Ihrer Prozesse stehen Ihnen mit "PICTURE-Classic" und "PICTURE-BPMN" zwei verschiedene Notationen zur Verfügung. Sehen Sie in den beiden Screencasts alles Wesentliche zur Bedienung der jeweiligen Editoren: 

• Mit PICTURE-Classic einfach und übersichtlich Prozessmodelle erstellen (4:41)

• Mit PICTURE-BPMN detaillierte und übersichtliche Prozessmodelle erstellen (6:25)

Weiterführende Informationen zu den unterstützten Modellierungsmethoden finden Sie im Online-Informationsportal an folgenden Einstiegspunkten:

• "klassische" PICTURE-Methode

• Methodenhandbuch PICTURE-BPMN

• Gegenüberstellung PICTURE-Classic und PICTURE-BPMN

Ausführliche Hinweise zur Bedienung der Prozessmodell-Editoren finden Sie hier: 

• Modell-Editor PICTURE-Classic

• Modell-Editor PICTURE-BPMN

Übergreifende Zusammenhänge darstellen mit Prozesslandkarten

Wie Sie prozessübergreifende Zusammenhänge anschaulich grafisch darstellen können sehen Sie im Screencast zum Thema Prozesslandkarten (4:07). 

Weiterführende Informationen finden Sie im Online-Informationsportal: 

• Beispiele für Anwendungszwecke von Prozesslandkarten

• Bedienungshinweise für den Prozesslandkarten-Editor

• Tipp: Eigene Grafiken als interaktiven Ordnungsrahmen verwenden 

Große Prozesslandschaften effizient dokumentieren mit Prozess-Steckbriefen

Im Screencast zum Thema Prozess-Steckbriefe (5:53) erfahren Sie, wie Sie viele Prozesse schnell, strukturiert und zielführend dokumentieren können - wenn nötig auch ohne detailliertes grafisches Prozessmodell.

Vertiefende Informationen zur Arbeit mit Prozess-Steckbriefen finden Sie im Online-Informationsportal an folgenden Stellen: 

• Hintergründe zum Konzept des "Prozess-Steckbriefs"

• Bedienungshinweise zum Ausfüllen der Steckbrief-Attribute

• Tipp: Prozess-Steckbriefe aus einer Excel-Datei importieren

Den Überblick behalten mit dem Prozessregister

Sehen Sie im Screencast zum Prozessregister (4:54) wie Sie mit Hilfe des Registers den Überblick über viele Prozessmodelle behalten und Ihre Prozessdokumentation flexibel durchsuchen können. 

Weiterführende Informationen im Online-Informationsportal finden Sie hier: 

• Allgemeine Bedienungshinweise zum Prozessregister

• (Wiederverwendbare) Ad-hoc-Analysen mit den Such- und Filterfunktionen

• Tipp: Zugriffsrechte verwalten mit Ordnern

Das organisatorische und technische Umfeld der Prozesse darstellen mit Prozesskontexten

Prozesse stehen nicht für sich sondern sind eingebettet in ein organisatorisches und technisches Umfeld. Sehen Sie im Screencast "Prozesskontexte" (4:26) wie Sie die Strukturen rund um die Prozesse (z.B. Organigramm, IT-Verfahren etc.) in der PICTURE-Prozessplattform erfassen und in die Prozessmodellierung einbinden können. 

Weiterführende Informationen finden Sie dazu im Online-Informationsportal: 

• Allgemeine Bedienhinweise zur Arbeit mit Prozesskontexten

• Prozesskontext-Daten aus Excel importieren

• Tipp: Verknüpfung von mitgeltenden Dokumenten mit der Prozessdokumentation

Mehr als "Bilder malen" - Auswertung und Analyse von Prozessmodellen

Mit der PICTURE-Prozessplattform können Sie nicht "nur" eine aussagekräftige textuelle und grafische Dokumentation Ihrer Prozesse erstellen. Wie Sie Ihre Prozessmodelle mit den integrierten Analysefunktionen systematisch und zweckorientiert auswerten und gewonnene Erkenntnisse übersichtlich präsentieren können, sehen Sie exemplarisch in folgenden Screencasts: 

• Verantwortlichkeitsanalyse mit RACI-Matrizen (3:33)

• Personalkapazitäts- und Personalkostenanalyse (5:12)

Vertiefende Informationen finden Sie im Online-Informationsportal an folgenden Einstiegspunkten: 

• Ausführliche Informationen über alle in der PICTURE-Prozessplattform enthaltenen Auswertungsfunktionen

• Tipp: Übersicht über die besonderen Anforderungen an die Modellierung von Prozessen für die Durchführung von stellenbezogenen Analysen.

Zusammenarbeit und Wissensmanagement mit dem Portalmodul

Das Portal-Modul (optionales Erweiterungsmodul) ist die Schnittstelle zwischen Prozessmanagern und Prozessmanagement-Beauftragten auf der einen und den Lesern und Anwendern der Prozess-Dokumentation auf der anderen Seite. In unseren Screencasts sehen Sie, wie Sie die Kommentarfunktion zur gemeinsamen Qualitätssicherung der Prozessdokumentation (4:42) nutzen können und wie Sie Prozesswissen mit Hilfe der Portal-Apps veröffentlichen können (4:43). 

Weiterführende Informationen zur Arbeit mit Kommentaren finden Sie im Online-Informationsportal im Artikel Kommentarfunktion. 

Für detaillierte Informationen Nutzung von Portal-Freigaben und den Portal-Apps empfehlen wir folgende Einstiegs-Punkte in die Online-Dokumentation: 

• Modelle per (Portal-)Freigabe veröffentlichen

• Portal-Freigaben in Drittsysteme einbetten

Die gemeinsame Arbeit an der Prozessdokumentation mit Workflows steuern

An der Aufbau und Pflege einer organisationsweiten Prozessdokumentation sind meist zahlreiche Personen in verschiedenen Rollen beteiligt. Die Arbeit dieser Personen können Sie mittels der integrierten Workflow-Funktionen automatisch von der Prozessplattform steuern lassen. In unseren Screencasts sehen Sie, wie das Arbeiten mit Workflows aus der Perspektive der Endanwender erfolgt (Arbeiten mit Workflows, 3:50) und welche Möglichkeiten Fachadministratoren haben, benutzerdefinierte Workflows anzulegen (Workflow-Vorlagen verwalten, 4:34)

Vertiefende Informationen finden Sie im Online-Informationsportal an folgenden Einstiegspunkten: 

• Grundkonzepte Workflow-Vorlagen und Workflows

• (Erst-)Einrichtung des Arbeitens mit Workflows

• Workflows starten, abarbeiten und einsehen

• Workflows verwalten

Wissensaustausch im Prozessnetzwerk 

Über eine Mitgliedschaft im Prozessmanagement-Netzwerk "PICTURE improve" können Sie organisationsübergreifend mit anderen PICTURE-Anwendern zusammenarbeiten. Sehen Sie in unserem Screencast (4:08), wie Sie Prozesse anderer Netzwerkteilnehmer nutzen, über das Netzwerk mit diesen kommunizieren und selbst Inhalte im Netzwerk bereitstellen können.

Weiterführende Informationen hierzu finden Sie in unserem Online-Informationsportal bzw. auf der Website zu PICTURE improve:

• Die Idee hinter PICTURE improve

• Ausführliche Informationen zur Bedienung der Prozessnetzwerk-Funktionen in der PICTURE-Prozessplattform.

Wissenswertes für Administratoren: Das Verwaltungsmodul

Für Administratoren eines Prozessplattform-Mandanten bietet das Verwaltungsmodul umfassende Einstellungs- und Anpassungsmöglichkeiten. Detaillierte Informationen hierzu sind im Online-Informationsportal im Abschnitt Verwaltung zu finden. 

Nach der Einrichtung eines neuen Prozessplattform-Mandanten empfehlen wir Ihnen, einige Anpassungen für Ihre Organisation vorzunehmen: 

• Einstellungen zum Thema "Rechtliches und Datenschutz" anpassen (Impressum etc.)

• Optisches Erscheinungsbild anpassen (Logo und Farbschema)

Die PICTURE-Prozessplattform verfügt über ein ausgefeiltes Rechte- und Rollenkonzept, mit dem der Zugriff auf bestimmte Programmfunktionen und gespeicherte Inhalte feingranular gesteuert werden kann. Hinweise hierzu finden Sie unter folgenden Einstiegspunkten: 

• Rechte- und Rollenkonzept

• Benutzerkonten anlegen und verwalten

• Zugriffsberechtigungen eines Benutzerkontos einstellen

Um Ihren Prozessplattform-Mandanten optimal an die Bedürfnisse Ihrer Organisation anzupassen ("Was wollen wir über unsere Prozesse dokumentieren?") können Sie die PICTURE-Methode konfigurieren (z.B. Attribute von Prozess-Steckbrief und Prozess-Bausteinen festlegen). Ausführliche Informationen dazu finden Sie im Abschnitt Methodenkonfiguration anpassen des Online-Informationsportals.