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Was ist das Ergebnis der Konventionen-Prüfung?

Anhand der Konventionen-Prüfung können Sie herausfinden, ob ein - in der Prozessplattform mit Hilfe der FIM-Palette modellierter - BPMN-Prozess FIM-Standardkonform ist. Die Konformität eines FIM-Prozesses zum FIM-Standard sollte sichergestellt werden, wenn Sie in der Prozessplattform modellierte FIM-Prozesse aus dieser exportieren und in Dritt-Tools, welche den FIM-Standard ebenfalls unterstützen, nachnutzen möchten. Ein BPMN-Prozess ist grundsätzlich FIM-Standardkonform, wenn ausschließlich in FIM vorgesehene Modell-Elemente verwendet wurden und alle in FIM als “Pflicht-Attribut“ vorgesehenen Attribute ausgefüllt worden sind. Ausführliche Informationen zum Umfang der bei dieser Analyse durchgeführten Prüfungen finden Sie weiter unten im Abschnitt “Funktionsweise“.

Bedienung

Mit Hilfe der Konventionen-Prüfung können ausschließlich einzelne Prozesse analysiert werden. Um einen Prozess zu analysieren, öffnen Sie den Prozess im Bearbeitungsmodus (“Editor“), klicken Sie auf das Analyse-Menü und wählen Sie den Eintrag “Konventionen-Prüfung für FIM-Prozesse“.

Im Anschluss wird Ihnen das Ergebnis der Analyse-Funktion am linken Bildschirmrand angezeigt. Dem Ergebnis können Sie entnehmen, ob Ihr Prozess bereits FIM-Konform ist oder an welchen Attributen oder Modellelementen Sie noch gegen die FIM-Konventionen verstoßen:

Sie können die Auflistung der Verstöße gegen die FIM-Konvention als Aufgabenliste für die Korrektur bzw. Vervollständigung Ihres FIM-Prozesses nutzen. Zu jedem Verstoß gegen eine FIM-Konvention werden folgende Informationen angezeigt:

• In blauer Schrift: An welcher Stelle befindet sich der Fehler (z.B. am (Prozess-) Steckbrief oder an einem bestimmtes Modellelement),

• In schwarzer (normaler) Schrift: Um was für einen Fehler handelt es sich (z.B. Attribut nicht ausgefüllt oder unzulässiges Modellelement),

• Bei Modellelementen zusätzlich in fetter schwarzer Schrift: In welchem Diagramm befindet sich das betroffene Modellelement.

Zusätzlich können Sie Hinweise zur Korrektur des Konventionen-Verstoßes zu jedem einzelnen aufgelistetem Verstoß abrufen, indem Sie mit der Maus über den angezeigten Verstoß fahren und einen kurzen Augenblick abwarten.

Per Klick auf die blaue Schrift können Sie die betroffenen Modellelemente direkt anspringen bzw. in die Prozesssteckbrief-Ansicht wechseln. Die betroffenen Modellelemente müssen Sie also nicht selber in Ihrem Modell suchen, lediglich die betroffenen Attribute müssen Sie in dem Prozesssteckbrief oder den Modellelement-Steckbriefen noch selber heraussuchen. Dazu empfehlen wir Ihnen die FIM-Attribut-Sicht zu nutzen. In der FIM-Sicht sind ausschließlich für FIM relevante Attribute enthalten, alle nicht relevanten Attribute werden ausgeblendet.

Funktionsweise

Die Ergebnisse der im folgenden beschriebenen Teil-Analysen werden Ihnen grundsätzlich immer zusammen angezeigt, d.h. Sie müssen die Analyse nur ein einziges mal ausführen, um alle Konventionen-Verstöße in Ihrem gesamten Prozess (Prozessteckbrief + Modell) aufgelistet zu bekommen.

Analyse des Prozesssteckbriefes

Der Prozessteckbrief entält einige Attribute, die gemäß FIM-Konvention ausgefüllt werden sollten, deren Angabe jedoch nicht zwingend notwendig ist. Bei der Analyse des Prozesssteckbriefes hinsichtlich eingehaltener FIM-Konventionen wird zunächst geprüft, ob die folgenden Pflicht Attribute alle diese Attributausgefüllt worden sind (eine Syntax-Prüfung o.Ä. findet nicht statt). Sollte dies nicht der Fall sein wird ein Warn-Hinweis angezeigt. Die folgenden Attribute werden geprüft:

• FIM-Prozess-ID

• FIM-Prozess-Version

• FIM-Prozess-Status

• Handlungsgrundlage

• Detaillierungsstufe

• Fachlich freigebende Stelle

• Ordnungsrahmen (Bezeichnung)

• Prozessklasse (Bezeichnung)

• Prozessklasse (ID)

Zudem werden bei dieser Analyse die der Attribut-Gruppe “FIM-Zustandsangaben” zugeordneten Datumsfelder auf korrekte Syntax geprüft. Es handelt sich dabei um die Attribute:

• Fachlicher Freigabezeitpunkt

• Methodischer Freigabezeitpunkt

Diese Felder sind nach dem Muster “dd.MM.yyyy HH:mm”, also z.B. 23.03.2020 15:08 auszufüllen. Nur wenn die angegeben Konventionen erfüllt sind, ist der korrekte Export der Datumsfelder gewährleistet. Da es sich bei diesen Attributen nicht um Pflicht-Attribute handelt, wird bei einer fehlerhaften Eingabe lediglich eine Warnung ausgegeben. Diese ist im Ergebnis-Dialog durch die Kennzeichnung mit einem gelbem Hintergrund zu erkennen.

Sofern Sie einen Prozessteilnehmer an einem der folgenden drei Attribute hinterlegt haben, wird geprüft, ob als Anmerkung an der Referenz eine nach FIM gültige Prozessteilnehmer-Rolle angegeben wurde:

• Prozessteilnehmer - Stelle (intern)

• Prozessteilnehmer - OE (intern)

• Prozessteilnehmer (extern)

Folgenden Rollen sind gültige FIM-Prozessteilnehmer-Rollen:

• Initiator

• Hauptakteur

• Mitwirkender

• Ergebnisempfänger

Zusätzlich wird geprüft, ob alle Attribute der Attributgruppe “Verwaltungspolitische Kodierung“ ausgefüllt worden sind, sobald mindestens eines der enthaltenen Attribute ausgefüllt wurde. D.h. um einen FIM konformen Prozessteckbrief zu erhalten können Sie entweder alle oder keines der im folgenden aufgelisteten Attribute dieser Attributgruppe ausfüllen:

• Kreisschlüssel

• Bezirk

• Bundesland

• Gemeindeschlüssel

• Regionalschlüssel

• Nation

• Gemeindeverband

Analyse der Modellelemente

Bei der Analyse der Modellelemente wird zunächst geprüft, ob ausschließlich die folgenden gültigen Modellelemente verwendet wurden:

Zusätzlich wird geprüft, ob die folgenden Pflicht-Attribute an den Referenzaktivitätengruppen (RAG) ausgefüllt worden sind (eine Syntax-Prüfung o.Ä. findet nicht statt). In Klammern ist angegeben, an welchen Referenzaktivitätengruppen die genannten Attribute jeweils zu finden sind:

• Die im Modell angezeigte Bezeichnung (alle RAGs)Handlungsgrundlage (alle RAGs)

• empfangene Daten (RAG “Information empfangen“ und “Beteiligung durchführen“)

• bereitgestellte Daten (RAG “Information bereitstellen“ und “Beteiligung durchführen“)

• Art der formellen Prüfung (RAG “Sachverhalt formell prüfen“)

• Hilfsmittel (RAG “Sachverhalt materiell prüfen“ und “Sachverhalt entscheiden“)

• Entscheidungsart (RAG “Sachverhalt entscheiden“)

• Bearbeitungsart (RAG “Daten zum Sachverhalt bearbeiten“)

• Mitwirkungspflicht (RAG “Beteiligung durchführen“)

• Zusätzliche Beschreibung (RAG “Sonstige Aktivität durchführen“)

Sofern Sie empfangene oder bereitgestellte Daten hinterlegt haben, wird geprüft, ob als Anmerkung an der Referenz eine nach FIM gültige Übermittlungsart und einen Sender bzw. Empfänger angegeben wurde. Die Anmerkung muss wie folgt ausgefüllt werden:

• Übermittlungsart: GÜLTIGE_ÜBERMITTLUNGSART;Sender: BELIEBIGER_FREITEXT
  (für das Attribut empfangene Daten)

• Übermittlungsart: GÜLTIGE_ÜBERMITTLUNGSART;Empfänger: BELIEBIGER_FREITEXT
  (für das Attribut bereitgestellte Daten)

Die gemäß FIM gültigen Übermittlungsarten sind:

• Papierbasiert - persönlich

• Papierbasiert - postalisch

• Elektronisch - halbautomatisch

• Elektronisch - vollautomatisch

• Mündlich - persönlich

• Mündlich - telefonisch

• Keine Vorgabe

Analyse referenzierter Rechtsgrundlagen, Dokumente und Prozesse

Sobald Rechtsgrundlagen, Dokumente oder Prozesse an einem beliebigen FIM-Attribut referenziert werden, werden die referenzierten Elemente ebenfalls auf Verstöße überprüft. Dabei wird jeweils wie im folgenden beschrieben vorgegangen.

Prozesse

Bei der Analyse referenzierter Prozesse wird geprüft, ob das Attribut “FIM-Prozess-ID“ ausgefüllt worden ist (eine Syntax-Prüfung o.Ä. findet nicht statt). Sollte dies nicht der Fall sein, wird lediglich ein Hinweis gegeben. Prozesse können an folgenden FIM-Attributen referenziert werden:

• Auslösender Prozess (Prozesssteckbrief, Attributgruppe “FIM - Auslöser“)

• Nachfolgender Prozess (Prozessteckbrief, Attributgruppe “FIM - Ergebnis“)

Rechtsgrundlagen

Bei der Analyse referenzierte Rechtsgrundlagen wird geprüft, ob die Attribute

das Attribut

• Handlungsgrundlagenart

ausgefüllt worden sindist. Rechtsgrundlagen können an folgenden FIM-Attributen referenziert werden:

• Handlungsgrundlage (Prozesssteckbrief, Attributgruppe “FIM - Attribute“)

• Handlungsgrundlage (alle RAGs, Attributgruppe “FIM - Attribute“)

Dokumente

Dokumente können an verschiedenen FIM-Attributen referenziert werden. Bei der Analyse referenzierter der folgenden referenzierten Dokumente wird geprüft, ob das Attribut “Formular-ID“ ausgefüllt worden ist (eine Syntax-Prüfung o.Ä. findet nicht statt). Dokumente können an folgenden FIM-Attributen referenziert werden:

• Eingangsdokument (Prozesssteckbrief, Attributgruppe “FIM - Auslöser“)

• Ergebnisdokument (Prozessteckbrief, Attributgruppe “FIM - Ergebnis“)

• Eingehende Daten (Formularverweis) (alle RAGs)

• Ausgehende Daten (Formularverweis) (alle RAGs)

Bei den nachfolgenden FIM-Attributen findet die o.g. Prüfung nicht statt, da bei diesen Attributen die “Formular-ID“ kein Pflichtfeld ist (ist das Attribut nicht gefüllt, wird lediglich die Bezeichnung des Dokuments exportiert):

• empfangene Daten (RAG “Information empfangen“ und “Beteiligung durchführen“)

• bereitgestellte Daten (RAG “Information bereitstellen“ und “Beteiligung durchführen“)