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Auf dieser Informationsportalseite erfahren Sie, über welche Ereignisse innerhalb der Prozessplattform Sie sich auf Wunsch per E-Mail automatisch informieren lassen können und wie Sie in Ihrem Nutzerprofil Ihre persönlichen Benachrichtigungspräferenzen einstellen können. |
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Modellierungsereignisse (z.B. Erstellung oder Änderung eines Prozesses oder einer Prozesslandkarte)
Kommentarereignisse (z.B. Erstellung, Erledigung oder Löschung eines Kommentars zu einem Prozess oder einem Prozesskontext-Element)
Ereignisse in Bezug auf Aufgaben (z.B. Erstellung einer Aufgabe, Erinnerung an eine Frist, Erledigung einer delegierten Aufgabe)
Ereignisse in Bezug auf Workflows (z.B. Abschluss einer Workflow-Phase, Abschluss eines Workflows)
Den Zeitpunkt der Benachrichtigung können Sie selbst bestimmen: Die Benachrichtigung kann direkt nach Eintritt des jeweiligen Ereignisses erfolgen (Ad-hoc-Benachrichtigung). Alternativ oder ergänzend können Sie auch eine einmal täglich verschickte Zusammenfassung über alle Ereignisse eines bestimmten Typs abonnieren, die in den vergangenen 24 Stunden aufgetreten sind (Tageszusammenfassung).
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Wenn Sie eine Tageszusammenfassung über die aufgetretenen, für Sie relevanten Kommentar- und/oder Modellierungsereignisse an Prozessen und Prozesslandkarten erhalten wollen, können Sie diese Einstellung im ersten Abschnitt "E-Mail-Benachrichtigungen (Tageszusammenfassung)" unter "Über welche Art von Ereignissen im Prozessregister möchten Sie in der Tageszusammenfassung informiert werden?" treffen. Die Tageszusammenfassungen werden täglich nach dem routinemäßigen, nächtlichen Neustart (0:34 Uhr) Ihrer PICTURE-Prozessplattform versandt. Sind keine für Sie relevanten Ereignisse aufgetreten, erhalten Sie keine E-Mail.
Auch wenn Sie zusätzlich zur Tageszusammenfassung im Bezug auf Prozesse- und Prozesslandkarten, die Tageszusammenfassung für Prozesskontext-Ereignisse abonniert haben, erhalten Sie trotzdem nur eine einzige E-Mail, in der alle Ereignisse pro Arbeitsbreich aufgelistet sind.
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Wenn Sie Ad-Hoc E-Mail-Benachrichtigungen über die aufgetretenen, für Sie relevanten Kommentarereignisse an Prozessen und Prozesslandkarten erhalten wollen, können Sie diese Einstellung im zweiten Abschnitt "E-Mail-Benachrichtigungen (Ad-Hoc)" unter "Über welche Art von Ereignissen im Prozessregister möchten Sie sofort informiert werden?" abonnieren. Berücksichtigen Sie dabei, dass die Ad-Hoc E-Mail-Benachrichtigungen nur für Kommentar-Ereignisse und nicht für Modellierungsereignisse zur Verfügung stehen.
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Wenn Sie eine Tageszusammenfassung über die aufgetretenen, für Sie relevanten Kommentarereignisse an Prozesskontexten erhalten wollen, können Sie diese Einstellung im ersten Abschnitt "E-Mail-Benachrichtigungen (Tageszusammenfassung)" unter "Über welche Art von Ereignissen in den Prozesskontexten möchten Sie in der Tageszusammenfassung informiert werden?" treffen. Die Tageszusammenfassungen werden täglich nach dem routinemäßigem, nächtlichen Neustart (0:34 Uhr) Ihrer PICTURE-Prozessplattform versandt. Sind keine für Sie relevanten Ereignisse aufgetreten, erhalten Sie keine E-Mail. Berücksichtigen Sie, dass Sie im Bezug auf Prozesskontexte nur Kommentarereignisse abonnieren können.
Auch wenn Sie zusätzlich zur Tageszusammenfassung im Bezug auf Prozesskontext, die Tageszusammenfassung für Prozess- und Prozesslandkarten-Ereignisse abonniert haben, erhalten Sie trotzdem nur eine einzige E-Mail, in der alle Ereignisse pro Arbeitsbereich aufgelistet sind.
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Wenn Sie Ad-Hoc E-Mail-Benachrichtigungen über die aufgetretenen, für Sie relevanten Kommentarereignisse an Prozesskontexten erhalten wollen, können Sie diese Einstellung im zweiten Abschnitt "E-Mail-Benachrichtigungen (Ad-Hoc)" unter "Über welche Art von Ereignissen im Prozessregister möchten Sie sofort informiert werden?" abonnieren. Berücksichtigen Sie, dass Sie im Bezug auf Prozesskontexte nur Kommentarereignisse abonnieren können.
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Im Bezug auf Aufgaben können Sie sich über Änderungen an Aufgaben (inkl. Erstellung und Löschung) sowie über ggf. an den Aufgaben hinterlegte Terminerinnerungen und Fristen informieren lassen.
| Tipp |
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Tipp: Im Kapitel Aufgabenverwaltung finden Sie weiterführende Informationen zur Arbeit mit Aufgaben in der Prozessplattform. |
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Erstellung bzw. Wiedereröffnung einer Aufgabe
Änderung einer Aufgabe (Aufgabentyp, Beschreibung, Frist)
Zuweisung einer Aufgabe an eine andere “Verantwortliche Person”Bearbeiterin oder einen anderen Bearbeiter
Erledigung einer Aufgabe
Löschung einer Aufgabe
Erreichen des (optionalen) Erinnerungsdatums für eine offene Aufgabe (einmalige Erinnerung am angegebenen Datum)
Erreichen des (optionalen) Fälligkeitsdatums einer offene Aufgabe (einmalige Erinnerung am Tag der Fälligkeit; keine wiederholten Hinweise auf überfällige, aber noch offene Aufgaben)
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die Person, welche die Aufgabe ursprünglich erfasst hat (ErfasserErsteller/-in)
die Person, welche derzeit als “Verantwortliche PersonBearbeiter/-in” für die Erledigung der Aufgabe hinterlegt ist
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Über folgende Ereignisse wird der/die an der Aufgabe hinterlegte “Verantwortliche PersonBearbeiter/-in” informiert:
Erstellung einer neuen Aufgabe
Wiedereröffnung einer Aufgabe (d.h. Status-Änderung zurück auf “nicht begonnen” oder “in Bearbeitung”, nachdem die Aufgabe zuvor als “erledigt” gekennzeichnet war)
Änderung einer Aufgabe (Aufgabentyp, Beschreibung, Frist)
Zuweisung einer Aufgabe an eine andere “Verantwortliche Person” “Bearbeiterin” oder einen anderen Bearbeiter (es wird sowohl der/die alte als auch der/die neue Verantwortliche Person Bearbeiter/-in informiert)
Erreichen des (optionalen) Erinnerungsdatums für eine offene Aufgabe (einmalige Erinnerung am angegebenen Datum)
Erreichen des (optionalen) Fälligkeitsdatums für eine offene einer Aufgabe (einmalige Erinnerung am Tag der Fälligkeit; keine wiederholten Hinweise auf überfällige, aber noch offene Aufgaben)
Erledigung einer Aufgabe (durch eine andere Person)
Löschung einer Aufgabe
Über folgende Ereignisse wird der/die ErfasserErsteller/-in der Aufgabe informiert:
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| Hinweis |
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Zur Vermeidung von unnötigem E-Mail-Aufkommen gilt auch für Aufgaben-Ereignisse die grundsätzliche Regel, dass die Prozessplattform keine Benachrichtigungen an diejenige Person schickt, die das Ereignis selbst ausgelöst hat. |
Wie kann ich die automatischen Benachrichtigungen aktivieren?
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Eine Ausnahme tritt in Kraft, sobald es um die Erstellung von Aufgaben innerhalb eines Workflows geht. Hierbei wird auch diejenige Person benachrichtigt, die das Ereignis selbst ausgelöst hat. |
Wie kann ich die automatischen Benachrichtigungen aktivieren?
Über folgende Einstellungen in Ihrem Profil haben Sie die Möglichkeit zu entscheiden, ob Sie die gewünschten Benachrichtigungen zu Aufgaben einmal täglich und/oder sobald ein für Sie relevantes Ereignis auftritt erhalten möchten.
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Wenn Sie Ad-Hoc-E-Mail-Benachrichtigungen über die aufgetretenen, für Sie relevanten Aufgaben-Ereignisse erhalten wollen, können Sie diese Einstellung im zweiten Abschnitt "E-Mail-Benachrichtigungen (Ad-Hoc)" unter "Aufgaben" abonnieren. Bitte berücksichtigen Sie, dass Sie Termin-Erinnerungen nur als Tageszusammenfassung erhalten können.
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Über Workflow-Ereignisse informiert werden
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In diesem Abschnitt erfahren Sie, über welche Ereignisse in Bezug auf Workflows Sie sich automatisch informieren lassen können und wie Sie die entsprechenden Benachrichtigungen aktivieren (oder deaktivieren) können. |
Über welche konkreten Ereignisse kann ich mich per E-Mail informieren lassen?
In Bezug auf Workflows können Sie sich über Status-Änderungen eines Workflows (inkl. Abschluss einer Workflow-Phase und Löschung) sowie über ggf. an Überschreitungen der an Workflow-Aufgaben hinterlegten Fristen informieren lassen.
| Tipp |
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Tipp: Im Kapitel Workflows finden Sie weiterführende Informationen zur Arbeit mit Workflows in der Prozessplattform. |
Folgende konkrete Workflow-Ereignisse werden bei den E-Mail-Benachrichtigungen berücksichtigt:
Eine Workflow-Phase wurde erfolgreich abgeschlossen
Ein Workflow wurde erfolgreich abgeschlossen
Ein Workflow ist fehlgeschlagen
Ein Workflow wurde abgebrochen
Ein offener Workflow wurde gelöscht
Die/der Verantwortliche für einen Workflow wurde geändert
Eine Workflow-Phase wurde nicht innerhalb der vorgesehenen Frist abgeschlossen (Nur Tageszusammenfassungen)
Wie bestimmt die Prozessplattform, ob ein Workflow-Ereignis für mich relevant ist?
Über Workflow-Ereignisse wird grundsätzlich nur die aktuell für den Workflow verantwortliche Person informiert. Die einzige Ausnahme ist, dass bei einer Änderung der verantwortlichen Person sowohl die alte als auch die neue verantwortliche Person informiert werden.
Wie kann ich die automatischen Benachrichtigungen aktivieren?
Über folgende Einstellungen in Ihrem Profil haben Sie die Möglichkeit zu entscheiden, ob Sie die gewünschten Benachrichtigungen zu Workflows einmal täglich und/oder so bald ein für Sie relevantes Ereignis auftritt erhalten möchten.
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Wenn Sie eine Tageszusammenfassung über die aufgetretenen, für Sie relevanten Workflow-Ereignisse erhalten wollen, können Sie diese Einstellung im ersten Abschnitt "E-Mail-Benachrichtigungen (Tageszusammenfassung)" unter "Workflows" treffen. Die Tageszusammenfassungen werden täglich nach dem routinemäßigem, nächtlichen Neustart (0:34 Uhr) Ihrer PICTURE-Prozessplattform versandt. Sind keine für Sie relevanten Ereignisse aufgetreten, erhalten Sie keine E-Mail. Beachten Sie bitte, dass für Modellierungs- und Kommentarereignisse, Aufgaben-Ereignisse sowie Workflow-Ereignisse separate Tageszusammenfassungen verschickt werden (je eine E-Mail pro Tag und Prozessplattform-Mandant, gegliedert nach Arbeitsbereichen).
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Wenn Sie Ad-Hoc-E-Mail-Benachrichtigungen über die aufgetretenen, für Sie relevanten Workflow-Ereignisse erhalten wollen, können Sie diese Einstellung im zweiten Abschnitt "E-Mail-Benachrichtigungen (Ad-Hoc)" unter "Workflows" abonnieren. Bitte berücksichtigen Sie, dass Sie überschrittene Fristen nur als Tageszusammenfassung erhalten können.
Über technische Ereignisse rund um Ihre Prozessplattform informiert werden
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