Der Excel-Import für Prozesskontexte ermöglicht Ihnen die Prozesskontexte in der PICTURE-Prozessplattform initial zu füllen, nachträglich zu bearbeiten oder kontinuierlich mit einem externen System abzugleichen. Dabei unterstützt Sie der Import durch verschiedene Konfigurationseinstellungen, die an verschieden Szenarien angelehnt sind.

Eine Auflistung der explizit unterstützten Szenarien finden Sie im Folgenden. Auf dieser Seite wird außerdem die allgemeine Handhabung und Durchführung des Imports beschrieben.

Inhaltsverzeichnis

1 Häufige Einsatzszenarien für den Excel-Import
2 Einen Import durchführen
- 2.1 Vorbereitung
  - 2.1.1 Excel-Datei
  - 2.1.2 Prozessplattform
- 2.2 Excel-Datei hochladen
- 2.3 Import konfigurieren
- 2.4 Konflikterkennung
- 2.5 Vorschau generieren
- 2.6 Import starten
- 2.7 Import-Konfiguration speichern
  - 2.7.1 Reihenfolge der zugeordneten Attribute
- 2.8 Import nachbereiten
  - 2.8.1 Warum sollte ich Importe nachbearbeiten?

Häufige Einsatzszenarien für den Excel-Import

Wenn Sie Ihren Anwendungsfall in der unten stehenden Liste wiederfinden, können Sie sich auf der verlinkten Unterseite zusätzliche Informationen zur Vorgehensweise in diesem Fall beschaffen.

Einen Import durchführen

Das folgende Diagramm bietet eine schematische Übersicht über den Ablauf eines Excel-Importvorgangs. Für eine detaillierte Betrachtung können Sie auf die Grafik klicken, um diese zu vergrößern.

Ausführliche Informationen zu den einzelnen Schritten finden Sie in den weiteren Abschnitten dieses Artikels.

Vorbereitung

Excel-Datei

Die Excel-Datei muss diese Anforderungen erfüllen, damit sie akzeptiert wird und ein Import konfliktfrei durchgeführt werden kann. Tipps und Tricks für die korrekte Vorbereitung der Excel-Datei finden Sie auf der zu Ihrem Anwendungsfall passenden Unterseite.

Prozessplattform

Stellen Sie sicher, dass Ihre Prozessplattform entsprechend vorbereitet ist, indem alle Attribute und deren Ausprägungen, die importiert werden sollen, vorhanden sind.

Excel-Datei hochladen

Wählen Sie den Prozesskontext aus, in den der Import erfolgen soll und klicken Sie in der Werkzeugleiste auf den "Aus Excel importieren"-Knopf, um den Import-Assistenten zu öffnen.

Laden Sie im sich öffnenden Dialog Ihre Excel-Datei hoch.

Import konfigurieren

Im ersten Schritt des Assistenten müssen Sie folgende Einstellungen treffen:

Wählen Sie eine bestehende Importkonfiguration aus oder erstellen Sie eine neue eigene Konfiguration
Wählen Sie die gewünschte Datenquelle für Ihren Import aus.

Die Prozessplattform wählt beim Hochladen einer Excel-Datei auf Basis der Dateiherkunft automatisch eine Datenquelle aus. Je nach gewählter Datenquelle werden die Daten auf unterschiedliche Weise importiert. Insbesondere hat die gewählte Datenquelle Auswirkungen auf den Umgang mit Bestandsdaten in der Prozessplattform. Je nach gewünschtem Verhalten des Imports kann der Modus nach Wunsch geändert werden:

Datenquelle	Importverhalten (Hinweis: Elemente werden beim Import anhand ihrer eindeutigen ID identifiziert. Anhand der ID wird entschieden, ob ein Elemente verändert wurde bzw. neu ist.)

Datenquelle	Importverhalten (Hinweis: Elemente werden beim Import anhand ihrer eindeutigen ID identifiziert. Anhand der ID wird entschieden, ob ein Elemente verändert wurde bzw. neu ist.)
Export aus diesem Arbeitsbereich	Neue Elemente werden beim Import hinzugefügt Veränderte Elemente werden beim Import aktualisiert In der Prozessplattform vorhandene, jedoch nicht mehr in der Datei existierende Elemente werden unter den Ast “per Import entfernte Elemente” gehängt Ausnahme: Manuell in der Prozessplattform nach dem Export-Zeitpunkt erstellte Elemente werden beim Import nicht entfernt.
Export aus anderem Arbeitsbereich/Plattform	Neue Inhalte bzw. Elemente werden beim Import ergänzt Elemente, die in der Prozessplattform bereits vorliegen (identifiziert anhand ihrer ID), werden aktualisiert. Es werden keine Elemente automatisch entfernt.
Externe Quelle	Erfordert die Angabe einer Datenquellen-Kennung (frei wählbare, eindeutige ID) Die Datenquellen-Kennung wird den IDs der importierten Elementen als Präfix vorangestellt. Der Abgleich von Elemente geschieht anhand der verketteten ID. Durch mehrere unterschiedliche Datenquellen-Kennungen ist es möglich, mehrere Teil-Bäume unabhängig voneinander zu pflegen. Neue Elemente (erster Import aus der Quelle mit der Kennung oder neues Element in der Import-Datei) werden im Prozesskontextbaum hinzufgefügt. Elemente, die zuvor aus der gleichen Quelle (gleiche Kennung) importiert wurden, werden beim Import aktualisiert oder unter “per Import entfernte Elemente” gehängt, wenn diese nicht mehr in der Import-Datei vorhanden sind.

Weitere Erklärungen zu den Datenquellen und Hinweise, wann wir die Nutzung welcher Datenquelle empfehlen, finden Sie in den folgenden Artikeln, in denen die jeweiligen Einsatz-Szenarien beschrieben sind:

Szenario: Daten aus führendem externen System regelmäßig in die Plattform einspielen (Externe Quelle mit Datenquellenkennung)
Szenario: Einmaliger Import eines Prozesskontextes (Externe Quelle, keine Datenquellenkennung)
Szenario: Zusammengehörige Inhalte aus einem anderen Arbeitsbereich / aus einer anderen Plattform übertragen (Export aus anderem Arbeitsbereich / Plattform)
Szenario: Prozesskontext in Excel (nach-)bearbeiten (Export aus diesem Arbeitsbereich)

Im nächsten Schritt legen Sie noch die Zuordnung von Excel-Spalten auf Prozessplattform-Attribute an:

Wählen Sie das Tabellenblatt aus, dessen Daten importiert werden sollen.
Geben Sie ein, in welcher Zeile sich die Spaltenüberschriften und der erste Datensatz befinden.
Legen Sie die Zuordnungen an.

Der Import-Assistent wird automatisch versuchen, anhand der Spalten-Überschriften aus der Excel-Datei eine sinnvolle Zuordnung zu Attributen in der Prozessplattform vorzunehmen. Die automatische Zuordnung können Sie im Folgenden manuell ergänzen bzw. überschreiben. Klicken Sie auf den "Radierer-Knopf" in einer Zeile der Zuordnungstabelle, um die entsprechende Spalte der Excel-Tabelle beim Import-Lauf zu ignorieren bzw. um danach manuell eine Zuordnung zu einem anderen Attribut vorzunehmen.

Im letzten Schritt müssen Sie entscheiden, ob für die in den Excel-Daten referenzierten Informationsobjekte, die noch nicht in der Prozessplattform existieren, Platzhalter-Elemente angelegt werden sollen. Diese werden im Ast "Platzhalterelemente" des jeweiligen Prozesskontexts einsortiert.

Mit dem Knopf "Importvorschau anzeigen" können Sie sich die Importvorschau generieren lassen und sich angucken, welche Änderungen der Import durchführen wird.

Konflikterkennung

Vor der Generierung der Vorschau überprüft der Import ob

alle erforderlichen Attribute für die Ermittlung der Eltern-Kind-Beziehungen und der Element-Bezeichnung zugeordnet sind,
die Eltern-Kind-Beziehungen und Bezeichnungen der Elemente korrekt aufgelöst werden können,
und die Daten aller weiteren Attribute in einer Form vorliegen, die in die Plattform eingelesen werden kann.

Hat der Assistent nicht verarbeitbare Werte gefunden, erhalten Sie eine Liste der bemängelten Excel-Zellen mit Hinweisen zur Korrektur der eingegebenen Werte.

Die durch den Import gefundenen Konflikte müssen Sie nun auflösen. Dazu legen Sie benötigte fehlende Werte in der Prozessplattform an oder korrigieren Sie falsche Werte in der Excel-Datei. Wenn die Fehler sich ausschließlich durch korrigieren der Excel-Datei beheben lassen, können Sie in diesem Schritt direkt die korrigierte Datei hochladen. Die Vorschau wird dann mit dieser Datei und den vorher getroffenen Einstellungen erneut generiert. Sollten dabei erneut Konflikte festgestellt werden, landen Sie erneut in diesem Schritt.

Vorschau generieren

Wenn der Import keine Konflikte finden konnte und dieser durchgeführt werden kann, so wird Ihnen im nächsten Schritt die Importvorschau angezeigt. In der Vorschau wird zunächst die Anzahl der erkannten Änderungen pro Kategorie ("Hinzugefügte Elemente", "Entfernte Elemente", "Veränderte Elemente") dargestellt. Durch einen Klick auf die Zeilen können Sie die konkreten Prozesskontext-Elemente aus der entsprechenden Kategorie anzeigen lassen.

Die Kategorien sind dabei wie folgt unterteilt:

Hinzugefügte Elemente
- Das Element wird im gewählten Prozesskontext vollständig neu hinzugefügt
Veränderte Elemente
- Das Element ist im gewählten Prozesskontext in der Plattform vorhanden und hat nach dem Import einen anderen Pfad zur Wurzel (es wurde umgehangen)
- Das Element ist im gewählten Prozesskontext in der Plattform vorhanden und mindestens eines der zugeordneten Attribut weist einen anderen Wert in der Excel-Datei auf
Entfernte Elemente
- Das Element wird durch den Import unter den Ast “per Import entfernte Elemente” gehangen

Wie die Elemente in die o.g. Kategorien einsortiert werden ist abhängig von der gewählten Datenquelle bei der Importkonfiguration. Details finden Sie weiter oben im Abschnitt Prozesskontext importieren (Excel) | Import konfigurieren .

Entsprechen die Änderungen Ihren Erwartungen können Sie die Übertragung in die Plattform per Klick auf "Änderungen durchführen" veranlassen.

Import starten

Nach Start des Imports werden die vorher in der Vorschau angezeigten Änderungen in der Plattform durchgeführt. Dabei werden je nach Kategorie folgende Aktionen durchgeführt:

Hinzugefügte Elemente werden angelegt und in den Prozesskontext einsortiert
Veränderte Elemente werden an ihre neue Position umgehangen und/oder ihr Steckbrief wird aktualisiert
Entfernte Elemente werden in den Spezial-Ast "Per Import entfernte Elemente" verschoben

Nach Abschluss des Imports werden Ihnen die durchgeführten Änderungen angezeigt.

Import-Konfiguration speichern

Nach einem erfolgreich durchgeführten Import haben Sie die Möglichkeit Ihre Import-Konfiguration zu speichern. Die Import-Konfiguration beinhaltet die Datenquelle, die Einstellungen bzgl. der Excel-Datei und die ausgefüllte Zuordnungstabelle. Um die Konfiguration zu speichern müssen Sie lediglich eine Bezeichnung für die Konfiguration eingeben und Ihre Eingabe per Klick auf "Speichern" bestätigen.

Import nachbereiten

Die Ergebnisse von allen durchgeführten Importen werden automatisch von der Plattform für 180 Tage gespeichert. Diese können Sie in der Import-Historie einsehen und dort entsprechend nachbearbeiten.

Um die Import-Historie aufzurufen, wechseln Sie in den betroffenen Prozesskontext und klicken Sie in der Werkzeugleiste auf den "Import-Historie anzeigen"-Knopf.

Im erscheinenden Dialog können Sie den nachzubearbeitenden Import auswählen.