Verknüpfung von mitgeltenden Dokumenten
- Stefan Kleist
- Thomas Poschadel
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- Malte Stockmann
In der Prozessplattform stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung, um aus den Prozessmodellen auf Dokumente zu verweisen und diese zum Download bereitzustellen. Auf dieser Seite werden diese Möglichkeiten vorgestellt und verglichen.
Inhaltsverzeichnis
- 1 Variante 1: Ad-hoc-Ablage direkt im Modell
- 2 Variante 2: Zentrale Ablage im Dokumentenbaum (Ablage der Dateien als Anhang im Dokumentenbaum)
- 3 Variante 3: Zentrale Ablage im Dokumentenbaum (Ablage der Dateien in einem externen System, z.B. Dokumentenserver, Netzwerkfreigabe)
- 4 Vergleich der Alternativen
Wenn Sie intensiv und nachhaltig in Ihren Prozessmodelle mit Verknüpfungen zu den mitgeltenden Dokumenten für den Prozess bzw. einzelne Prozessschritte arbeiten möchten, empfehlen wir Ihnen die Arbeit mit "Variante 3", um eine effiziente Pflege und die Aktualität der verknüpften Dokumente gewährleisten zu können.
Variante 1: Ad-hoc-Ablage direkt im Modell
Die Standardkonfiguration enthält eine Attributgruppe "Wissensmanagement", anhand derer Sie direkt an jedem einzelnen Baustein oder Steckbrief Dateien und Hyperlinks hinterlegen können.
Dies ist in älteren Versionen der Prozessplattform (vor v2.6) die einzige Möglichkeit gewesen, Verweise auf externe Inhalte in der Prozessplattform abzubilden.
Wir raten dringend davon ab, diese Funktionalität für neue Modelle zu nutzen, da sie mit hohem Pflegeaufwand verbunden ist, wenn Sie die verlinkten Informationen dauerhaft aktuell halten möchten. Ändert sich die Adresse einer verlinkten Seite bzw. ist ein Austausch der hinterlegten Datei notwendig, müssten Sie alle Verweise Baustein für Baustein manuell heraussuchen und einzeln aktualisieren.
Variante 2: Zentrale Ablage im Dokumentenbaum (Ablage der Dateien als Anhang im Dokumentenbaum)
Anstelle der direkten Verlinkung empfehlen wir über Attribute auf Einträge des Dokumenten- bzw. Rechtsgrundlagenbaums (aus dem Modul "Prozesskontexte") zu verweisen. Der Verweis auf die Datei erfolgt hier per Upload oder Link in den Attributen des Baumeintrags.
Beispiel: Ein Prozessbaustein vom Typ "Dokument/Information geht ein" verfügt über das Attribut "Benötigte eingehende Dokumente" mit dem Datentyp "Referenz auf 'Dokument' (Prozesskontext)". In den Steckbriefen der Prozesskontext-Elemente vom Typ "Dokument" wiederum gibt es das Attribut "Dateiupload" (Datentyp "Datei").
Ist eine Aktualisierung erforderlich, tauschen Sie einfach nur den Link bzw. Dateiupload am Baumeintrag aus.
Die Nutzer des Modells können anschließend die Datei über die Kurzinformationen des Bausteinattributs abrufen.
Variante 3: Zentrale Ablage im Dokumentenbaum (Ablage der Dateien in einem externen System, z.B. Dokumentenserver, Netzwerkfreigabe)
Statt Dateien in die Prozessplattform hochzuladen, können Sie per Hyperlink auf bestehende Ablagen wie z.B. einen Dokumentenserver oder eine Netzwerkfreigabe verweisen.
Am einfachsten und zuverlässigsten funktioniert die Verlinkung, wenn die zu verlinkenden Dateien im Internet oder Ihrem Intranet auf einem Web- oder FTP-Server (unter einer http://- bzw. ftp://-Adresse) erreichbar sind. In diesem Fall können Sie einfach den Hyperlink zu diesem Dokument aus der Adressleiste Ihres Webbrowsers kopieren und im Steckbrief des Prozesskontext-Eintrags (vgl. Variante 2) als Ausprägung des Attributs "Hyperlink" hinterlegen.
Falls das Dokument nicht über einen Web- oder FTP-Server verfügbar ist sondern nur über einen Dateiserver in Ihrem lokalen Netzwerk (z.B. per Netzlaufwerk oder Netzwerkfreigabe), so können Sie die Adresse des Dokuments über eine Adresse im file://-Format (gemäß "File URI scheme") hinterlegen:
Für eine Datei, die über den Netzwerklaufwerkspfad "T:\Abteilung 10\Formulare\Formblatt_101.pdf" zu erreichen ist, lautet die File-URI wie folgt: file:///T:/Abteilung%2010/Formulare/Formblatt_101.pdf
Für eine Datei, die über den UNC-Netzwerkpfad "\\abteilung_10\neue Formulare\Formblatt_101.pdf" zu erreichen ist, lautet die File-URI wie folgt: file://abteilung_10/neue%20Formulare/Formblatt_101.pdf
Weitere Informationen hierzu finden Sie z.B. hier:
Vergleich der Alternativen
Funktionalität | Ad-Hoc Ablage im Modell | Dokumentenbaum (Upload in PPP) | Dokumentenbaum (Link auf externes System) |
|---|---|---|---|
Aufwand für Erfassung der Datei | gering | mittel | hoch |
Aufwand für Hinterlegung in der Prozessplattform | gering | mittel | gering |
Aufwand für Aktualisierung der Datei | hoch bis sehr hoch | gering | gering |
Datei steht außerhalb der Prozessplattform zur Verfügung | |||
Suche nach Prozessen möglich, die die Datei verwenden | |||
Archivierung älterer Versionen der Datei möglich | () |