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Auf dieser Informationsportalseite erfahren Sie, wie Sie Prozesse und Prozesslandkarten anlegen und löschen können. Außerdem wird hier auf die direkt im Prozessregister durchführbaren Bearbeitungsaktionen für Prozesse und Prozesslandkarten eingegangen. |
Inhaltsverzeichnis
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Prozess & Prozesslandkarte anlegen
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Benötigte Berechtigungen Um Prozesse (mit und ohne Detailmodell) oder Prozesslandkarten anlegen zu können, benötigen Sie Schreibzugriff auf den Ziel-Ordner sowie das funktionale Recht “Steckbriefe und Modelle bearbeiten und kommentieren”. |
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Wenn Sie einen Prozesssteckbrief anlegen, können Sie später im Steckbrief-Editor entscheiden, ob sie ein Detailmodell in Classic- oder BPMN-Notation anlegen möchten. |
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Prozesse / Prozesslandkarten umbenennen
| Hinweis |
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Benötigte Berechtigungen Um Prozesse (mit und ohne Detailmodell) oder Prozesslandkarten umbenennen zu können, benötigen Sie Schreibzugriff auf den Ziel-Ordner sowie das funktionale Recht “Steckbriefe und Modelle bearbeiten und kommentieren”. |
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Wenn Sie einen Prozesses oder einer Prozesslandkarte zur Bearbeitung geöffnet haben können Sie die Umbenennung auch direkt in der Bearbeitungsansicht vornehmen. Klicken Sie dazu in der Kopfzeile des Bearbeitungsfensters auf das Stift-Symbol. Es öffnet sich ein Dialogfenster, im den Sie die gewünschte Bezeichnung eingeben können.
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Prozesse / Prozesslandkarten in anderen Ordner verschieben
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Benötigte Berechtigungen Um Prozesse (mit und ohne Detailmodell) oder Prozesslandkarten in andere Ordner verschieben zu können, benötigen Sie Schreibzugriff auf den Ziel-Ordner sowie das funktionale Recht “Steckbriefe und Modelle bearbeiten und kommentieren”. |
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Bitte denken Sie daran, dass nach der Verschiebung die Zugriffsrechte des Zielordners statt des bisherigen Ordners gelten |
Status für Inhalte setzen
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Benötigte Berechtigungen Um den Status von Prozessen (mit und ohne Detailmodell) oder Prozesslandkarten ändern zu können, benötigen Sie Schreibzugriff auf den Ziel-Ordner sowie das funktionale Recht “bestehende Steckbriefe und Modelle bearbeiten und kommentieren”. Die verfügbaren Status-Ausprägungen können im Modul “Verwaltung” für jeden Arbeitsbereich einzeln konfiguriert werden. Dort können bei Bedarf die Möglichkeiten zur manuellen Statusvergabe optional weiter eingeschränkt werden:
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Wählen Sie die Modelle Prozesse bzw. Prozesslandkarten in der Tabelle aus, deren Status gesetzt werden soll, und anschließend den entsprechenden Eintrag im Bearbeiten-Menü. Wählen Sie im Dialog den Status aus, den die ausgewählten Einträge erhalten sollen.
Es stehen folgende Welche Status-Ausprägungen zur Verfügung stehen, kann im Modul “Verwaltung” für jeden Arbeitsbereich separat eingestellt werden. Im Auslieferungszustand (ab v3.18.0) werden die folgenden Status angeboten:
Status | Beschreibung |
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importiert | Ein Prozess wird auf den Status „importiert“ gesetzt, wenn er aus |
einer externen Quelle (z.B. Prozessnetzwerk, Excel-Liste mit Prozess-Steckbriefen, PicJSON-Datei, BPMN-XML-Datei) in die Prozessplattform übertragen |
wurde. |
erfasst | Ein |
Eintrag (Prozesssteckbrief, Prozessmodell, Prozesslandkarte) im Prozessregister, der den Status „erfasst“ hat, wurde identifiziert, benannt und in der Prozessplattform angelegt. Ein neu angelegter Prozess hat in der PICTURE-Prozessplattform automatisch den Status „erfasst“. |
in Bearbeitung |
Das Element (Prozesssteckbrief, Prozessmodell oder Prozesslandkarte) befindet sich „in Bearbeitung“ wenn der Steckbrief oder das Detailmodell begonnen wurden, aber noch nicht abgeschlossen sind. Mit diesem Status wird signalisiert, dass die Prozessbearbeitung noch nicht abgeschlossen ist. |
beschrieben
überarbeitungsbedürftig | Das Element (Prozesssteckbrief, Prozessmodell oder Prozesslandkarte) ist als fehlerhaft/nicht korrekt eingestuft worden. |
Steckbrief vollständig | Der Steckbrief des Prozesses wurde gemäß der Vorgaben erfasst und enthält somit alle geforderten Attributinformationen. Dabei ist es möglich, dass der Prozess nur auf Steckbriefebene für vollständig befunden wurde, aber über kein Detailmodell verfügt. Die jeweilige „Vollständigkeit“ kann dabei projektabhängig sein, es wird jedoch empfohlen, einem Prozess mindestens eine sprechende Bezeichnung, eine knappe Beschreibung sowie Auslöser und Ergebnis hinzuzufügen, um für andere Modellierer*innen den Prozessumfang zu verdeutlichen. |
modelliert |
Der Prozess oder die Prozesslandkarte wurde in der vorgegebenen Tiefe inhaltlich vollständig visualisiert und das Modell ist methodisch korrekt gemäß der geltenden Modellierungskonventionen. Die Bearbeitung des Modells ist abgeschlossen |
. Die jeweilige „Vollständigkeit“ kann dabei projektabhängig sein, ein Modell sollte jedoch „in sich selbst“ konsistent sein. Das bedeutet: Wenn Teilprozesse modelliert wurden, sollten die Informationen auf dieser Ebene vollständig und einheitlich sowie die Teilprozesse verknüpft sein. Wenn Bausteine modelliert wurden, sollten diese innerhalb eines Teilprozesses einheitlich und vollständig dargestellt werden. | |
fachlich qualitätsgesichert | Es wurde eine fachliche Qualitätssicherung des Elements (Prozesssteckbrief, Prozessmodell oder Prozesslandkarte) durchgeführt. Im Zuge einer Prozessmodellierung erhält ein Prozess den Status „qualitätsgesichert“, wenn die Modellierung (Steckbrief oder Detailmodell) auf ihre Vollständigkeit und Korrektheit geprüft wurde. Je nach Aufbau des Prozessmanagementprojekts kann die Qualitätssicherung durch |
problembehaftet
Wenn es bei der Bearbeitung ungeklärte Fragen gibt – organisatorischer oder fachlicher Art – kann mit dem Status „problembehaftet“ signalisiert werden, dass Klärungsbedarf besteht. Dies kann sich sowohl auf die Art und Weise der Modellierung, als auch auf inhaltliche Fragen, z.B. Verbesserungsbedarf, beziehen.
abgelaufen
Modellierer*innen oder auch durch eine zweite Person geschehen. |
freigegeben |
Ein Prozess kann projektabhängig für die Weitergabe oder Veröffentlichung markiert werden.
Das Element (Prozesssteckbrief, Prozessmodell oder Prozesslandkarte) wurde zur Nutzung freigegeben. Es kann somit gemäß der Vorgaben z.B. per Freigabe bereitgestellt oder auch im fachlichen Kontext eingesetzt werden. | |
ungültig | Das Element (Prozesssteckbrief, Prozessmodell oder Prozesslandkarte) ist als nicht benötigt oder nicht (mehr) gültig eingestuft worden. Ein Element erhält den Status „ungültig“, wenn der Steckbrief bzw. das |
Modell ungültig geworden ist, der alte Stand aber zu Dokumentationszwecken weiterhin in der Prozessplattform vorgehalten werden soll. Dies kann z.B. vorkommen, wenn der Prozessablauf optimiert wurde und nun der überarbeitete Prozess |
„gelebt“ werden soll. Hierzu wird typischerweise eine Kopie des ursprünglichen Prozesses erstellt. Die Änderungen werden in die Kopie des Prozesses eingearbeitet und abschließend erhält die überarbeitete Kopie des Prozesses den Status |
„freigegeben“. Der Status des ursprünglichen, nun veralteten Prozesses wird auf |
„ungültig“ gesetzt. |
Modellierer zuordnen
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Benötigte Berechtigungen Um den ausgewählten Prozessen (mit und ohne Detailmodell) oder Prozesslandkarten ein Modellierer zuweisen zu können, benötigen Sie Schreibzugriff auf den Ziel-Ordner sowie das funktionale Recht “Steckbriefe und Modelle bearbeiten und kommentieren”. |
Wählen Sie die Modelle in der Tabelle aus, denen ein Nutzer zugeordnet werden soll, und anschließend den entsprechenden Eintrag im Bearbeiten-Menü. Wählen Sie im Dialog den gewünschten Nutzer als Modellierer aus. Dabei werden nur Nutzer angeboten, die über das Recht "Modelle bearbeiten" verfügen. Es wird jedoch nicht vorab geprüft, ob ein Nutzer Schreibzugriff auf alle ausgewählten Modelle besitzt.
Prozess / Prozesslandkarte kopieren
| Hinweis |
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Benötigte Berechtigungen Um Prozesse (mit und ohne Detailmodell) oder Prozesslandkarten kopieren zu können, benötigen Sie Schreibzugriff auf den Ziel-Ordner sowie das funktionale Recht “Steckbriefe und Modelle bearbeiten und kommentieren”. |
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| Info |
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Im Portal veröffentlichte Links und Verweise auf andere Modelle beziehen sich jeweils auf das ursprünglich verknüpfte Modell. Wollen Sie einen Zwischenstand sichern oder ein Soll-Modell erstellen, verwenden Sie hierzu eine Kopie und lassen das Original unverändert. |
Sammelbearbeitung von Steckbrief-Attributen
Im Dialog für die Sammelbearbeitung von Steckbrief-Attributen haben Sie die Möglichkeit für alle ausgewählten Prozessregistereinträge vom Typ Prozess (Prozesssteckbriefe ohne Detail-Modell, Classic- und BPMN-Prozesse) für ausgewählte Attribute (ausgenommen sind Referenz-Attribute die auf Filterbündel zeigen und Upload für Datei-Attribute) den jeweiligen Attributwert neu zu bestimmen oder zu leeren. Für jedes im Dialog ausgewählte Attribut wird je nach Attribut-Typ ein unterschiedliches Eingabefelder, ähnlich wie Sie es aus der Steckbrief-Bearbeitung (Attribute ausfüllen) kennen, angezeigt.
| Hinweis |
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Benötigte Berechtigungen Um ausgewählte Attributwerte von Prozessen (Prozesssteckbriefe ohne Detail-Modell, Classic- und BPMN-Prozesse) bearbeiten zu können, benötigen Sie Schreibzugriff auf den Ziel-Ordner sowie das funktionale Recht “Steckbriefe und Modelle bearbeiten und kommentieren”. |
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Es stehen Ihnen folgende Aktionen mit entsprechender Auswirkung im Dialog zur Verfügung:
Aktion | Auswirkung | ||||||
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| Es werden alle im Steckbrief hinterlegten Attributwerte für das ausgewählte Attribut, entfernt und stattdessen der im Dialog hinterlegte Attributwert hinzugefügt. | ||||||
| Es werden alle im Steckbrief hinterlegten Attributwerte für das ausgewählte Attribut geleert. | ||||||
| Es werden alle im Steckbrief hinterlegten Attributwerte für das ausgewählte Attribut, um dem im Dialog festgelegten Wert ergänzt. |
Es stehen Ihnen folgende Aktionen in Verbindung mit Attribut-Typen zur Verfügung:
Attributtyp | Verfügbare Aktionen | ||||||||||||||||||
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Einfachauswahl |
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Mehrfachauswahl |
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Formatierter Freitext |
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Freitext |
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Link |
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Verteilung |
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Verschlagwortung |
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Währung, Zahl, Zeit |
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Referenz auf Prozessregistereinträge |
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Referenz auf Prozesskontextelemente |
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Upload für Dateien | Dieses Attribut kann nicht mit dieser Register-Funktion bearbeitet werden. | ||||||||||||||||||
Referenz auf Filterbündel | Dieses Attribut kann nicht mit dieser Register-Funktion bearbeitet werden. |
Modelle löschen
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Benötigte Berechtigungen Um ausgewählte Prozesse (mit und ohne Detailmodell) oder Prozesslandkarten löschen zu können, benötigen Sie Schreibzugriff auf den Ziel-Ordner sowie das funktionale Recht “Steckbriefe und Modelle bearbeiten und kommentieren”. |
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