Kommentarfunktion
Mit Hilfe der Kommentarfunktion können Sie verschiedene Personen in die Arbeit an einem Prozess, einer Prozesslandkarte oder den Prozesskontexten einbeziehen und deren Anmerkungen auf einfache Art verwalten. Kommentare zu einem Prozess als Ganzes, zu einzelnen Arbeitsschritten oder zu den verknüpften Prozesskontext-Elementen können von verschiedenen Nutzern direkt im Modell erfasst werden - sogar dann, wenn sie das Modell/Element selbst nicht verändern dürfen.
Auf dieser Informationsportalseite erfahren Sie, wie Sie Kommentare und Anmerkungen zu Kommentaren in der Prozessplattform erstellen und bearbeiten können. Falls Sie Informationen zu E-Mail-Benachrichtigungen zu Kommentarereignissen oder den nötigen Berechtigungseinstellungen für die Kommentarfunktion suchen, lesen Sie auf den folgenden Seiten weiter:
Einsatzzwecke für die Kommentarfunktion
Die Kommentarfunktion lässt sich für vielfältige Szenarien nutzen:
Während der Modellerstellung kann ein Modellierer "ToDo-Marker" anlegen und gezielt Teile des Modells markieren, um diese zu einem späteren Zeitpunkt nochmals zu prüfen, zu ergänzen, zu korrigieren etc.
In der Phase der Qualitätssicherung kann ein Fachexperte, der das Modell zur Erteilung der fachlichen Freigabe sichtet, dem Modellierer direkt Feedback geben und auf Fehler oder Unklarheiten im Modell aufmerksam machen.
Wenn ein Modell z.B. über das Portalmodul organisationsweit veröffentlicht ist, können die Portal-Leser Hinweise auf Fehler oder Verbesserungsvorschläge direkt im Modell kennzeichnen.
Inhaltsverzeichnis
Benötigte Berechtigungen
Die im folgenden beschriebenen Funktionen der PICTURE-Prozessplattform stehen Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie die zur Nutzung benötigten Berechtigungen besitzen. Welche Berechtigungen Sie zur Nutzung der einzelnen Kommentarfunktionen benötigen, erfahren Sie auf folgender Informationsportalseite: Benötigte Berechtigungen zur Nutzung der Kommentarfunktion.
Falls Ihnen bestimmte Berechtigungen zur Nutzung der Kommentarfunktion fehlen, wenden Sie sich an den/die Administrator*in Ihrer PICTURE-Prozessplattform, damit diese/r Ihnen die nötigen Berechtigungen zuweisen kann.
Kommentare für Prozesse und Prozesslandkarten nutzen
Hinweis
Im folgenden Abschnitt wird erläutert, wie Sie Kommentare zu Prozessen und Prozesslandkarten erstellen und bearbeiten können. Außerdem wird in diesem Abschnitt auf die Besonderheiten bei der Kommentierung von Prozessen und Prozesslandkarten eingegangen.
Anhand des oben stehenden Diagrammes können Sie den Lebenszyklus eines Kommentares zu einem Prozess oder einer Prozesslandkarte nachvollziehen. Ein neu erstellter Kommentar gilt in der PICTURE-Prozessplattform als "offen". Offene Kommentare zu Prozessen oder Prozesslandkarten können auf folgende Art und Weisen erledigt werden:
Aktion | Ergebnis | Bedeutung |
|---|---|---|
Kommentar verwerfen | Der Kommentar wurde verworfen und gilt somit als erledigt | Der "To-do-Marker", das Feedback, der Fehler o.Ä. auf den der Kommentar hingewiesen hat, wurde nicht umgesetzt oder ist z.B. auf Grund von Änderungen am Prozess irrelevant geworden. |
Kommentar lösen | Der Kommentar wurde gelöst und gilt somit als erledigt | Der "To-do-Marker", das Feedback, der Fehler o.Ä. auf den der Kommentar hingewiesen hat, wurde erfolgreich umgesetzt. |
Bezugsobjekt des Kommentars löschen | Das Bezugsobjekt des Kommentars wurde gelöscht, | Das kommentierte Element existiert nicht mehr, daher kann der Kommentar nicht mehr gelöst werden und ist somit irrelevant bzw. obsolet. |
Anstatt einen offenen Kommentar zu erledigen kann dieser auch gelöscht oder von seinem Autor zurückgenommen werden. Im Gegensatz zu erledigten Kommentaren werden gelöschte oder zurückgenommene Kommentare aus der Prozessplattform entfernt und können somit nicht mehr eingesehen werden.
Erledigte Kommentare können nicht wiedereröffnet und auch nicht mehr von Ihrem Autor zurückgenommen werden. Erledigte Kommentare können nur noch gelöscht werden (z.B. wenn sie auch zu Dokumentationszwecken nicht mehr benötigt werden).
Achtung!
Bitte berücksichtigen Sie bei der Kommentierung und vor allem bei der Bearbeitung von Kommentaren zu Prozessen und Prozesslandkarten, dass die Kommentare unverzüglich und unabhängig vom Prozess bzw. der Prozesslandkarte gespeichert werden. Das Erledigen, Zurücknehmen oder Löschen eines Kommentares kann daher nicht wieder rückgängig gemacht werden. Die einzige Ausnahme von diesen Umständen sind obsolete Kommentare. Obsolete Kommentare können durch das rückgängig machen oder Wiederherstellen von Änderungen oder das Wiederherstellen einer Version wieder "geöffnet" werden.
Kommentare erstellen
Benötigte Berechtigungen
Um Prozesse und Prozesslandkarten kommentieren zu können, benötigen Sie mindestens Lesezugriff auf den Prozess oder die Prozesslandkarte und mindestens eine der folgenden funktionalen Berechtigungen:
"Modelle und Prozesskontexte kommentieren (für Nutzer ohne Modellierungsrechte)"
"bestehende Steckbriefe bearbeiten und kommentieren"
"Steckbriefe und Modelle bearbeiten und kommentieren"
Kommentare zu Prozessen können im Viewer und im Editor sowohl für einzelne Modell-Elemente, als auch für den Prozesssteckbrief erstellt werden. Bei Prozesslandkarten können nur Kommentare zu einzelnen Modell-Elementen erstellt werden, da Prozesslandkarten keinen eigenen Steckbrief haben.
Um einen Kommentar zum Prozesssteckbrief zu erstellen, wechseln Sie zunächst in die Prozesssteckbrief-Ansicht des Prozesses. Per Klick auf das Kommentar-Symbol oben rechts in der Steckbrief-Leiste öffnet sich das Kommentar-Fenster zum Prozesssteckbrief. Im Kommentar-Fenster können Sie nun den gewünschten Kommentar erstellen. Eine detaillierte Beschreibung zu Funktionen im Kommentar-Fenster finden Sie hier: Kommentar-Leiste und Kommentar-Fenster nutzen.
Um einen Kommentar zu einzelnen Modell-Elementen zu erstellen, wählen Sie das gewünschte Element zunächst per Klick aus und klicken Sie danach auf das (erst dann erscheinende) Kommentar-Symbol. Nach dem Klick öffnet sich das Kommentar-Fenster, in dem Sie den Kommentar erfassen können. Eine detaillierte Beschreibung zu den verfügbaren Funktionen im Kommentar-Fenster finden Sie hier: Kommentar-Leiste und Kommentar-Fenster nutzen.
Offene Kommentare finden
Auf der Startseite der Prozessplattform können Sie mit den Komponenten "Offene Kommentare zu meinen Modellen" und “Von mir verfasste offene Kommentare” einsehen, wie viele Kommentare mit dem Status "offen" im Prozessregister (zu Prozessen und Prozesslandkarten) vorhanden sind.
Per Klick auf "Prozessregister" wird automatisch in das Prozessregister gewechselt und ein Filter ausgewählt, der als Ergebnis alle Prozesse und Prozesslandkarten zurückliefert, deren Kommentare mitgezählt wurden.
Angerechnete Kommentare für meine Modelle:
Bitte berücksichtigen Sie, dass nur Kommentare von Prozessen und Prozesslandkarten mitgezählt werden, auf die Sie mindestens Schreibzugriff haben und auf die mindestens eine der folgenden zwei Bedingungen zutrifft:
Sie haben den Prozess oder die Prozesslandkarte favorisiert
Sie sind als verantwortliche*r Modellierer*in am Prozess bzw. an der Prozesslandkarte hinterlegt
Angerechnete Kommentare für meine verfassten Kommentare:
Bitte berücksichtigen Sie, dass nur Kommentare von Prozessen und Prozesslandkarten mitgezählt werden, auf die Sie mindestens Lesezugriff haben und der Kommentar von Ihnen verfasst wurde.
Im Prozessregister und in den Startseiten-Komponenten, die Prozesse und Prozesslandkarten auflisten (z.B. Persönliche Favoriten) werden Prozesse und Prozesslandkarten mit offenen Kommentaren durch ein kleines Kommentar-Symbol markiert.
Sobald Sie einen Prozess oder eine Prozesslandkarte mit offenen Kommentaren im Viewer oder Editor öffnen, sehen Sie links oben in der Kopfleiste, wie viele offene Kommentare es zu dem Prozess oder der Prozesslandkarte genau gibt. Per Klick auf das Symbol können Sie die Kommentar-Leiste öffnen. In dieser Leiste werden alle Kommentare zum Prozess bzw. zur Prozesslandkarte angezeigt.
Außerdem werden Modell-Elemente mit offenen Kommentaren sowohl im Viewer als auch im Editor mit einem kleinen Kommentar-Symbol markiert. Per Klick auf das Symbol können Sie das Kommentar-Fenster öffnen und alle vorhandenen Kommentare zu dem Modell-Element einsehen.
Neben den Markierungen in der Plattform gibt es auch die Möglichkeit per E-Mail auf neue, offene Kommentare aufmerksam gemacht zu werden. In Ihrem Nutzerprofil haben Sie die Möglichkeit selber zu entscheiden, über welche (Kommentar-) Ereignisse Sie per E-Mail informiert werden möchten und welche (Kommentar-) Ereignisse ignoriert werden sollen. Außerdem können Sie in Ihrem Profil entscheiden, ob Sie direkt über neue (Kommentar-) Ereignisse informiert werden möchten oder eine Tageszusammenfassung erhalten wollen.
Kommentare zurücknehmen, erledigen und löschen
Achtung!
Bitte berücksichtigen Sie bei der Bearbeitung von Kommentaren zu Prozessen und Prozesslandkarten, dass die Kommentare unverzüglich und unabhängig vom Prozess bzw. der Prozesslandkarte gespeichert werden. Das Erledigen, Zurücknehmen oder Löschen eines Kommentares kann daher nicht wieder rückgängig gemacht werden.