Lerninhalt
- Was ist ein Prozess?
- Wie benenne ich einen Prozess?
- Wie stelle ich den Anfang und das Ende eines Prozesses dar?
- Wie zeige ich auf, welche Aktivitäten im Prozess durchgeführt werden?
Beispiel-Sachverhalt
- In einer Verwaltung gehen Anträge ein.
- Ein Antrag wird zunächst immer formell und dann sachlich/inhaltlich geprüft.
- Nachdem die Prüfungen abgeschlossen worden sind, wird eine Genehmigung ausgestellt.
- Danach ist der Prozess beendet.
Umsetzung
Bei dem beschriebenen Sachverhalt handelt es sich um einen klassischen Prozess. Wir können den Anfang der Aktitiväten gut erkennen, wir wissen genau was zu tun ist und erkennen auch, wann und wie der Prozess beendet wird.
Wir erstellen ein neues Prozessmodell mit dem Namen "Antrag genehmigen". Bei der Benennung von Prozessen sollte immer darauf geachtet werden, dass der Name für den Nutzer des Modells sprechend, einfach und eindeutig ist.
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Es empfiehlt sich bei der Prozessfindung und der Namensgebung für einen Prozess einen Moment nachzudenken. Das erste was die Nutzer Ihrer Prozessmodelle sehen werden ist der Name des Prozesses. Im besten Fall sollte jeder anhand des Names schon verstehen "um was es geht". Eine detaillierte Checkliste für das "Finden von Prozessen" und die "richtige" Namensgebung findet sich hier: Was ist ein Prozess? |
Unser Prozess "Antrag genehmigen" ist noch recht einfach, also können wir direkt unser Prozessdiagramm zeichnen.Ein Prozessdiagramm ist ein Zeichenblatt, auf dem unser Prozess dargestellt wird.
Wenn Sie später komplexere Prozesse darstellen möchten, so kann es sein, dass Sie innerhalb Ihres Prozessmodells durchaus mehrere Prozessdiagramme zeichnen. Ihr Prozessmodell besteht dann sozusagen aus mehreren Bildern (Zeichenblättern). Für den Anfang können wir dies aber ignorieren und unser erstes Prozessmodell "malen".
Prozessmodell: Antrag genehmigen
- Unser Prozessmodell beginnt mit einem Startereignis (grüner Kreis). Hiermit markieren wir den Anfang des Prozesses.
- Unsere Prozessbausteine bilden die einzelnen Arbeitsschritte ab. Im vorliegenden Fall benötigen wir 3 Prozessbausteine.
- Unser Endereignis (roter Kreis) zeigt uns das Ende unseres Prozess an.
- Die Ereignisse und Prozessbausteine werden mit schwarzen Pfeilen (Sequenzflüssen) miteinander verbunden.
- Wenn Sie diesen schwarzen Pfeilen folgen, können Sie "den Fluss durch Ihren Prozess" verfolgen. Sie erkennen also, was in welcher Reihenfolge passiert.
- Durch eine sinnvolle und einfache Namensgebungen versteht ein Nutzer des Prozessmodells den Prozess sehr schnell und kann sich einen guten Überblick verschaffen.
- Durch einen klaren Anfang und ein klares Ende, kann man sofort erkennen "wann der Prozess startet" und was "am Ende erreicht worden ist", ohne sich die einzelnen Zwischenschritte ansehen zu müssen.
Neue Elemente
| Symbol | Element | ||
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 | Startereignis Jeder Prozess beginnt mit einem Startereignis. Ein Startereignis kennzeichnet den Anfang eines Prozesses, so dass direkt erkennbar ist, wo und womit der Prozess beginnt. Ein Startereignis bekommt eine sprechende Bezeichnung, damit der Betrachter des Modells sofort versteht, unter welchen Bedingungen der Prozess anfängt.
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 | Prozessbaustein Die Prozessbausteine der PICTURE-Methode zeigen typische Aktivitäten auf, die bei der Bearbeitung eines Prozesses durchlaufen werden. Die PICTURE-Methode bietet 24 verschiedene Arten von Prozessbausteinen. Mithilfe des kleinen Symbols an einem Prozessbaustein ist direkt zu erkennen, um welchen Prozessbaustein es sich handelt (in diesem Fall: "Formell prüfen"). Ein Prozessbaustein wird mit einem kurzen und prägnanten Text näher beschrieben, so dass für den Betrachter direkt erkennbar ist, was hier passiert. Eine Übersicht über alle PICTURE-Prozessbausteine der PICTURE Prime-Methode findet sich hier: TODO | ||
 | Endereignis Jeder Prozess muss mindestens ein klar beschriebenes Endereignis haben. Hier endet der Prozess und es muss deutlich werden, welcher Sachverhalt eingetreten ist, wenn der Prozess beendet ist. Der Betrachter erkennt damit sofort, was das Ergebnis des Prozesses ist. Ein Prozess kann durchaus mehrere Endereignisse haben. In diesem Fall endet ein Prozess sobald das erste Endereignis erreicht worden ist.
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 | Sequenzfluss Die einzelnen Ereignisse und Prozessbausteine eines Prozesses werden mit Pfeilen miteinander verbunden. Der Sequenzfluss ist ein Pfeil, der anzeigt, was in einem Prozess nacheinander passiert. Wenn Sie diesen Pfeilen in einem Prozess folgen, so erkennen Sie, was nacheinander passiert. Ein Sequenzfluss ist ein schwarzer Pfeil mit ausgemalter Spitze. |
Diskussion
Zugegeben, das war einfach. Zu einfach? Nein. Bitte denken Sie daran, ein Prozessmodell kann nicht zu einfach sein, solange es zweckmäßig ist.
Wenn Sie in Ihrem Prozessmodell alles erfasst haben, was Ihnen wichtig ist, bzw. was den Betrachtern des Modells wichtig ist, so sind Sie fertig. Fügen Sie dann nichts mehr hinzu, machen Sie das Modell nicht "mächtiger" als Sie es wirklich brauchen.
| Tipp |
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Die goldene Regel: "Weniger ist oftmals mehr!" - Die Kunst bei der Prozessmodellierung ist es, dass wichtige Dinge prägnant dargestellt werden und Unwichtiges besser weggelassen wird. |
Gleichwohl können wir hier sicherlich noch ein paar Details hinzufügen, z.B. ist denkbar, dass der Antrag ggf. nicht genehmigt wird.