Anforderungen an die Datei

• Die Quelldaten müssen in Form von MS-Excel-2003 oder 2007-Dateien (*.xls oder *.xlsx) vorliegen.

• Die Quelldatei darf nicht passwortgeschützt sein oder geschützte Bereiche enthalten.

• Es können nur Informationen importiert werden, für die am jeweiligen Prozesskontexttyp ein entsprechendes >Attribut konfiguriert ist.

• Die Vorlage-Tabellen müssen grundsätzlich so aufgebaut sein, dass für jedes zu importierende Element genau eine Tabellen-Zeile und für jedes zu importierende Attribut genau eine Tabellen-Spalte existiert (Ausnahmen s. u.). Bezüglich der Reihenfolge der Spalten gibt es seitens des Import-Assistenten hingegen keine zwingenden Vorgaben. Für jeden Import-Lauf kann frei eingestellt werden, welche Spalte der Quell-Tabelle auf welche Attribute des Prozesskontext-Elements abgebildet werden sollen. 

• In den zu importierenden Spalten dürfen ausschließlich „echte“ Werte enthalten sein, keine „berechneten“ Werte (Formeln). Dies ist nötig, da die Prozessplattform die hinterlegten Formeln nicht selbst „ausrechnen“ kann. Falls es bei der Erstellung der Import-Liste für Sie hilfreich ist, können Sie natürlich trotzdem gerne mit Formeln arbeiten. Wichtig ist dann, dass Sie vor dem Import die „berechneten“ Spalten abschließend kopieren und über die Zwischenablage wieder als Werte (mit der Funktion „nur Werte kopieren“) in das Excel-Dokument einfügen.

• Die hierarchischen Beziehungen innerhalb der Quelldaten können entweder über Eltern-IDs oder über sogenannte Wiederholungsgruppen abgebildet werden. 

• Das zu importierende Tabellenblatt in der Quelldatei darf nicht mehr als 50.000 Zeilen beinhalten.

Inhaltsverzeichnis

Erzeugung einer geeigneten Datei für eine anstehende Datenerhebung

Um einen reibungslosen Import nach einer Datenerhebung durchführen zu können, sollte bereits vor der Datenerhebung an den Import gedacht werden. Dabei ist es von Vorteil, wenn die Datenerhebung direkt in einer extra vorbereiteten Excel-Datei erfolgt. Auf diesem Wege können die Hilfsfunktionen des Imports optimal genutzt werden.

Um eine solche Datei zu erzeugen gehen Sie wie folgt vor:

1. Überlegen Sie sich welche Attribute Sie erheben und importieren wollen und stellen Sie sicher, dass diese in der Plattform am gewünschten Prozesskontext hinterlegt sind. (=> Attribute konfigurieren)
2. Erstellen Sie sich eine Sicht, die nur auf genau diese Attribute Zugriff hat (=> Attribut-Sichten konfigurieren)
3. Führen Sie einen Excel-Export mit dieser Sicht durch (=> Prozesskontext exportieren)
4. Entfernen Sie ggfs. bereits vorhandene Datensätze in der Datei, so dass nur noch die Tabellenstruktur übrig bleibt

Die so vorbereitete Datei für die Erhebung von Software-Prozesskontextelementen könnte zum Beispiel so aussehen (die Anzahl der Ebenen müsste im Laufe der Datenerhebung sofern notwendig erweitert werden):

Fehlermeldung beim Import: Die maximale Anzahl an Zeilen überschritten

Wenn Sie die Fehlermeldung erhalten, dass die Anzahl der Zeilen 50000 überschritten hat und Ihre Zeilen mit Inhalten keine 50000 Zeilen überschreitet, können Sie folgendes tun.

Öffnen Sie Ihre Excel-Datei. Suchen Sie nach der letzten Zeile mit Inhalt. Klicken Sie ganz links in die Zeilennummer der ersten leeren Zeile, um die ganze Zeile zu markieren.

Scrollen Sie mit dem Scrollbar auf der rechten Seite nach unten zum Ende Ihrer Excel-Datei. Halten Sie die Shift-Taste gedrückt bevor Sie die ganze letzte leere Zeile auswählen. Klicken Sie nun in die Zeilennummer der letzten leeren Zeile und die leeren Zeilen dazwischen werden automatisch ausgewählt. Alternativ können Sie auch in die Zeilennummer klicken und gedrückt halten. Dann gehen Sie mit Ihrer Maus nach unten, um die Zeilen auszuwählen.

Oben im Menü unter Zellen finden Sie den Löschen-Knopf. Klappen Sie das Menü durch das Klicken auf den Pfeil auf und wählen Sie Blattzeilen löschen aus. Alternativ können Sie auch Zellen löschen auswählen.

Speichern Sie die Datei und laden Sie sie hoch.

Abbildung von hierarchischen Beziehungen mithilfe von Wiederholungsgruppen

Hierarchische Beziehungen zwischen den Prozesskontext-Elementen (PE) können über sogenannte Wiederholungsgruppen in den Spalten "Ebene 1" - "Ebene n" abgebildet:

• Je Element gibt es eine Zeile in der Tabelle.
• Der Bezeichner eines PEs der "Tiefe" n im Prozesskontext steht in der Spalte "Ebene n" der Tabelle.
• In den Spalten "Ebene1" bis "Ebene n-1" stehen die Bezeichner des jeweiligen hierarchisch übergeordneten PEs dieses PEs.
• Durch das Lesen der Spalten "Ebene 1" bis "Ebene n" ergibt sich der Pfad zu diesem PE ausgehend von der "Wurzel" des Prozesskontextes.
• Die Zellen der Spalten für nicht benötigte Ebenen bleiben leer.
• Es können beliebig viele Hierarchie-Ebenen importiert werden.

Zur Veranschaulichung finden Sie im folgenden eine Excel-Datei mit Wiederholungsgruppen und die Darstellung dieser Datei innerhalb der Plattform nach dem Import:

(Excel-Datei mit Wiederholungsgruppen)                                                                                                                                                                          

(Darstellung innerhalb der Plattform nach Import)                                                                                                                                                                                         

Abbildung von hierarchischen Beziehungen mithilfe von Eltern-IDs

Hierarchische Beziehungen zwischen den Prozesskontext-Elementen (PE) können auch per Eltern-ID abgebildet werden:

• Je Element gibt es eine Zeile in der Tabelle.

• Jedes Element wird anhand der ID (Lfd. Nummer bzw. textueller Schlüssel zur eindeutigen Identifikation eines Elementes innerhalb der Datei)
  in der entsprechenden Zeile identifiziert

• Das jeweilige Eltern-Element eines Elements wird in der Spalte Eltern-ID festgelegt (Verweis auf die ID der in der Hierarchie übergeordneten Zeile). Soll ein Element auf Wurzelebene einsortiert werden, so bleibt diese Spalte leer

Zur Veranschaulichung finden Sie im folgenden eine Excel-Datei mit Eltern-IDs und die Darstellung dieser Datei innerhalb der Plattform nach dem Import:

(Excel-Datei mit Eltern-IDs)

(Darstellung innerhalb der Plattform nach Import)

Abbildung von Organisationseinheiten mit Stellen

Einen Sonderfall bildet die Abbildung von Organisationeinheiten mit ihren untergeordneten Stellen. Dabei wird auf einem Tabellenblatt die hierarchische Beziehung der Organisationseinheiten untereinander (mit Wiederholungsgruppen oder Eltern-IDs) abgebildet, während auf einem anderen Tabellenblatt die Stellen mithilfe von Eltern-IDs ihren Organisationeinheiten zugeordnet werden. 

Zur Veranschaulichung finden Sie im folgenden eine Excel-Datei für den Import von Organisationseinheiten mit Stellen und die Darstellung dieser Datei innerhalb der Plattform nach dem Import:

                       
(1. Tabellenblatt - Abbildung Organisationseinheiten mithilfe von Wiederholungsgruppen)          (2. Tabellenblatt - Zuordnung der Stellen mithilfe von Eltern-IDs)

(Darstellung innerhalb der Plattform nach Import)

Zulässige Werte für verschiedene Attributtypen