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Szenario: Daten aus führendem externen System regelmäßig in die Plattform einspielen

Szenario: Daten aus führendem externen System regelmäßig in die Plattform einspielen

In diesem Szenario wird der regelmäßige Abgleich von Prozesskontext-Daten mit einem externen System behandelt. Dieses Szenario ist für Sie relevant, wenn Sie folgendes Vorhaben verfolgen:Regelmäßige Synchronisation mit einem externem System, welches die Daten des Prozesskontextes bereits enthält (z.B. HR-Systeme oder Personalverwaltungs-Systeme)

Inhaltsverzeichnis

 


Ziel

Ziel dieses Szenarios ist es, einen Prozesskontext (Teilbaum) regelmäßig mit führenden externen Systemen zu synchronisieren. Dabei können neue Elemente hinzugefügt und bestehende Elemente geändert und entfernt werden. Im folgenden wird anhand eines Beispiels gezeigt, wie Sie die Plattform in einem derartigen Szenario am geschicktesten nutzen und einstellen.

Ausgangssituation

In Ihrer Organisation wird das Organigramm (Organisationseinheiten und Stellen) in einem bereits vorhandenen Personalverwaltungs-System gepflegt und vorgehalten. Diese Daten wollen Sie daher nicht doppelt pflegen, sondern in regelmäßigen Abständen in die Plattform einspielen. Das System, welches die Personaldaten verwaltet, ermöglicht es die vorgehaltenen Daten nach Excel zu exportieren. Diesen Export wollen wir in diesem Beispiel verwenden, um die Daten in die PPP einzuspielen. Dabei wollen wir die Daten so einspielen, dass eine regelmäßige Synchronisation mit dem externen System stattfinden kann.

Der Prozesskontext "Organisationseinheiten und Stellen" ihrer Plattform sieht aktuell so aus (siehe Screenshot).

Der Ast "Rollen/Funktionen" ist bereits vorhanden und soll auch erhalten bleiben, da er unter anderem die ITIL-Rollen enthält, die in den ITIL-Prozessen verwendet werden. Dieser Teilbereich ist natürlich nicht im Personalverwaltungs-System enthalten, da es sich hier nicht um "echte" Organisationseinheiten oder Stellen handelt. Der Teilbereich soll beim Abgleich mit dem externen Personalverwaltungs-System unangetastet bleiben.


Vorbereitung der Plattform und der Excel-Datei

Vorbereitung der Plattform

Die Plattform sollte in soweit vorbereitet werden, dass alle Informationen, die aus dem Personalverwaltungs-System stammen, auch in der Plattform in Form von Attributen hinterlegt werden können. Sollten nicht alle Attribute vorhanden sein, müssen Sie diese vor dem ersten Import anlegen.

Daten in Excel bearbeiten

Das Personalverwaltungs-System ermöglicht es, sowohl eine Auflistung aller Organisationseinheiten als auch einen Stellenplan nach Excel zu exportieren. Diese exportierten Dateien könnten zum Beispiel so aussehen: