Der Excel-Import für Prozesskontexte ermöglicht Ihnen die Prozesskontexte in der PICTURE-Prozessplattform initial zu füllen, nachträglich zu bearbeiten oder kontinuierlich mit einem externen System abzugleichen. Dabei unterstützt Sie der Import durch verschiedene Konfigurationseinstellungen, die an verschieden Szenarien angelehnt sind.
Eine Auflistung der explizit unterstützten Szenarien finden Sie im Folgenden. Auf dieser Seite wird außerdem die allgemeine Handhabung und Durchführung des Imports beschrieben.
Inhaltsverzeichnis
Häufige Einsatzszenarien für den Excel-Import
Wenn Sie Ihren Anwendungsfall in der unten stehenden Liste wiederfinden, können Sie sich auf der verlinkten Unterseite zusätzliche Informationen zur Vorgehensweise in diesem Fall beschaffen.
- Prozesskontexte anhand des Ergebnisses eines Screenings/Projektes initial aufbauen
- Prozesskontexte durch außerhalb der Plattform erarbeitete Inhalte ergänzen
- Nacherfassung oder Aktualisierung von einzelnen Prozesskontext-Steckbrief-Attributen
- Aktualisierung der Hierarchischen Strukturen der Prozesskontexte
- Übertragung von Prozesskontexten in einen anderen Arbeitsbereich
- Einspielen von von PICTURE zur Verfügung gestellten Inhaltspaketen
- Daten aus führendem externen System regelmäßig in die Plattform einspielen bzw. mit der Plattform synchronisieren
Einen Import durchführen
Vorbereitung
Excel-Datei
Die Excel-Datei muss diese Anforderungen erfüllen, damit sie akzeptiert wird und ein Import konfliktfrei durchgeführt werden kann. Tipps und Tricks für die korrekte Vorbereitung der Excel-Datei finden Sie auf der zu Ihrem Anwendungsfall passenden Unterseite.
Plattform
Die Plattform sollte in soweit vorbereitet werden, dass alle Attribute und Attribut-Ausprägungen die importiert werden sollen, vorhanden sind.
Excel-Datei hochladen
Wählen Sie den Prozesskontext aus, in den der Import erfolgen soll und klicken Sie in der Werkzeugleiste auf den "Aus Excel importieren"-Knopf, um den Import-Assistenten zu öffnen.
Laden Sie im sich öffnenden Dialog Ihre Excel-Datei hoch.
Import konfigurieren
Im ersten Schritt des Assistenten müssen Sie folgende Einstellungen treffen:
- Wollen Sie eine bestehende Importkonfiguration aus oder erstellen Sie eine neue eigene Konfiguration
- Wählen Sie die gewünschte Datenquelle für Ihren Import aus. Eine genaue Erklärung der Datenquellen und Ihren Nutzen finden Sie auf den Unterseiten der jeweiligen Szenarien.
Im nächsten Schritt legen Sie noch die Zuordnung von Excel-Spalten auf Prozessplattform-Attribute an:
- Wählen Sie das Tabellenblatt aus, dessen Daten importiert werden sollen.
- Geben Sie ein, in welcher Zeile sich die Spaltenüberschriften und der erste Datensatz befinden.
- Legen Sie die Zuordnungen an.
Der Import-Assistent wird automatisch versuchen, anhand der Spalten-Überschriften aus der Excel-Datei eine sinnvolle Zuordnung zu Attributen in der Prozessplattform vorzunehmen. Die automatische Zuordnung können Sie im Folgenden manuell ergänzen bzw. überschreiben. Klicken Sie auf den "Radierer-Knopf" in einer Zeile der Zuordnungstabelle, um die entsprechende Spalte der Excel-Tabelle beim Import-Lauf zu ignorieren bzw. um danach manuell eine Zuordnung zu einem anderen Attribut vorzunehmen.
Im letzten Schritt müssen Sie entscheiden, ob für die in den Excel-Daten referenzierten Informationsobjekte, die noch nicht in der Prozessplattform existieren, Platzhalter-Elemente angelegt werden sollen. Diese werden im Ast "Platzhalterelemente" des jeweiligen Prozesskontexts einsortiert.
Mit dem Knopf "Importvorschau anzeigen" können Sie sich die Importvorschau generieren lassen und sich angucken, welche Änderungen der Import durchführen wird.
Konflikterkennung
Vor der Generierung der Vorschau überprüft der Import ob
- alle erforderlichen Attribute für die Ermittlung der Eltern-Kind-Beziehungen und der Element-Bezeichnung zugeordnet sind,
- die Eltern-Kind-Beziehungen und Bezeichnungen der Elemente korrekt aufgelöst werden können,
- und die Daten aller weiteren Attribute in einer Form vorliegen, die in die Plattform eingelesen werden kann.
Hat der Assistent nicht verarbeitbare Werte gefunden, erhalten Sie eine Liste der bemängelten Excel-Zellen mit Hinweisen zur Korrektur der eingegebenen Werte.
Die durch den Import gefundenen Konflikte müssen Sie nun auflösen. Dazu legen Sie benötigte fehlende Werte in der Prozessplattform an oder korrigieren Sie falsche Werte in der Excel-Datei. Wenn die Fehler sich ausschließlich durch korrigieren der Excel-Datei beheben lassen, können Sie in diesem Schritt direkt die korrigierte Datei hochladen. Die Vorschau wird dann mit dieser Datei und den vorher getroffenen Einstellungen erneut generiert. Sollten dabei erneut Konflikte festgestellt werden, landen Sie erneut in diesem Schritt.
Wenn sich die korrigierte Datei in Inhalt und Struktur von der vorherigen Datei unterscheidet, so dass die vorher getroffenen Einstellungen nicht mehr auf diese Datei angewandt werden könnten, so landen Sie erneut auf der ersten Seite des Import-Assistenten und müssen diesen erneut konfigurieren.
Vorschau generieren
Wenn der Import keine Konflikte finden konnte und dieser durchgeführt werden kann, so wird Ihnen im nächsten Schritt die Importvorschau angezeigt. In der Vorschau wird zunächst die Anzahl der erkannten Änderungen pro Kategorie ("Hinzugefügte Elemente", "Entfernte Elemente", "Veränderte Elemente") dargestellt. Durch einen Klick auf die Zeilen können Sie die konkreten Prozesskontext-Elemente aus der entsprechenden Kategorie anzeigen lassen.
Folgende Kriterien werden für die Einordnung in die Kategorien verwendet:
- Hinzugefügte Elemente
- Das Element ist nicht im gewählten Prozesskontext in der Plattform vorhanden (Identifiziert anhand der ID)
- Veränderte Elemente
- Das Element ist im gewählten Prozesskontext in der Plattform vorhanden und es hat aber einen anderen Pfad zur Wurzel in der Excel-Datei (es wurde umgehangen)
- Das Element ist im gewählten Prozesskontext in der Plattform vorhanden und mindestens eines der zugeordneten Attribut weist einen anderen Wert in der Excel-Datei auf
- Entfernte Elemente
- Ein existierendes Element aus der Plattform ist nicht mehr in der Excel-Datei vorhanden
Entsprechen die Änderungen Ihren Erwartungen können Sie die Übertragung in die Plattform per Klick auf "Änderungen durchführen" veranlassen.
Sobald Sie die Durchführung der Änderungen gestartet haben, kann der Import nicht mehr abgebrochen oder rückgängig gemacht werden.
Import starten
Nach Start des Imports werden die vorher in der Vorschau angezeigten Änderungen in der Plattform durchgeführt. Dabei werden je nach Kategorie folgende Aktionen durchgeführt:
- Hinzugefügte Elemente werden angelegt und in den Prozesskontext einsortiert
- Veränderte Elemente werden an ihre neue Position umgehangen und/oder ihr Steckbrief wird aktualisiert
- Entfernte Elemente werden in den Spezial-Ast "Per Import entfernte Elemente" verschoben
Nach Abschluss des Imports werden Ihnen die durchgeführten Änderungen angezeigt.
Import-Konfiguration speichern
Nach einem erfolgreich durchgeführten Import haben Sie die Möglichkeit Ihre Import-Konfiguration zu speichern. Die Import-Konfiguration beinhaltet die Datenquelle, die Einstellungen bzgl. der Excel-Datei und die ausgefüllte Zuordnungstabelle. Um die Konfiguration zu speichern müssen Sie lediglich eine Bezeichnung für die Konfiguration eingeben und Ihre Eingabe per Klick auf "Speichern" bestätigen.
Reihenfolge der zugeordneten Attribute
Bitte berücksichtigen Sie, dass für die Zuordnung der Attribute in der gespeicherten Konfiguration die Spaltennummern genutzt werden. Wenn Sie also eine Excel-Datei nutzen in welcher die Reihenfolge der Spalten anders ist, als in der Excel-Datei auf Basis derer Sie eine Konfiguration gespeichert haben, müssen Sie die Attribut-Zuordnung an den geänderten Spalten erneut vornehmen. Die Benennung der Spalten kann in einer neuen Datei jedoch beliebig geändert werden.
Import nachbereiten
Die Ergebnisse von allen durchgeführten Importen werden automatisch von der Plattform für 180 Tage gespeichert. Diese können Sie in der Import-Historie einsehen und dort entsprechend nachbearbeiten.
Um die Import-Historie aufzurufen, wechseln Sie in den betroffenen Prozesskontext und klicken Sie in der Werkzeugleiste auf den "Import-Historie anzeigen"-Knopf.
Die Import-Historie wird nur angezeigt, wenn Sie ein Administrator sind.
Im erscheinenden Dialog können Sie den nachzubearbeitenden Import auswählen.
Warum sollte ich Importe nachbearbeiten?
Bei geänderten bzw. entfernten Elementen wird in der Import-Historie aufgelistet, von welchen Modellen diese referenziert werden, da hier aus folgenden Gründen manuelle Nacharbeiten erforderlich sein können:
- Hat sich die Bezeichnung eines Elements geändert, wirkt sich dies nur auf Verweise aus den Attributlisten anderer Modelle aus. Wird zum Beispiel in einer Prozesslandkarte oder einem BPMN-Modell grafisch auf ein Dokument verwiesen, so wird die Beschriftung im Diagramm nicht automatisch angepasst. (Zur schnellen Abarbeitung können Sie die Analyse- und Datenkorrektur-App verwenden)
- Wird ein entferntes Element noch referenziert, ist zu prüfen, ob die Verweise nicht auf ein anderes Element umgeleitet werden müssen (z.B. Zusammenlegung von Organisationseinheiten). Es ist auch nur unter "Per Import entfernte Elemente " zum Löschen vorgemerkt, die endgültige Löschung ist in der Plattform vorzunehmen.
Um die Historie flexibel "abarbeiten" zu können, können Sie den "erledigt"-Marker für einen Eintrag setzen, wenn Sie dessen Auswirkungen geprüft und ggf. resultierende Änderungen vorgenommen haben. Bitte denken Sie daran die Markierungen vor Schließen des Dialogs durch Klick auf das Disketten-Symbol zu sichern.