Szenario: Zusammengehörige Inhalte aus einem anderen Arbeitsbereich / aus einer anderen Plattform übertragen

Owned by Tim Rohmann
Last updated: Feb. 18, 2021 by Michael Mischke
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In diesem Szenario wird die Übertragung von bestehenden Prozesskontextes in einen anderen Arbeitsbereiche/eine andere Plattform behandelt. Dieses Szenario ist für Sie relevant, wenn Sie folgende Vorhaben verfolgen:

  • Spiegelung eines Arbeitsbereiches 

    • für Testzwecke/Spielwiese

    • für (interne) Schulungen

    • für große individuelle Projekte

  • Einspielen von Inhaltspaketen vorbereiten

    • z.B. Prozesskontexte für die ITIL-Bibliothek einspielen

Inhaltsverzeichnis

 

Ziel

Ziel dieses Szenarios ist es, einen Prozesskontext aus einer anderen Plattform oder einem anderen Arbeitsbereich in den eigenen Prozesskontext unter Beibehaltung der internen Identifikation zu ergänzen. Dadurch bleiben Referenzen und Links innerhalb des Inhaltspakets intakt. Dies ist der wesentliche Unterschied zum Szenario: Einmaliger Import eines Prozesskontextes. In diesem Szenario können neue Elemente hinzugefügt und bestehende Elemente (die anhand der internen Identifikation erkannt werden) verändert (d.h. aktualisiert / umgehängt) aber nicht entfernt werden. Im folgenden wird anhand eines Beispiels gezeigt, wie Sie die Plattform in einem derartigen Szenario am geschicktesten nutzen und einstellen.

Ausgangssituation

Für eine anstehende interne Schulung wollen Sie einen Schulungs-Arbeitsbereich in Ihrer Plattform aufsetzen. Die Schulung soll allerdings nicht in einem leeren Arbeitsbereich stattfinden sondern es soll der aktuelle Produktiv-Arbeitsbereich in den Schulungs-Arbeitsbereich gespiegelt werden, damit mit einer Kopie der echten Daten geschult werden kann. Bei der Spiegelung der Daten ist es wichtig, dass die interne Identifikation der Prozesskontext-Elemente intakt bleibt, damit Referenzen und Links aus Prozessen oder Prozesslandkarten weiterhin funktionieren. 

Im ersten Schritt der Spiegelung übertragen Sie die Prozesskontexte in den neuen noch leeren Schulungs-Arbeitsbereich. Dabei behandeln wir in diesem Szenario die Übertragung des "Organisationseinheiten und Stellen" Prozesskontextes. Die betroffenen Prozesskontexte sehen aktuell so aus:

(Organigramm Produktiv-Arbeitsbereich)   

(Organigramm Schulungs-Arbeitsbereich)

Vorbereitung der Plattform und der Excel-Datei

Vorbereitung der Plattform

Idealerweise haben Sie bei der Erstellung des Schulungs-Arbeitsbereich den Produktiv-Arbeitsbereich als Vorlage angegeben. Falls nein, müssten Sie zunächst sicherstellen, dass alle Attribute, die Sie mit importieren möchten, auch im Schulungs-Arbeitsbereich vorhanden sind. Dafür können Sie die Funktion zur Übertragung von Änderungen zwischen Konfigurationen benutzen.

Daten in Excel bearbeiten

In diesem Szenario muss die Excel-Datei nicht bearbeitet werden. Ein Export des "Organisationseinheiten und Stellen" Prozesskontextes aus dem Produktiv-Arbeitsbereich reicht aus:

(Tabellenblatt Organisationseinheiten)           

(Tabellenblatt Stellen)

Die richtigen Import-Einstellungen

Nach der Auswahl der vorbereiteten Excel-Datei müssen Sie folgende Einstellungen für den Import treffen:

Setzen Sie auf der ersten Seite des Import-Assistenten den Haken bei der Option "Organisationseinheiten inklusive Stellen" und wählen Sie "Export aus anderem Arbeitsbereich/Plattform" als Datenquelle aus. 

Mit dieser Datenquelle wird der Inhalt der Excel-Datei unter Beibehaltung der internen Identifikation in den Prozesskontext eingespielt. Sollte dabei erkannt werden, dass Elemente aus der Datei bereits im Prozesskontext vorhanden sind (wird anhand der internen Identifikation erkannt), so werden diese ggfs. aktualisiert und umgehangen. Die Beibehaltung der internen Identifkation ist wichtig für die Übertragung von Inhaltspaketen bzw. zusammengehörigen Inhalten, damit Referenzen und Links auf Prozesskontext-Elemente intakt bleiben.

Zuordnung der Excel-Spalten

Im nächsten Schritt wird konfiguriert, wo die Daten in der Excel-Datei stehen. Da wir in diesem Beispiel eine aus der Plattform exportierte Datei benutzen, kann der Import-Assistent hier direkt die richtigen Einstellungen treffen. Ggfs. müsste lediglich die Attributzuordnung noch nach eigenen Wünschen angepasst werden.

 

(Konfiguration Organisationseinheiten)     

(Konfiguration Stellen)

Nicht existierende referenzierte Informationsobjekte

Auf letzten Seite des Import-Assistenten muss entschieden werden, ob noch nicht existierende referenzierte Informationsobjekte angelegt werden sollen. Diese Einstellung ist nur relevant, wenn die einzuspielenden Daten Attribute vom Typ Referenz enthalten. In diesem Fall enthalten unsere zu importierenden Daten keine Attribute vom Typ Referenz.

Änderungsvorschau

Die generierte Vorschau zeigt an, dass dieser Importlauf 74 neue Prozesskontexte importieren bzw. anlegen würde. Da dies genau unseren Erwartungen entspricht, können wir die Änderungen durchführen.

Resultat

Nach erfolgreichem Import sieht der Organisationseinheiten und Stellen Prozesskontext im Schulungs-Arbeitsbereich nun so aus:

Der Prozesskontext aus dem Produktiv-Arbeitsbereich wurde in den Schulungs-Arbeitsbereich übernommen. Dabei wurde in diesem Szenario die interne Identifikation beibehalten. Dadurch bleiben Referenzen und Links intakt, wenn Sie im nächsten Schritt der Arbeitsbereich Spiegelung nun Ihre Prozesse und Prozesslandkarten per PicJSON-Import übertragen.