...
Hinterlegen Sie aussagekräftige Beschreibungen (sowohl für die ganze Workflow-Vorlagen als auch für die einzelnen Phasen). Diese Texte werden an verschiedenen Stellen der Benutzeroberfläche sowie der E-Mail-Benachrichtigungen verwendet, um die Anwenderinnen und Anwender anzuleiten. Verfassen Sie die Texte daher bewusst so, dass sie sich gezielt an die Initiatoren bzw. Beteiligten der Workflows richten. Formulieren Sie insbesondere klare und präzise Handlungsaufforderungen.
Prüfen Sie, ob einzelne Phasen eines Workflows in jedem Fall (d.h. unabhängig von einem konkreten Prozess bzw. einer bestimmten Prozesslandkarte) von den selben konkreten Benutzern bzw. Gruppen von Benutzern wahrgenommen werden sollen. (Bsp.: Die Phase “Methodische Qualitätssicherung durchführen” soll immer durch die Mitglieder der Gruppe “Organisatoren” bearbeitet werden.) In diesem Fall kann es sinnvoll sein, diese Zuordnung direkt in der Workflow-Vorlage vorzunehmen. Hierfür könnte es zudem sinnvoll sein, speziell zu diesem Zweck separate Gruppen in der Prozessplattform zu erstellen, die lediglich als “Verteiler” für bestimmte Workflow-Aufgaben fungieren.
Nachdem Sie eine erste Fassung Ihrer Workflow-Vorlage erstellt haben, empfehlen wir Ihnen, diese zunächst zu testen, bevor Sie sie dauerhaft aktivieren. Dies ist wichtig, da Workflow-Vorlagen nicht mehr geändert werden können, solange mindestens ein aus der Vorlage abgeleiteter Workflow existiert. Daher sollten Sie eine neue Workflow-Vorlage zunächst für einen kurzen Testlauf vorübergehend aktivieren. Falls Sie beim Test feststellen, dass eine Änderung nötig ist, gehen Sie wie folgt vor:
Deaktivieren Sie die Workflow-Vorlage.
Löschen Sie die den beim Test erstellten Workflow.
Führen Sie die Nachbearbeitung der Workflow-Vorlage durch und wiederholen Sie den Test.
Nach erfolgreichem Test können Sie die Workflow-Vorlage dauerhaft aktiviert lassen.
...
Wer einen Workflow starten darf, hängt davon ab, welche Start-Berechtigung für den Workflow hinterlegt worden ist und ob für die Workflow-Vorlage in allen Phasen eine vordefinierte Zuordnung der Akteure (Bearbeiter der durch den Workflow erstellten Aufgaben) eingestellt ist oder nicht:
Workflow-Vorlagen mit vollständig vordefinierter Zuordnung können durch alle Nutzer gestartet werden, die über das Recht “Arbeiten “Arbeiten mit Aufgaben“ Aufgaben“ verfügen sowie zumindest Leserecht auf das Bezugsobjekt des Workflows (Prozess/Prozesslandkarte) habendas am Workflow hinterlegte Recht auf die Referenzobjekte (lesen oder lesen & schreiben oder lesen & schreiben & verwalten).
Falls die Workflow-Vorlage für mindestens eine Phase eine manuelle Auswahl der Akteure beim Workflow-Start vorsieht, kann diese Vorlage nur durch diejenigen Nutzer zum Starten eines Workflows verwendet werden, die
über das funktionale Recht “Berechtigungen “Berechtigungen mittels Aufgaben delegieren” delegieren” verfügen
und die für den Ordner, innerhalb dessen sich das Bezugsobjekt befindet, das Ordner-Recht “lesen & schreiben & verwalten” verfügenam Workflow hinterlegten Recht auf die Referenzobjekte (lesen oder lesen & schreiben oder lesen & schreiben & verwalten) besitzen.
Um als Beteiligter an einem Workflow mitwirken zu können, benötigt ein Nutzer das funktionale Recht “Arbeiten mit Aufgaben“.
...