Szenario: Daten aus führendem externen System regelmäßig in die Plattform einspielen
In diesem Szenario wird der regelmäßige Abgleich von Prozesskontext-Daten mit einem externen System behandelt. Dieses Szenario ist für Sie relevant, wenn Sie folgendes Vorhaben verfolgen:Regelmäßige Synchronisation mit einem externem System, welches die Daten des Prozesskontextes bereits enthält (z.B. HR-Systeme oder Personalverwaltungs-Systeme)
Inhaltsverzeichnis
Ziel
Ziel dieses Szenarios ist es, einen Prozesskontext (Teilbaum) regelmäßig mit führenden externen Systemen zu synchronisieren. Dabei können neue Elemente hinzugefügt und bestehende Elemente geändert und entfernt werden. Im folgenden wird anhand eines Beispiels gezeigt, wie Sie die Plattform in einem derartigen Szenario am geschicktesten nutzen und einstellen.
Ausgangssituation
In Ihrer Organisation wird das Organigramm (Organisationseinheiten und Stellen) in einem bereits vorhandenen Personalverwaltungs-System gepflegt und vorgehalten. Diese Daten wollen Sie daher nicht doppelt pflegen, sondern in regelmäßigen Abständen in die Plattform einspielen. Das System, welches die Personaldaten verwaltet, ermöglicht es die vorgehaltenen Daten nach Excel zu exportieren. Diesen Export wollen wir in diesem Beispiel verwenden, um die Daten in die PPP einzuspielen. Dabei wollen wir die Daten so einspielen, dass eine regelmäßige Synchronisation mit dem externen System stattfinden kann.
Der Prozesskontext "Organisationseinheiten und Stellen" ihrer Plattform sieht aktuell so aus (siehe Screenshot).
Der Ast "Rollen/Funktionen" ist bereits vorhanden und soll auch erhalten bleiben, da er unter anderem die ITIL-Rollen enthält, die in den ITIL-Prozessen verwendet werden. Dieser Teilbereich ist natürlich nicht im Personalverwaltungs-System enthalten, da es sich hier nicht um "echte" Organisationseinheiten oder Stellen handelt. Der Teilbereich soll beim Abgleich mit dem externen Personalverwaltungs-System unangetastet bleiben.
Vorbereitung der Plattform und der Excel-Datei
Vorbereitung der Plattform
Die Plattform sollte in soweit vorbereitet werden, dass alle Informationen, die aus dem Personalverwaltungs-System stammen, auch in der Plattform in Form von Attributen hinterlegt werden können. Sollten nicht alle Attribute vorhanden sein, müssen Sie diese vor dem ersten Import anlegen.
Daten in Excel bearbeiten
Das Personalverwaltungs-System ermöglicht es, sowohl eine Auflistung aller Organisationseinheiten als auch einen Stellenplan nach Excel zu exportieren. Diese exportierten Dateien könnten zum Beispiel so aussehen:
(Organisationseinheiten Export)
(Stellenplan)
Viele HR-Systeme oder Personalverwaltungs-Systeme ermöglichen bereits den Export des Organigramms in Form von Wiederholungsgruppen oder Eltern-IDs. Sollte Ihr System dies nicht ermöglichen, sind in diesem Schritt größere manuelle Nacharbeiten notwendig, um die Daten für den Import vorzubereiten.
Die oben dargestellten Beispieldateien benötigen kaum Nacharbeit in Excel, da die Plattform bereits in der Lage ist dieses Format zu verarbeiten. Wir müssen lediglich die beiden separaten Dateien zu einer Datei zusammenfügen und mit den Anforderungen an die Quelldatei abzugleichen.
Die richtigen Import-Einstellungen
Nach der Auswahl der vorbereiteten Excel-Datei können Sie im Import-Assistenten den Haken bei der Option "Organisationseinheiten inklusive Stellen" setzen und die Externe Quelle als Datenquelle festlegen. Im Anschluss müssen Sie eine Datenquellenkennung festlegen und auswählen in welchem Format die Daten vorliegen.
Die Daten werden mit der angegebenen Datenquellenkennung markiert, so dass diese bei zukünftigen Importen wiedererkannt werden können. Einmal festgelegt sollte die Datenquellenkennung für dieses externe System nicht geändert werden. Alle zukünftigen Abgleiche mit diesem System müssen unter Angabe der gleichen Datenquellenkennung erfolgen.
Zuordnung der Excel-Spalten
Im nächsten Schritt wird konfiguriert, wo die Daten in der Excel-Datei stehen. Da wir in diesem Beispiel den Export eines externen Systems verwenden, kann es vorkommen, dass die Spaltenüberschriften nicht eins-zu-eins auf Attributbezeichnungen in der Plattform passen. Da wir diesen Abgleich regelmäßig durchführen wollen und dabei so wenig manuelle Nacharbeiten wie möglich haben wollen, konfigurieren wir den Import genau einmal beim initialen Import. Im Anschluss an den initialen Import wird die Importkonfiguration gespeichert, so dass wir diese bei allen künftigen Importen wiederverwenden können.
(Konfiguration Organisationseinheiten)
(Konfiguration Stellen)
Nicht existierende referenzierte Informationsobjekte
Die letzte Seite des Import-Assistenten ist für dieses Szenario nicht relevant, da kein Attribut vom Typ Referenz importiert wird. Hier entfernen wir den Haken bei "Nicht existierende referenzierte Informationsobjekte anlegen" und fahren fort zur Importvorschau.
Änderungsvorschau
Die generierte Vorschau zeigt an, dass dieser Importlauf 60 neue Prozesskontexte importieren bzw. anlegen würde. Der bereits existierenden Teilbereich des Prozesskontextes (s.o.) ist unangetastet geblieben. Da dies genau unseren Erwartungen entspricht, können wir die Änderungen durchführen.
Speichern der Konfiguration
Wir sollten auf keinen Fall vergessen, die Importkonfiguration auf der letzten Seite des Import-Assistenten zu speichern.
Vergabe der Konfigurations-Bezeichnung
Wir sollten auf keinen Fall vergessen, die Importkonfiguration auf der letzten Seite des Import-Assistenten zu speichern. Dabei sollte eine aussagekräftige Bezeichnung gewählt werden.
Resultat
Nach erfolgreichem Import sieht der Organisationseinheiten und Stellen Prozesskontext in der Plattform nun so aus:
Wiederholter Import
Nach unserem initialen Import sind einige Wochen vergangen und es gab einige Ergänzungen im Organigramm, weshalb wir einen erneuten Abgleich mit unserem Personalverwaltungs-System durchführen wollen.
Unser Prozesskontext in der Plattform sieht weiterhin so aus, wie unter Resultat abgebildet.
Im ersten Schritt exportieren wir die Organisationseinheiten und den Stellenplan unseres Personalverwaltungs-Systems:
Die Organisationseinheit "5 - Externe Dienstleistungen" sowie zwei untergeordnete Organisationseinheiten sind hinzugekommen.
Wenn wir am Anfang des Import-Assistenten unsere vorher gespeicherte Konfiguration auswählen, werden direkt alle Einstellungen korrekt belegt und wir können direkt zur Vorschau fortfahren.
Der Import hat korrekt erkannt, dass im Export des Personalverwaltungs-Systems 3 neue Elemente hinzugekommen sind und das alle anderen Elemente aus dem Export bereits in der Plattform vorhanden sind (keine weiteren neuen oder veränderten Elemente). Außerdem bleibt der bereits existierende Teilbereich "Rollen/Funktionen" unangetastet.
Der ergänzte Prozesskontext sieht im Anschluss so aus: