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• Modellierungsereignisse (z.B. Erstellung , oder Änderung oder Löschung eines Prozesses oder eines Prozesskontext-Elementseiner Prozesslandkarte)

• Kommentarereignisse (z.B. Erstellung, Erledigung oder Löschung eines Kommentars zu einem Prozess oder einem Prozesskontext-Element)

• Ereignisse in Bezug auf Aufgaben (z.B. Erstellung einer Aufgabe, Erinnerung an eine Frist, Erledigung einer delegierten Aufgabe)

• Ereignisse in Bezug auf Workflows (z.B. Abschluss einer Workflow-Phase, Abschluss eines Workflows)

Den Zeitpunkt der Benachrichtigung können Sie selbst bestimmen: Die Benachrichtigung kann direkt nach Eintritt des jeweiligen Ereignisses erfolgen (Ad-hoc-Benachrichtigung). Alternativ oder ergänzend können Sie auch eine einmal täglich verschickte Zusammenfassung über alle Ereignisse eines bestimmten Typs abonnieren, die in den vergangenen 24 Stunden aufgetreten sind (Tageszusammenfassung).

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• Eine neue Version eines Prozesses oder einer Prozesslandkarte wurde gespeichert 

• Umbenennung eines Prozesses oder einer Prozesslandkarte 

Kommentarereignisse

Mit Hilfe der E-Mail-Benachrichtigungen können Sie sich einmal täglich oder unverzüglich nach deren auftreten über folgende Kommentarereignisse automatisch informieren lassen:

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Um zu verhindern, dass Sie unnötig viele, für Sie irrelevante E-Mails zu Ereignissen an Prozessen und Prozesslandkarten zugeschickt bekommen, erhalten Sie nur Benachrichtigungen zu Prozessen und Prozesslandkarten, wenn Sie mindestens Lesezugriff (d.h. Zugriff auf den Arbeitsbereich und Lesezugriff auf den Ordner, in dem der Prozess oder die Prozesslandkarte abgelegt ist) auf den betroffenen Prozess oder die betroffene Prozesslandkarte haben und die entsprechenden Einstellungen zum Erhalt der Benachrichtigungen in Ihrem Profil aktiviert haben. Außerdem müssen die im folgenden erläuterten Bedingungen zu einem Ereignis erfüllt sein, damit sie darüber per E-Mail informiert werden können:

ModellierungsereignisseeModellierungsereignisse

Benachrichtigungen zu Modellierungsereignissen an Prozessen und Prozesslandkarten erhalten Sie nur wenn mindestens eine der folgenden Bedingungen auf den betroffenen Prozess oder die Prozesslandkarte zutrifft:

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Wenn Sie eine Tageszusammenfassung über die aufgetretenen, für Sie relevanten Kommentar- und/oder Modellierungsereignisse an Prozessen und Prozesslandkarten erhalten wollen, können Sie diese Einstellung im ersten Abschnitt "E-Mail-Benachrichtigungen (Tageszusammenfassung)" unter "Über welche Art von Ereignissen im Prozessregister möchten Sie in der Tageszusammenfassung informiert werden?" treffen. Die Tageszusammenfassungen werden täglich nach dem routinemäßigen, nächtlichen Neustart (0:34 Uhr) Ihrer PICTURE-Prozessplattform versandt. Sind keine für Sie relevanten Ereignisse aufgetreten, erhalten Sie keine E-Mail.
Auch wenn Sie zusätzlich zur Tageszusammenfassung im Bezug auf Prozesse- und Prozesslandkarten, die Tageszusammenfassung für Prozesskontext-Ereignisse abonniert haben, erhalten Sie trotzdem nur eine einzige E-Mail, in der alle Ereignisse pro Arbeitsbreich aufgelistet sind.

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Wenn Sie Ad-Hoc E-Mail-Benachrichtigungen über die aufgetretenen, für Sie relevanten Kommentarereignisse an Prozessen und Prozesslandkarten erhalten wollen, können Sie diese Einstellung im zweiten Abschnitt  "E-Mail-Benachrichtigungen (Ad-Hoc)" unter "Über welche Art von Ereignissen im Prozessregister möchten Sie sofort informiert werden?" abonnieren. Berücksichtigen Sie dabei, dass die Ad-Hoc E-Mail-Benachrichtigungen nur für Kommentar-Ereignisse und nicht für Modellierungsereignisse zur Verfügung stehen.

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Wenn Sie eine Tageszusammenfassung über die aufgetretenen, für Sie relevanten Kommentarereignisse an Prozesskontexten erhalten wollen, können Sie diese Einstellung im ersten Abschnitt "E-Mail-Benachrichtigungen (Tageszusammenfassung)" unter "Über welche Art von Ereignissen in den Prozesskontexten möchten Sie in der Tageszusammenfassung informiert werden?" treffen. Die Tageszusammenfassungen werden täglich nach dem routinemäßigem, nächtlichen Neustart (0:34 Uhr) Ihrer PICTURE-Prozessplattform versandt. Sind keine für Sie relevanten Ereignisse aufgetreten, erhalten Sie keine E-Mail. Berücksichtigen Sie, dass Sie im Bezug auf Prozesskontexte nur Kommentarereignisse abonnieren können. 
Auch wenn Sie zusätzlich zur Tageszusammenfassung im Bezug auf Prozesskontext, die Tageszusammenfassung für Prozess- und Prozesslandkarten-Ereignisse abonniert haben, erhalten Sie trotzdem nur eine einzige E-Mail, in der alle Ereignisse pro Arbeitsbereich aufgelistet sind.

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Wenn Sie Ad-Hoc E-Mail-Benachrichtigungen über die aufgetretenen, für Sie relevanten Kommentarereignisse an Prozesskontexten erhalten wollen, können Sie diese Einstellung im zweiten Abschnitt  "E-Mail-Benachrichtigungen (Ad-Hoc)" unter "Über welche Art von Ereignissen im Prozessregister möchten Sie sofort informiert werden?" abonnieren. Berücksichtigen Sie, dass Sie im Bezug auf Prozesskontexte nur Kommentarereignisse abonnieren können.

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Im Bezug auf Aufgaben können Sie sich über Änderungen an Aufgaben (inkl. Erstellung und Löschung) sowie über ggf. an den Aufgaben hinterlegte Terminerinnerungen und Fristen informieren lassen.

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• Erstellung bzw. Wiedereröffnung einer Aufgabe

• Änderung einer Aufgabe (Aufgabentyp, Beschreibung, Frist)

• Zuweisung einer Aufgabe an eine andere “Verantwortliche Person”Bearbeiterin oder einen anderen Bearbeiter

• Erledigung einer Aufgabe

• Löschung einer Aufgabe

• Erreichen des (optionalen) Erinnerungsdatums für eine offene Aufgabe (einmalige Erinnerung am angegebenen Datum) 

• Erreichen des (optionalen) Fälligkeitsdatums einer offene Aufgabe (einmalige Erinnerung am Tag der Fälligkeit; keine wiederholten Hinweise auf überfällige, aber noch offene Aufgaben)

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• die Person, welche die Aufgabe ursprünglich erfasst hat (ErfasserErsteller/-in)

• die Person, welche derzeit als “Verantwortliche PersonBearbeiter/-in” für die Erledigung der Aufgabe hinterlegt ist

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Über folgende Ereignisse wird der/die an der Aufgabe hinterlegte “Verantwortliche PersonBearbeiter/-in” informiert:

• Erstellung einer neuen Aufgabe

• Wiedereröffnung einer Aufgabe (d.h. Status-Änderung zurück auf “nicht begonnen” oder “in Bearbeitung”, nachdem die Aufgabe zuvor als “erledigt” gekennzeichnet war)

• Änderung einer Aufgabe (Aufgabentyp, Beschreibung, Frist)

• Zuweisung einer Aufgabe an eine andere “Verantwortliche Person” “Bearbeiterin” oder einen anderen Bearbeiter (es wird sowohl der/die alte als auch der/die neue Verantwortliche Person Bearbeiter/-in informiert)

• Erreichen des (optionalen) Erinnerungsdatums für eine offene Aufgabe (einmalige Erinnerung am angegebenen Datum)

• Erreichen des (optionalen) Fälligkeitsdatums für eine offene einer Aufgabe (einmalige Erinnerung am Tag der Fälligkeit; keine wiederholten Hinweise auf überfällige, aber noch offene Aufgaben)

• Erledigung einer Aufgabe (durch eine andere Person)

• Löschung einer Aufgabe

Über folgende Ereignisse wird der/die ErfasserErsteller/-in der Aufgabe informiert:

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Wie kann ich die automatischen Benachrichtigungen aktivieren?

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Wenn Sie Ad-Hoc-E-Mail-Benachrichtigungen über die aufgetretenen, für Sie relevanten Aufgaben-Ereignisse erhalten wollen, können Sie diese Einstellung im zweiten Abschnitt  "E-Mail-Benachrichtigungen (Ad-Hoc)" unter "Aufgaben" abonnieren. Bitte berücksichtigen Sie, dass Sie Termin-Erinnerungen nur als Tageszusammenfassung erhalten können.

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Über Workflow-Ereignisse informiert werden 

Über welche konkreten Ereignisse kann ich mich per E-Mail informieren lassen?

In Bezug auf Workflows können Sie sich über Status-Änderungen eines Workflows (inkl. Abschluss einer Workflow-Phase und Löschung) sowie über ggf. an Überschreitungen der an Workflow-Aufgaben hinterlegten Fristen informieren lassen.

Folgende konkrete Workflow-Ereignisse werden bei den E-Mail-Benachrichtigungen berücksichtigt:

• Eine Workflow-Phase wurde erfolgreich abgeschlossen

• Ein Workflow wurde erfolgreich abgeschlossen

• Ein Workflow ist fehlgeschlagen

• Ein Workflow wurde abgebrochen

• Ein offener Workflow wurde gelöscht

• Die/der Verantwortliche für einen Workflow wurde geändert

• Eine Workflow-Phase wurde nicht innerhalb der vorgesehenen Frist abgeschlossen (Nur Tageszusammenfassungen)

Wie bestimmt die Prozessplattform, ob ein Workflow-Ereignis für mich relevant ist? 

Über Workflow-Ereignisse wird grundsätzlich nur die aktuell für den Workflow verantwortliche Person informiert. Die einzige Ausnahme ist, dass bei einer Änderung der verantwortlichen Person sowohl die alte als auch die neue verantwortliche Person informiert werden.

Wie kann ich die automatischen Benachrichtigungen aktivieren?

Über folgende Einstellungen in Ihrem Profil haben Sie die Möglichkeit zu entscheiden, ob Sie die gewünschten Benachrichtigungen zu Workflows einmal täglich und/oder so bald ein für Sie relevantes Ereignis auftritt erhalten möchten.

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Wenn Sie eine Tageszusammenfassung über die aufgetretenen, für Sie relevanten Workflow-Ereignisse erhalten wollen, können Sie diese Einstellung im ersten Abschnitt "E-Mail-Benachrichtigungen (Tageszusammenfassung)" unter "Workflows" treffen. Die Tageszusammenfassungen werden täglich nach dem routinemäßigem, nächtlichen Neustart (0:34 Uhr) Ihrer PICTURE-Prozessplattform versandt. Sind keine für Sie relevanten Ereignisse aufgetreten, erhalten Sie keine E-Mail. Beachten Sie bitte, dass für Modellierungs- und Kommentarereignisse, Aufgaben-Ereignisse sowie Workflow-Ereignisse separate Tageszusammenfassungen verschickt werden (je eine E-Mail pro Tag und Prozessplattform-Mandant, gegliedert nach Arbeitsbereichen).

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Wenn Sie Ad-Hoc-E-Mail-Benachrichtigungen über die aufgetretenen, für Sie relevanten Workflow-Ereignisse erhalten wollen, können Sie diese Einstellung im zweiten Abschnitt "E-Mail-Benachrichtigungen (Ad-Hoc)" unter "Workflows" abonnieren. Bitte berücksichtigen Sie, dass Sie überschrittene Fristen nur als Tageszusammenfassung erhalten können.

Über technische Ereignisse rund um Ihre Prozessplattform informiert werden

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