Referenzierte Informationsobjekte suchen und ersetzen
Auf dieser Informationsportalseite erfahren Sie, wie Sie einen kompletten Arbeitsbereich nach Orten durchsuchen können, an denen ein bestimmtes Informationsobjekt referenziert wird. Diese können Sie anschließend ganz oder teilweise durch Referenzen auf ein anderes Informationsobjekt ersetzen. Diese Funktion hilft bei der Pflege eines Prozesskontext-Katalogs, wenn beispielsweise Personen aus Ihrer Organisation ausscheiden, Stellen aufgelöst werden oder auch zur Konsolidierung von verschiedenen Prozesskontext-Einträgen, die alle dasselbe meinen.
Inhaltsverzeichnis
Referenzierte Informationsobjekte suchen
Suche nach Referenzen auf Prozesse und Prozesslandkarten
Die Suche nach Referenzen auf Prozesse und Prozesslandkarten wird im Modul “Prozessregister” gestartet. Öffnen Sie das Prozessregister und markieren Sie dort zunächst den Prozess bzw. die Prozesslandkarte (d.h. das “Zielobjekt”, auf welches die zu suchenden Referenzen zeigen). Dann wählen Sie den Menüpunkt “Referenzen suchen und ersetzen” im Aktions-Menü “Modelle bearbeiten / verwalten” der Werkzeugleiste.
Suche nach Referenzen auf Prozesskontext-Elemente
Der Einstieg in die Suche nach Referenzen auf Prozesskontext-Elemente (z.B. “zeige mir alle Orte, an denen auf eine bestimmte Stelle aus dem Organigramm verwiesen wird“) erfolgt über das Modul “Prozesskontexte”. Klicken Sie in der Baum- bzw. Listendarstellung der Prozesskontext-Kataloge (z.B. Organisationseinheiten, Leistungen, Dokumente, Personen etc.) mit der rechten Maustaste auf ein Prozesskontextelement um das Kontextmenü zu öffnen und über den Menüeintrag “Referenz suchen und ersetzen” die Suche zu starten.
In beiden o.g. Fällen öffnet sich nach Klick auf den Menü-Eintrag ein neuer Browser-Tab mit dem Suchergebnis, welches alle Informationsobjekte inkl. Attributen aufzeigt, an denen das gesuchte Informationsobjekt im Arbeitsbereich referenziert wird.
Referenzierte Informationsobjekte ersetzen
In der o.g. Ergebnis-Ansicht können Sie nun, sofern Sie über die entsprechenden Zugriffsberechtigungen verfügen, die die gefundenen Referenzen (auf Wunsch auch auszugsweise) auf andere Ziel-Informationsobjekte umschreiben (“Ersetze alle Referenzen auf ‘Stelle A’ durch Referenzen auf ‘Stelle B’). Wählen Sie hierzu zunächst ein neuen Ziel-Informationsobjekt aus und legen Sie dann fest, welche Suchtreffer auf dieses Zielobjekt umgeschrieben werden sollen.
Tipp: Per Klick auf den “Aktualisieren”-Knopf in der Werkzeugleiste können Sie jederzeit die Suche wiederholen und die Trefferliste aktualisieren, um ggf. zwischenzeitlich von anderen Nutzern (oder Ihnen selbst in anderen Browser-Fenstern) vorgenommene Änderungen zu berücksichtigen.
Neues Informationsobjekt wählen
Im oberen Teil der Ergebnisseite wird Ihnen das Informationsobjekt angezeigt, nach dem im aktuellen Arbeitsbereich gesucht wurde. Unter dieser Information wird Ihnen das ausgewählte Informationsobjekt angezeigt, welches das gesuchte Informationsobjekt ersetzen soll. Das Informationsobjekt, durch welches das gesuchte ersetzt werden soll, ist initial noch nicht gesetzt und muss von Ihnen manuell bestimmt werden. Hierbei steht Ihnen eine Auswahl an Informationsobjekten vom gleichen Typ zur Verfügung.
Fundstellen auswählen, an denen das neue Informationsobjekt referenziert werden soll
Im unteren Bereich der Ergebnisseite wird Ihnen das Suchergebnis in tabellarischer Darstellung angezeigt, welches nach Prozessen, Prozesslandkarten und in den einzelnen Prozesskontext-Arten gegliedert ist. Sie sehen ebenfalls die Modellelemente und Attribute in hierarchische Form, sodass Sie einfachst möglich nachvollziehen können, wo das gesuchte Informationsobjekt referenziert wird.
Erforderliche Berechtigungen: Schreibzugriff auf das jeweilige Informationsobjekt
Sie können nur diejenigen Fundstellen bearbeiten, bei denen Sie sowohl Schreibzugriff auf das Informationsobjekt selbst (z.B. Prozess “Gewerbeanmeldung bearbeiten”) als auch auf das betroffene Attribut (z.B. Prozesssteckbrief-Attribut “Verantwortliche Stelle”) haben. Sollten Sie nur Lesezugriff besitzen, wird Ihnen das Attribut zwar angezeigt, jedoch können Sie dieses nicht zur Bearbeitung auswählen. Sollten Sie keinen Lesezugriff besitzen, wird der Eintrag unkenntlich gemacht und Sie können ebenfalls das Attribut nicht auswählen.
Ersetzung durchführen
Sobald Sie die gewünschten Fundstellen markiert und ein neues Ziel-Informationsobjekt ausgewählt haben, können Sie im Kasten “Neues Informationsobjekt wählen“ den “Ersetzen”-Knopf drücken, um an allen ausgewählten Fundstellen das neue Informationsobjekt zu referenzieren. Das Suchergebnis wird im Anschluss aktualisiert, sodass alle erfolgreich geänderten Informationsobjekte nicht mehr angezeigt werden.
So können Sie z.B. schrittweise eine Umschreibung auf verschiedene neue Ziel-Objekte aus der gleichen Bildschirm-Maske heraus durchführen (z.B. einen Teil der Prozesse, für die bisher “Herr Meyer” verantwortlich war, auf “Frau Müller” umschreiben, einen anderen Teil auf “Herrn Schmidt”).
Vorgenommene Änderungen nachvollziehen
Nachdem Sie Ihre Angaben bestätigt haben, nimmt die Prozessplattform automatisch die entsprechenden Änderungen an den Fundstellen vor und speichert für jedes betroffene Informationsobjekt (Prozess, Prozesslandkarte usw.) eine neue Version ab. In der automatischen Versionshistorie der Informationsobjekte wird diese Änderung entsprechend ausgewiesen, sodass die Änderungen an den Modellen nachvollziehbar sind.