Startseite & persönliche Aufgabenliste

Auf der Startseite informiert Sie die Prozessplattform direkt über offene Aufgaben, für die Sie als verantwortliche Person hinterlegt sind und die demnächst von Ihnen bearbeitet werden sollten.

Bei der Zählung berücksichtigt werden alle noch nicht begonnenen oder gerade in Bearbeitung befindlichen Aufgaben im ausgewählten Arbeitsbereich, die Ihnen zugewiesen sind und die entweder bereits fällig sind, in den kommenden 90 Tagen fällig werden oder für die kein Fälligkeitsdatum hinterlegt ist.

Durch einen Klick auf dieses Feld können Sie Ihre persönlichen Aufgabenliste öffnen:

Dort werden ihre Aufgaben nach Fälligkeitsdatum sortiert aufgelistet. Von hier aus können Sie:

• die Detail-Ansicht mit allen zur Aufgabe gespeicherten Angaben öffnen

• direkt zum verknüpften Bezugsobjekt springen, um dort die inhaltlichen Arbeiten zur Erledigung der Aufgabe vorzunehmen

An den vorangestellten Symbolen erkennen Sie den zu bearbeiteten Aufgabentypen. In der folgenden Liste sind alle vorhandenen Symbole und die dazugehörigen Aufgabentypen aufgelistet:

Symbol	Aufgabentyp
	Steckbriefattribute erfassen
	Modell erstellen/überarbeiten
	Qualitätssicherung durchführen
	Zustimmen
	Endfassung festlegen
	Kenntnis nehmen
	Aktualität prüfen
	Sonstige

Erinnerungsdatum

Ist das Erinnerungsdatum einer Aufgabe überschritten, werden Sie in der Aufgabenliste durch ein Warnsymbol darauf aufmerksam gemacht. Diese Aufgaben wurden durch den Ersteller der Aufgabe mit einem Erinnerungsdatum versehen, damit Sie die Bearbeitung dieser Aufgabe rechtzeitig beginnen können. Erledigen Sie diese Aufgabe schnellstmöglich, um die Arbeiten bis zum Fälligkeitsdatum fertigzustellen.

Fälligkeitsdatum

Weiterhin wird ihnen durch ein Ampel-System die Fälligkeit ihrer Aufgabe signalisiert. Diese Darstellung erleichtert die Bearbeitung und stellt ihnen die fälligen Aufgaben übersichtlich dar. An den Farben können Sie die Dringlichkeit der Bearbeitung feststellen, weiterhin wird ihnen der Zeitraum im Bezug auf das Fälligkeitsdatum angezeigt:

• grünes Symbol: ausstehende Aufgabe

  • diese Aufgabe steht in der Zukunft an und Sie können ganz in Ruhe daran arbeiten

• gelbes Symbol: heute fällige Aufgabe

  • diese Aufgabe ist heute fällig und sollte dringend erledigt werden

• rote Symbol: überfällige Aufgabe

  • diese Aufgabe ist bereits überfällig und sollte unbedingt erledigt werden. Nehmen Sie ggf. Kontakt zum Ersteller der Aufgabe auf

So können Sie die Arbeit mit der Prozessplattform komfortabel organisieren und die Bearbeitung ihrer persönlichen Aufgaben sinnvoll planen.

Aufgaben-Einzelansicht

In der Aufgaben-Einzelansicht habe Sie die Möglichkeit die Details einer Aufgabe komfortabel zu bearbeiten.

An dieser Stelle können Sie folgende Informationen überarbeiten:

• Aufgabentyp

• Beschreibung

• Status

• Bearbeitungsinformationen

  • Verantwortliche Person

  • Erinnern am

  • Fällig am

Nicht alle Details einer Aufgabe können nachträglich geändert werden, da diesen Informationen einer Aufgabe fest zugeordnet sind. Zu diesem Angaben gehören:

• Bezugsobjekt

• Erledigungsinformationen

  • Begründung (nur für Entscheidungsaufgaben)

  • Erledigt von

  • Erledigungsdatum

• die Änderungsinformationen:

  • Ersteller

  • Erstellungsdatum

  • Letzte Änderung durchgeführt von

  • Letzte Änderung (Datumsfeld)

Aufgaben am Bezugsobjekt einsehen

Wenn an einem Prozess oder Prozesskontext eine oder mehrere Aufgaben hinterlegt sind, wird ihnen die Anzahl der offenen Aufgaben durch das Aufgaben-Symbol neben der Prozessbeschreibung signalisiert.

Klicken Sie nun auf dieses Symbol, um das Aufgaben-Panel zu öffnen und dort die zugeordneten Aufgaben einzusehen.

Die Toolbar im Aufgaben-Panel bietet ihnen hier die Möglichkeit die Anzeige der zu erledigenden Aufgaben anzupassen. Wenn Sie diese Ansicht öffnen, werden ihnen zunächst alle offenen Aufgaben angezeigt, die an dieser Aufgabe hinterlegt sind. Wechsel Sie mit einem Klick auf den Erledigt-Button in die Liste der bereits erledigten Aufgaben. Dort können Sie nachvollziehen, welche Arbeiten bereits durchgeführt wurden und wer daran beteiligt war.

Weiterhin können Sie mit einem Klick auf das Benutzer-Symbol ledig die Aufgaben anzeigen, die ihnen zugewiesen wurden. So erhalten Sie eine Liste der anstehenden Arbeiten und können diese nach und nach abarbeiten.

Wollen Sie überprüfen, ob weitere Aufgaben in der Zwischenzeit hinzugekommen sind, habe Sie die Möglichkeit mit einem Klick auf den Aktualisieren-Butten die Liste der Aufgaben neu zu laden.

Aufgaben abarbeiten

Arbeiten Sie nun nach und nach die Aufgaben an einem Bezugsobjekt ab. Klicken Sie dazu am besten auf das Benutzer-Symbol, um nur die Aufgaben anzuzeigen, die ihnen zugewiesen sind.

Wenn Sie mit der Bearbeitung einer Aufgabe beginnen, ist es sinnvoll den Status der Aufgabe von “Nicht Begonnen” in den Status “In Bearbeitung” zu wechseln. So können Sie und andere Benutzer der Plattform sehen, dass die Arbeiten an dem Bezugsobjekt bereits begonnen haben.

Sind die Arbeiten an der Aufgabe abgeschlossen, so können Sie - je nach Aufgabentyp - den Status auf erledigt setzen und somit auch andere Nutzer über die Fertigstellung informieren.

Die PICTURE-Prozessplattform bietet auch sogenannte Entscheidungsaufgaben an. Bei Aufgaben von diesem Typ kann bei der Erledigung zwischen folgenden Typen ausgewählt werden:

• Erledigt (Zugestimmt)

• Erledigt (Abgelehnt)

Weiterhin kann die von ihnen getroffene Entscheidung mit einer Begründung versehen werden, um dem Ersteller der Aufgabe und auch anderen Nutzern weitere Informationen zu ihrer Entscheidung zu geben. Diese Begründung wird dann an der erledigten Aufgabe angezeigt:

Bei folgenden Aufgabentypen kann bei der Bearbeitung der Aufgabe ihrem Wesen nach eine Entscheidung getroffen werden (zustimmen vs. ablehnen):

• Qualitätssicherung durchführen

• Zustimmen

• Aktualität prüfen

Um die Arbeiten bei einer abgelehnten Aufgabe wieder aufzunehmen, habe Sie die Möglichkeit den Status der Aufgabe wieder in “In Bearbeitung” zu ändern und die zur Zustimmung erforderlichen Nacharbeiten zu erledigen.

Auf diese Weise können Sie komfortabel alle erforderlichen Arbeiten an einem Bezugsobjekt koordinieren und die Aufgaben dort sukzessive abarbeiten.