Seitenvergleich

...

Im folgenden finden Sie einige Beispiel für einige typische Arbeiten rund um die Prozessdokumentation, die Sie bei denen Sie sich in der Prozessplattform mittels Workflows unterstützen lassen könntenkönnen.

Erhebung von Prozesssteckbrief-Informationen mit anschließender Qualitätssicherung

...

Workflow-Vorlagen anlegen und freischalten

Ausführliche Informationen zum Anlegen von Workflow-Vorlagen und deren Einstellungsmöglichkeiten finden Sie unter https://picture.atlassian.net/wiki/spaces/pppdoc320/pages/3302555679/Workflow-Vorlagen+verwalten+3.18#Workflow-Vorlage-erstellen sowiehttps://picture.atlassian.net/wiki/spaces/pppdoc320/pages/3302555679/Workflow-

...

Vorlagen+verwalten+3.18#Workflow-Vorlage-bearbeiten.

Beachten Sie bei der Konfiguration Ihrer Workflow-Vorlagen darüber hinaus folgende Praxis-Tipps:

• Hinterlegen Sie aussagekräftige

  Beschreibung hinterlegen

  Beschreibungen (sowohl für die ganze

  WF-Vorlage sowie

  Workflow-Vorlagen als auch für die einzelnen Phasen)

  ggf. bestimmte WF-Phasen direkt einzelnen Benutzern oder Gruppen zuordnen. Hierbei ggf. sinnvoll: Bilden spezielle Gruppen

  . Diese Texte werden an verschiedenen Stellen der Benutzeroberfläche sowie der E-Mail-Benachrichtigungen verwendet, um die Anwenderinnen und Anwender anzuleiten. Verfassen Sie die Texte daher bewusst so, dass sie sich gezielt an die Initiatoren bzw. Beteiligten der Workflows richten. Formulieren Sie insbesondere klare und präzise Handlungsaufforderungen.

• Prüfen Sie, ob einzelne Phasen eines Workflows in jedem Fall (d.h. unabhängig von einem konkreten Prozess bzw. einer bestimmten Prozesslandkarte) von den selben konkreten Benutzern bzw. Gruppen von Benutzern wahrgenommen werden sollen. (Bsp.: Die Phase “Methodische Qualitätssicherung durchführen” soll immer durch die Mitglieder der Gruppe “Organisatoren” bearbeitet werden.) In diesem Fall kann es sinnvoll sein, diese Zuordnung direkt in der Workflow-Vorlage vorzunehmen. Hierfür könnte es zudem sinnvoll sein, speziell zu diesem Zweck separate Gruppen in der Prozessplattform zu erstellen, die lediglich als “Verteiler” für bestimmte

  WF

  Workflow-Aufgaben fungieren.

• Nachdem Sie eine erste Fassung Ihrer Workflow-Vorlage testen

• WF-Vorlage (für Testlauf) aktivieren

Hinweis: WF-Vorlagen können

erstellt haben, empfehlen wir Ihnen, diese zunächst zu testen, bevor Sie sie dauerhaft aktivieren. Dies ist wichtig, da Workflow-Vorlagen nicht mehr geändert werden können,

sobald mind.

solange mindestens ein aus der Vorlage abgeleiteter

WF

Workflow existiert. Daher

Test sinnvoll. Falls Änderung nötig, den Test-WF löschen, anschl. WF-Vorlage deaktivieren und Nachbearbeitung durchführen.

Workflow-Vorlage (endgültig) aktivierensollten Sie eine neue Workflow-Vorlage zunächst für einen kurzen Testlauf vorübergehend aktivieren. Falls Sie beim Test feststellen, dass eine Änderung nötig ist, gehen Sie wie folgt vor:

• Deaktivieren Sie die Workflow-Vorlage.

• Löschen Sie den beim Test erstellten Workflow.

• Führen Sie die Nachbearbeitung der Workflow-Vorlage durch und wiederholen Sie den Test.

• Nach erfolgreichem Test können Sie die Workflow-Vorlage dauerhaft aktiviert lassen.

Zugriffsrechte für die Arbeit mit Workflows einrichten

...

Einstellen, wer WFs starten darf

• WFs mit komplett vordefinierter Benutzerzuordnung

• WFs mit (teilweiser) Benutzerzuordnung beim WF-Start

...

Einstellen, wer Aufgaben im Rahmen von WFs bearbeiten darf

...

Für die Arbeit mit Workflows müssen Sie ggf. die bestehenden Berechtigungseinstellungen für die Benutzerkonten und/oder Gruppen in Ihrem Prozessplattform-Mandanten anpassen:

Personen, die Workflow-Vorlagen verwalten sollen, benötigen eine Lizenz vom Typ “Administrator” und können entsprechende Arbeiten nur im Administrator-Modus durchführen. Stellen Sie daher ggf. sicher, dass deren Benutzerkonten über die entsprechende Lizenz verfügen.

Wer einen Workflow starten darf, hängt davon ab, welche Start-Berechtigung für den Workflow hinterlegt worden ist und ob für die Workflow-Vorlage in allen Phasen eine vordefinierte Zuordnung der Akteure (Bearbeiter der durch den Workflow erstellten Aufgaben) eingestellt ist oder nicht:

• Workflow-Vorlagen mit vollständig vordefinierter Zuordnung können durch alle Nutzer gestartet werden, die über das Recht “Arbeiten mit Aufgaben“ verfügen sowie das am Workflow hinterlegte Recht auf die Referenzobjekte (lesen oder lesen & schreiben oder lesen & schreiben & verwalten).

• Falls die Workflow-Vorlage für mindestens eine Phase eine manuelle Auswahl der Akteure beim Workflow-Start vorsieht, kann diese Vorlage nur durch diejenigen Nutzer zum Starten eines Workflows verwendet werden, die

  • über das funktionale Recht “Berechtigungen mittels Aufgaben delegieren” verfügen
    und die am Workflow hinterlegten Recht auf die Referenzobjekte (lesen oder lesen & schreiben oder lesen & schreiben & verwalten) besitzen.

Um als Beteiligter an einem Workflow mitwirken zu können, benötigt ein Nutzer das funktionale Recht “Arbeiten mit Aufgaben“.

Tipp
Tipp: Prüfen Sie, ob Sie bestehende (Benutzer-)Gruppen um die o.g. Einstellungen erweitern können oder richten Sie ggf. neue Nutzergruppen ein. Dann ist es nicht erforderlich, diese Einstellungen für jedes Benutzerkonto einzeln vorzunehmen. Stattdessen reicht es aus, die gewünschten Nutzer als Mitglied in die o.g. Gruppen aufzunehmen.