Was ist ein Prozesssteckbrief?

Ein Prozessteckbrief beschreibt einen Prozess über seinen Namen hinaus mit wichtigen Informationen, ohne dabei den Prozess im Detail zu modellieren. Im Prozesssteckbrief können qualitative und quantitative Informationen hinterlegt werden, die den Prozess genauer beschreiben, im >Prozessregister auffindbar machen und Gruppierungen und erste Auswertungen ermöglichen.

Die Informationen aus den Prozesssteckbriefen können z.B. wie folgt genutzt werden:

Auflistung aller Prozesse, für die das Einwohner- und Meldeamt verantwortlich ist
Identifizierung von Kandidaten für eine Detailmodellierung (hohe gebundene Kapazität)
Suche nach allen verwaltungsinternen Prozessen, d.h. sowohl der Auftraggeber als auch der Leistungsempfänger sind interne Organisationseinheiten
Bereitstellung der notwendigen Formulare in der Portal-Darstellung zum Download
Verweis auf einen anderen Prozess, der infolge des aktuellen Prozesses in der Regel ausgelöst wird

Prozessdefinition

Definition Prozess

"Ein Prozess ist die inhaltlich abgeschlossene, zeitliche und sachlogische Folge von Aktivitäten, die zur Erreichung eines relevanten Ergebnisses notwendig ist."

(in Anlehnung an: Becker, J.; Kahn, D., "Der Prozess im Fokus" in: "Prozessmanagement. Ein Leitfaden zur prozessorientierten Organisationsgestaltung", 5. Auflage, 2005, S. 3-16)

Ggf. ist Ihnen der Begriff Prozess auch bekannt als Verfahren, Verfahrensablauf oder Ablauf.

Checkliste für die Identifizierung und Benennung von Prozessen

Um Prozessmanagement in größerem Umfang und dauerhaft erfolgreich betreiben zu können, ist es wichtig die Prozesse eindeutig abzugrenzen und nach einem einheitlichen Schema zu benennen. Nutzen Sie die folgende Checkliste um typische Fallstricke zu umgehen:

Aus wessen Perspektive soll der Prozess beschrieben werden? (z.B. "das Gewerbeamt")
Was ist das zentrale Objekt, das in dem Prozess erstellt oder bearbeitet wird? ("Gewerberegister")
Was ist die zentrale Verrichtung, die zur Erreichung des Ergebnisses durchgeführt wird? (z.B. "anmelden", "genehmigen", "beglaubigen")

Nach der erfolgreichen Identifikation eines Prozesses sollte ein einheitlicher und sprechender Name vergeben werden. Auch hier gilt, dass es keine richtigen oder falschen Benennungen gibt, sondern die Einheitlichkeit und Verständlichkeit im Rahmen eines Projektes oder innerhalb eines Teams im Vordergrund steht.

Die folgende Checkliste gibt Ihnen Hinweise, die Sie bei der Benennung von Prozessen grundsätzlich beachten sollten. Nutzen Sie diese Hinweise als Einstieg und definieren Sie sich für Ihre Projekte eigene Checklisten für die Prozessbenennung.

Checkliste Prozessbenennung

Objekt angeben: Geben Sie an, welches zentrale Objekt in dem Prozess erstellt oder bearbeitet wird, wie z.B. "das Gewerberegister", "ein Gewerberegistereintrag", "ein Bußgeldbescheid", "eine Baugenehmigung" oder "Arbeitslosengeld II".

Verrichtung/Tätigkeit angeben: Geben Sie an, welche zentrale Verrichtung/Tätigkeit auf dem Objekt durchgeführt wird, wie z.B. "genehmigen", "ausstellen", "anmelden", "beglaubigen".
- Versuchen Sie eine passende spezielle Tätigkeit für den Prozess zu finden und nutzen Sie keine allgemeinen Beschreibungen, wie z.B. "durchführen".
- Bei einigen Prozessen stehen mehrere Tätigkeiten zur Auswahl, z.B.
  - falls sie nacheinander im Prozess auftreten, wie z.B. "prüfen" und "genehmigen". Orientieren Sie sich dann am Ergebnisbezug des Prozesses (vgl. Checkliste zur Prozessidentifikation) und wählen Sie die Tätigkeit, die näher am Ergebnis liegt, in diesem Beispiel "genehmigen", da die Prüfung vorher erfolgt.
  - falls der Prozess unterschiedliche Ergebnisse hat, wie z.B. "genehmigen", "ablehnen". Orientieren Sie sich dann am Standardfall des Ergebnisses, wie z.B. "genehmigen".

Ergebnisbezug einhalten: Formulieren Sie den Namen mit Bezug zum relevanten Prozessergebnis. Falls am Ende des Prozesses eine Genehmigung ausgestellt wird, so wird etwas "genehmigt". Falls ein Dokument beglaubigt wird, so wird etwas "beglaubigt". Beschreiben Sie nicht den Auslöser, wie z.B. "Antrag xyz bearbeiten".

Bezugspunkt einhalten: Legen Sie fest, aus welcher primären Sicht da Prozess betrachtet und beschrieben werden wird, wie z.B. "die Stadtverwaltung", "das Bauamt", "der Betriebshof" oder "die Kasse". Erkennen Sie dann, welches zentrale Ergebnis dort am Ende steht und benennen Sie den Prozess aus dieser Blickrichtung. Dies erleichtert es später direkt zu erkennen, was einen in der detaillierten Prozessbeschreibung wohl erwarten wird.

Spezialfälle angeben: Sofern es spezielle Ausprägungen eines Prozesses gibt, die es lohnenswert erscheinen lassen, diese getrennt voneinander zu beschreiben, vermerken Sie dies im Prozessnamen durch Nennung des Spezialfalles, wie z.B. "einfache Baugenehmigung", "erlaubnispflichtiges Gewerbe anmelden", "anzeigepflichtiges Gewerbe anmelden".

Pragmatisch bleiben: Nutzen Sie eine kurze Checkliste, nutzen Sie Beispiele, reflektieren Sie. Wenn Sie über die Benennung eines Prozesses einen Moment nachdenken, so wird die gewählte Benennung sehr gut werden. Optimieren Sie nicht am 99% (es wird immer jemanden geben, der eine noch "bessere" Idee hat).

Anwendungsbeispiele der Checkliste für Prozessbenennung

ohne Checkliste	mit Checkliste	Vorteile
Prüfung nach § 58, LBO	Baugenehmigung ausstellen	fachlicher Bezug direkt erkennbar erkennbar, dass es um die Genehmigung geht Prozessergebnis erkennbar Paragraphen können im Prozessteckbrief genannt werden
Arbeitslosengeld Antrag einreichen	Arbeitslosengeld II genehmigen	fachlicher Bezug spezieller formuliert deutlich, dass der Prozess der Genehmigung im Fokus steht verwaltungsinterner Blick auf den Prozess deutlich
Antrag auf Sondernutzung öffentlicher Fläche entgegennehmen, prüfen, Rückfragen durchführen, genehmigen oder ggf. ablehnen	Sondernutzung öffentlicher Fläche genehmigen	Prozessschritte werden im Rahmen der Prozessbeschreibung oder Detailmodellierung später genannt auf einen Blick erfassbar Benennung orientiert sich am Ergebnis des Prozesses

Merke

Ein Prozess ist schnell in der Plattform angelegt und hinterlegt. Eine sinnvolle und einheitliche Hinterlegung erfordert allerdings, sich vorher genau zu überlegen

was genau unter dem Prozess verstanden wird
wie man den Prozess benennen sollte
womit der Prozess beginnt
was innerhalb des Prozesses passiert
was nicht innerhalb des Prozesses passiert, sondern ggf. in einem anderen Prozess
was das Ergebnis / das Ende des Prozesses ist

Eine Prozessdefinition und -benennung ist nicht richtig oder falsch, sondern sinnvoll oder nicht sinnvoll für die jeweilige Zielsetzung, die mit der Prozesserhebung und -modellierung verfolgt wird.