Workflows verwalten
Auf dieser Seite erfahren Sie, wie Sie in der Prozessplattform Workflows in der Workflowübersicht suchen bzw. filtern.
Workflowübersicht
In der Workflowübersicht werden Ihnen übersichtlich alle Workflows im aktuellen Arbeitsbereich angezeigt, auf die Sie zugreifen dürfen.
Die Workflowübersicht ist durch die beiden funktionalen Rechte „Arbeiten mit Aufgaben“ bzw. „Alle Aufgaben und Workflows für bearbeitbare Objekte einsehen und anpassen“ geschützt:
Wenn Sie über mindestens eines dieser Rechte verfügen, steht Ihnen der Hauptmenüpunkt “Aufgaben” zur Verfügung und Sie können von hier aus die Workflowübersicht öffnen.
Hat Ihnen Ihr Administrator das Recht “Arbeiten mit Aufgaben” zugewiesen, können Sie alle Workflows sehen, für die Sie als Verantwortliche/r hinterlegt worden sind.
Hat Ihnen Ihr Administrator das Recht “Alle Aufgaben und Workflows für bearbeitbare Objekte einsehen und anpassen” zugewiesen, können Sie alle Workflows sehen im aktuellen Arbeitsbereich sehen, die sich auf Bezugsobjekte beziehen, auf die Sie mindestens Schreibrechte haben.
Wenn Sie die Workflowübersicht öffnen, werden Ihnen in der Voreinstellung alle Workflows (je nach o.g. Berechtigung) sortiert nach Workflow-Nummer (höchste zuerst) angezeigt.
In der Listenansicht stehen ihnen alle relevanten Informationen zu einem Workflow zur Verfügung. Auf den ersten Blick sehen Sie:
die laufenden Nummer des Workflows (Spalte “Nr.”)
die aktuelle Workflow-Phase in der sich der Workflow befindet
Bezugsobjekt (Prozess/Prozesslandkarte)
Verantwortliche/-r
Datum an dem der Workflow gestartet worden ist (Spalte “Gestartet am”)
Status
Die Texte in diesen Spalten (laufende Nummer und aktuelle Phase) sind mit einem Hyperlink hinterlegt. Klicken Sie auf den Link, um die Einzelansicht inkl. Phasenverlauf des Workflows öffnen.
Workflows suchen und filtern
In der Workflowübersicht steht Ihnen eine komfortable Filterfunktion zur Verfügung, die es ihnen ermöglicht den Umfang der angezeigten Workflows einzuschränken.
Status
Kombinieren Sie die verschiedenen Status, um nur die Workflows anzuzeigen, die Sie gerade einsehen möchten. Es stehen Ihnen die folgenden Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung:
Offen
Erfolgreich
Fehlgeschlagen
Durch Markierung mehrerer Status-Möglichkeiten können Sie diese bei der Suchabfrage kombinieren (z.B. zeige alle Workflow mit dem Status “Erfolgreich” oder “Fehlgeschlagen”).
Vorlage
Durch die Auswahl einer Vorlage werden Ihnen in der Treffermenge nur noch Workflows angezeigt, die auf Basis der gewählten Vorlage gestartet wurden.
Erstellungsdatum
Filter | Anmerkung |
|---|---|
Alle | Dies ist der Standardwert. Die Workflows werden nicht gesondert nach Erstellungsdatum gefiltert. |
Heute | Alle Workflows anzeigen, die heute erstellt wurden. |
Gestern | Alle Workflows anzeigen, die gestern erstellt wurden. |
Letzten 7 Tage | Alle Workflows anzeigen, die in den vergangenen 7 Tagen erstellt wurden. |
Letzten 30 Tage | Alle Workflows anzeigen, die in den vergangenen 30 Tagen erstellt wurden. |
Benutzerdefinierter Zeitraum | Wenn Sie diesen Filter auswählen, werden zwei Datumsfelder eingeblendet mit denen Sie eine Zeitspanne angeben können. Es werden alle Workflows angezeigt, deren Erstellungszeitpunkt in diesem Zeitraum (einschl. Start- und Enddatum) fällt. |
Verantwortliche/-r
Dieser Abschnitt steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie über das funktionale Recht “Alle Aufgaben und Workflows für bearbeitbare Objekte einsehen und anpassen” verfügen, da es hierfür notwendig ist, dass Sie auch Workflows anderer verantwortlichen Personen sehen müssen. Bitte beachten Sie, dass wenn Sie das o.g. Recht besitzen alle Workflows sehen können für die Sie als Verantwortliche/r hinterlegt worden sind und darüber hinaus alle Workflows, die sich auf Bezugsobjekte beziehen, auf die Sie mindestens Schreibrechte haben.
Wenden Sie diesen Filter an, um nach Workflows zu suchen, deren Verantwortlichkeit derzeit bei einer bestimmten Person liegt. Sie können hierbei auch mehrere Personen angeben (z.B. alle Workflows, für die entweder “Max Meier” oder “Marie Müller” verantwortlich sind).
Workflows ohne Verantwortliche/-n finden
Durch Markierung der Option “Workflows von gelöschten Verantwortlichen anzeigen”, werden Ihnen alle Workflows angezeigt, bei denen das Nutzerkonto des bzw. der Verantwortlichen gelöscht wurde.
Beteiligung
Wenden Sie diesen Filter an, um nach Workflows zu suchen, bei denen in mindestens einer Phase eine der angegebenen Person als Bearbeiter/-in hinterlegt ist.
Filter | Anmerkung |
|---|---|
Alle Phasen | Dies ist der Standardwert. Es werden alle Workflows angezeigt, in denen die angegebenen Personen als Bearbeiter/-in hinterlegt sind. |
Nur aktuelle & künftige Phasen | Bei dieser Auswahl werden Ihnen nur Workflows angezeigt, in denen in der aktuellen (zurzeit in Bearbeitung) oder künftigen (noch nicht gestartet) Phasen die angegebenen Personen als Bearbeiter/-in hinterlegt sind. |
Nur abgeschlossene Phasen | Bei dieser Auswahl werden Ihnen nur Workflows angezeigt, in denen in abgeschlossenen Phasen (erfolgreich oder fehlgeschlagen) die angegebenen Personen als Bearbeiter/-in hinterlegt sind. |
Blockierte Workflows
Über diese Filteroption können Sie Workflows finden, bei denen die erfolgreiche Bearbeitung der Aufgaben u.U. nicht gewährleistet werden kann. Hierfür ermittelt die Prozessplattform alle Workflows, in denen Bearbeiter/-innen beteiligt sind, deren Nutzerkonto gelöscht, gesperrt oder deren Lizenz entzogen wurde.
Alle Filter löschen
Um alle aktiven Filter zu entfernen und alle im Arbeitsbereich befindlichen Workflows anzuzeigen, steht Ihnen in der Kopfzeile (bei aktivierten Filtern, d.h. mindestens ein Filter aktiv) des Filter-Panels ein Zurücksetzen-Knopf zur Verfügung. Klicken Sie auf diesen Knopf, so wird die Suche vollständig zurückgesetzt.
Sammelbearbeitung von Workflows
Alle in der Workflowübersicht angezeigten Workflows können gesammelt abgebrochen werden oder es können der / die Verantwortliche/-n geändert werden. Selektieren Sie hierzu in der Workflowübersicht alle Workflows und wählen Sie in der Werkzeugleiste die entsprechende Aktion über das Stift-Symbol aus.
Verantwortliche/-n ändern
Sofern Sie die Verantwortliche/-n ändern wollen, öffnet sich, nachdem Sie die Aktion ausgewählt haben, ein nachgelagerte Dialog, indem Sie eine neue / einen neuen Verantwortliche/-n suchen und auswählen können. Nach der Bestätigung werden für alle selektierten Workflows der bzw. die ausgewählte Verantwortliche gesetzt.
Workflows abbrechen
Um die Bearbeitung eines Workflows vorzeitig abzubrechen, wählen Sie die Aktion “Workflow abbrechen”. In einem nachgelagerten Dialog können Sie den Abbruch der selektierten Workflows bestätigen. Beim Abbruch eines Workflows werden alle aktiven und noch nicht begonnenen Workflow-Phasen zurückgezogen und der Workflow wird auf den Status “fehlgeschlagen” gesetzt. Dabei werden auch alle derzeit noch bei Nutzern in Bearbeitung befindlichen Aufgaben zurückgezogen.