Prozesskontext bearbeiten
Auf dieser Informationsportal-Seite wird erläutert, wie Sie die Prozesskontexte in Ihrer Plattform pflegen können und welche Funktionen Ihnen dabei zur Verfügung stehen. Prozesskontexte können problemlos durch mehrere Anwender gleichzeitig bearbeitet werden.
Die Bearbeitungsfunktionen der Web-Oberfläche sind auf die Bearbeitung einzelner Katalog-Einträge ausgelegt. Wenn Sie eine größere Menge an Einträgen erstmalig erfassen oder gesammelt nachbearbeiten möchten, empfehlen wir Ihnen die Funktionen zum Excel-Import.
Inhaltsverzeichnis
- 1 Hinzufügen eines neuen Elements
- 2 Nach Elementen mit offenen Kommentaren suchen
- 3 Bezeichnung eines Elements anpassen (umbenennen)
- 4 Element favorisieren
- 5 Steckbrief eines Elements anpassen
- 6 Hierarchische Einsortierung eines Elements ändern ("umhängen")
- 7 Untergeordnete Elemente alphabetisch sortieren
- 8 Versionshistorie anzeigen
- 9 Umgang mit unreferenzierten Elementen
- 10 Element löschen
- 11 Elemente zusammenführen
- 12 Spezialordner
Hinzufügen eines neuen Elements
Wählen Sie das Eltern-Element für das neue Element in der Baumdarstellung aus. Öffnen Sie per Rechtsklick auf das Element oder Klick auf das "Plus"-Symbol in der Werkzeugleiste den Anlege-Dialog und geben Sie die Bezeichnung (maximal 255 Zeichen) für das gewünschte Element ein. Es wird nach den untergeordneten Elementen seines Elternelements einsortiert.
Nach Elementen mit offenen Kommentaren suchen
Klicken Sie in der Werkzeugleiste auf das entsprechende Symbol. Analog zur Suchfunktion werden Ihnen die Elemente, an den Kommentare hinterlegt sind zum "Anspringen" angeboten. Gehen Sie die Treffer durch und nehmen Sie bei jedem Eintrag die nötigen Anpassungen vor und löschen Sie anschließend den Kommentar.
Bezeichnung eines Elements anpassen (umbenennen)
Die Bezeichnung eines Elements darf maximal 255 Zeichen lang sein.
Um die Bezeichnung eines Elements zu verändern wählen Sie das Element in der Baumdarstellung zunächst per Klick aus. Ist das Element ausgewählt (farblich hinterlegt) öffnet sich ein Dialogfenster zur Bearbeitung der Bezeichnung wenn Sie den Namen des Elements ein weiteres mal anklicken.
Element favorisieren
Durch Klick auf das Stern-Symbol im Kopf der Attributliste eines Elements können Sie ein Element favorisieren. Sie können favorisierte Elemente über das Dashboard mit der Kachel Favorisierte Prozesskontext-Elemente direkt ansteuern.
Steckbrief eines Elements anpassen
Wählen Sie das Element in der Baumdarstellung per Klick aus. Nehmen Sie rechts in der Attributliste nach Klick auf die relevanten Attribute die gewünschten Änderungen vor.
Hierarchische Einsortierung eines Elements ändern ("umhängen")
Um die hierarchische Einsortierung eines Elements innerhalb der Baumdarstellung zu verändern können Sie das Element mit der Maus an die gewünschte neue Position ziehen und es dort vor, auf oder hinter einem anderen Element fallenlassen. Ist eine Aktion zulässig, wird Ihnen eine Einfügemarke mit grünem Häkchen angezeigt. Ist eine Aktion unzulässig, so wird ein rotes Verbotsschild angezeigt.
Für das Organigramm gelten folgende Sonderregeln:
Für Stellen können keine untergeordneten Elemente erfasst werden.
Die Stellen einer Organisationseinheit werden immer vor ihren untergeordneten Einheiten angezeigt
Untergeordnete Elemente alphabetisch sortieren
Um die einem Element direkt untergeordneten Elemente alphabetisch zu sortieren, rufen Sie nach einem Rechtsklick auf das Element den entsprechenden Eintrag im Kontextmenü auf.
Versionshistorie anzeigen
Um die Versionshistorie eines Elementes einzusehen, wählen Sie dieses aus und klicken in der Werkzeugleiste auf das "Uhr"-Symbol oder wählen Sie nach einem Rechtsklick auf das Element den entsprechend Kontextmenüeintrag aus. Mehr zum Thema Historisierung erfahren Sie hier.
Umgang mit unreferenzierten Elementen
Um alle Elemente im Baum zu markieren, die in keiner aktuellen Version eines Informationsobjekts referenziert sind, klicken Sie in der Werkzeugleiste auf das "Markieren"-Symbol. Alle unreferenzierten Elemente werden anschließend grau hinterlegt (vgl. Screenshot). Die Markierung aktualisiert sich nach jeder Aktion, die Änderungen an der Baumstruktur zur Folge hat (Erstellen, Verschieben, Löschen, etc.) oder wenn ein Prozesskontext-Steckbrief gespeichert wird.
Die beiden grau hinterlegten Elemente "Drucker" und "Abteilungsdrucker" erfüllen die oben genannten Bedingungen und gelten somit als "sicher löschbar". Im nächsten Screenshot wird gezeigt, was passiert, wenn ein neues referenziertes Element unter dem Element "Drucker" einsortiert wird:
Das selbst unreferenzierte Element "Drucker" wird nun nicht mehr grau hinterlegt, da die zweite oben genannte Bedingung nicht mehr erfüllt wird. Das Element "Drucker" gilt somit nicht mehr als "sicher löschbar", da es ein untergeordnetes Element ("Drucker XYZ") hat, welches in einem Informationsobjekt referenziert wird.
Element löschen
Um ein einzelnes Element zu löschen, wählen Sie dieses aus und klicken in der Werkzeugleiste auf das "Löschen"-Symbol oder wählen Sie nach einem Rechtsklick auf das Element den entsprechenden Kontextmenüeintrag aus.