In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie bereits hinterlegte Workflow-Vorlagen starten, abarbeiten und einsehen können.
Bitte beachten Sie, dass Sie mindestens das Recht “Arbeiten mit Aufgaben” benötigen, um die unten aufgeführten Aktionen durchführen zu können.
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Einstiegspunkte
“Kollaborationsmenü” im Viewer/Editor
Prozessregister
Starten eines Workflows (Personenzuordnung)
inkl. Hinweis auf benötigte Berechtigungen (Personenzuordnung komplett über WF-Vorlage vs. Workflow-Vorlagen mit Ad-hoc-Personenzuordnung)
Arbeit der WF-Schaltlogik
was macht das System unmittelbar nach dem Start eines WFs?
was macht das System nach dem Abschließen einer zu einem WF gehörigen Aufgabe?
WF-Einzelansicht
Ansicht der Metadaten
Ansicht des Phasenverlaufs
WF-Verantwortlichen ändern
Personenzuordnung der Phasen nachträglich ändern
inkl. Hinweise auf mögliche Warnungen
inkl. Hinweis auf Berechtigungen (Wer darf die Seite öffnen? Wer darf welche Änderungen vornehmen?)
Aufgaben-Seitenpanel
inkl. Hinweis auf konkurrierende Bearbeitung von Aufgaben durch mehrere Personen
Einstiegspunkte
Sie können einen Workflow entweder im Prozessregister oder im Viewer/Editor eines Prozesses oder einer Prozesslandkarte starten.
Wählen Sie im Prozessregister die Prozesse und Prozesslandkarten aus, zu dem Sie einen Workflow starten wollen. Klicken Sie auf den “Modelle verwalten / löschen”-Button in der Werkzeugleiste und wählen Sie den Menüpunkt “Workflow starten”.
Klicken Sie im Viewer oder im Editor eines Prozesses oder einer Prozesslandkarte auf den “Kommunikation”-Button in der Werkzeugleiste und wählen Sie den Menüpunkt “Workflow starten”.
Starten eines Workflows
Auswahl der Workflow-Vorlage
ZUSÄTZLICHES RECHT NOTWENDIG
Ein Workflow wird immer auf Basis einer Workflow-Vorlage erstellt. Es öffnet sich ein Dialog mit einer Auswahl von bereits hinterlegten Workflow-Vorlagen und einer Beschreibung zu der ausgewählten Workflow-Vorlage.
Mehr Informationen zum Konfigurieren von Workflow-Vorlagen, damit diese hier zur Verfügung stehen, finden Sie auf der Seite Workflow-Vorlagen verwalten.
Für das Starten von Workflows wird neben dem Recht “Arbeiten mit Aufgaben” zusätzlich das Recht “Berechtigungen mittels Aufgaben delegieren” benötigt.
Ausnahmen sind Workflow-Vorlagen bei denen keine Nutzerzuordnung erfolgen muss. Dort wird nur das Recht “Arbeiten mit Aufgaben” für das Starten der Workflow-Vorlage benötigt.
Wenn Sie eine Workflow-Vorlage ausgewählt haben, die Sie mit Ihren Berechtigungen starten können, dann können Sie auf den “Weiter”-Button klicken.
Nutzerzuordnung
Wenn in der Workflow-Vorlage bereits Nutzerkonten oder Gruppen hinterlegt sind, dann werden diese in den entsprechenden Phasen angezeigt.
Ein Workflow kann nur gestartet werden, wenn für jede Phase mindestens ein Nutzer hinterlegt wurde. Bei Phasen, in denen keine automatische Nutzerzuordnung konfiguriert wurde, müssen Sie die Nutzer für die Abarbeitung der Workflow-Phasen manuell hinterlegen. Fügen Sie Nutzer zu einer Phase hinzu, indem Sie auf der linken Seite einer Phase in dem Suchfeld nach dem entsprechenden Nutzer suchen.
Bearbeitungszeit und Erinnerungszeit
Ein Workflow kann nur gestartet werden, wenn für jede Phase eine Bearbeitungszeit hinterlegt wurde. Wenn in der Workflow-Vorlage eine Bearbeitungszeit hinterlegt wurde, dann wird diese in der jeweiligen Phase angezeigt. Diese kann jedoch in diesem Schritt überschrieben werden. Wenn Sie die Tage eingetragen haben, dann wird das Datum ausgerechnet und angezeigt.
Die Bearbeitungszeit sind die Tage, die die hinterlegten Nutzer haben, um die Aufgabe der Phase abzuarbeiten. Wenn die Aufgaben für die Phase angelegt werden, dann wird die eingegebene Zahl für die Tage genommen und das Fälligkeitsdatum ausgerechnet und als Fälligkeitsdatum in der Aufgabe hinterlegt.
Die Tage bei der Erinnerung vor Fälligkeitsdatum kann optional angegeben werden. Hierbei wird die eingegebene Zahl für die Tage von dem Fälligkeitsdatum abgezogen und als Erinnerungsdatum in der Aufgabe hinterlegt.
Arbeit der Workflow-Schaltlogik
Workflow gestartet
Nachdem ein Workflow erfolgreich gestartet wurde, wird für jeden hinterlegten Nutzer der ersten Workflow-Phase eine Aufgabe angelegt. Die Aufgabe wird automatisch mit den Daten aus der Workflow-Vorlage und aus den Eingaben beim Starten des Workflows gefüllt.
Aufgabe zu einer Workflow-Phase abgeschlossen
Wenn eine Aufgabe abgeschlossen wurde, die zu einem Workflow gehört, dann prüft die Prozessplattform den Zusammenarbeitsmodus der Phase, zu der die Aufgabe gehört.
Je nachdem, welche Option eingestellt wurde und welcher Aufgabentyp für die Workflow-Phase hinterlegt ist, können verschiedene Szenarien eintreten.
Weitere Informationen zu den Aufgabentypen finden Sie auch auf der Seite Verfügbare Aufgabentypen
Handelt es sich um eine Aufgabe, die erledigt werden muss, dann können folgende Szenarien eintreten:
Erster erledigt | Alle müssen erledigen | |
|---|---|---|
Einer | Beim Abschluss der Workflow-Aufgabe ist auch die Workflow-Phase abgeschlossen. | Beim Abschluss der Workflow-Aufgabe ist auch die Workflow-Phase abgeschlossen. |
Mehrere | Beim Abschluss der Workflow-Aufgabe ist auch die Workflow-Phase abgeschlossen. Hierbei werden alle Aufgaben der anderen hinterlegten Nutzern auf zurückgezogen gesetzt. | Beim Abschluss der Workflow-Aufgabe ist die Workflow-Phase erst abgeschlossen, wenn der letzte der hinterlegten Nutzer seine Aufgabe ebenfalls erledigt hat. |
Handelt es sich um eine Aufgabe, der zugestimmt oder abgelehnt werden muss, dann können folgende Szenarien eintreten:
Erster entscheidet | Einer muss zustimmen | Alle müssen zustimmen | |
|---|---|---|---|
Einer | Beim Abschluss der Workflow-Aufgabe ist auch die Workflow-Phase abgeschlossen. | Beim Abschluss der Workflow-Aufgabe ist auch die Workflow-Phase abgeschlossen. | Beim Abschluss der Workflow-Aufgabe ist auch die Workflow-Phase abgeschlossen. |
Mehrere | Beim Abschluss der Workflow-Aufgabe ist auch die Workflow-Phase abgeschlossen. Hierbei werden alle Aufgaben der anderen hinterlegten Nutzern auf zurückgezogen gesetzt. | Beim Zustimmen der Workflow-Aufgabe ist auch die Workflow-Phase abgeschlossen. Hierbei werden alle Aufgaben der anderen hinterlegten Nutzern, die sich noch im Status “Nicht begonnen“ oder “In Bearbeitung” befinden, auf zurückgezogen gesetzt. Beim Ablehnen der Workflow-Aufgabe ist die Workflow-Phase nur abgeschlossen, wenn der letzte Nutzer ebenfalls ablehnt. | Beim Zustimmen der Workflow-Aufgabe ist die Workflow-Phase nur abgeschlossen, wenn der letzte Nutzer ebenfalls zustimmt. Beim Ablehnen der Workflow-Aufgabe ist auch die Workflow-Phase abgeschlossen. Hierbei werden alle Aufgaben der anderen hinterlegten Nutzern, die sich noch im Status “Nicht begonnen” oder “In Bearbeitung” befinden, auf zurückgezogen gesetzt. |
Workflow-Phase abgeschlossen
Beim erfolgreichen Abschließen einer Workflow-Phase prüft die Prozessplattform, ob nach der abgeschlossenen Workflow-Phase eine weitere folgt. Ist dies der Fall, dann wird automatisch für jeden hinterlegten Nutzer der nächsten Workflow-Phase eine Aufgabe angelegt. Das Fälligkeitsdatum und das Erinnerungsdatum werden dabei neu berechnet. Dazu wird das Datum beim Abschließen der letzten Workflow-Phase genommen und darauf die Tage der nächsten Phase aus den Eingaben beim Starten des Workflows angewendet. Folgt keine weitere Workflow-Phase, dann ist der Workflow erfolgreich abgeschlossen.
Beim nicht erfolgreichen Abschließen einer Workflow-Phase wird der Workflow abgebrochen. Es werden keine weiteren Phasen gestartet und somit auch keine weiteren Aufgaben angelegt. Der Workflow ist dann fehlgeschlagen.
Workflow Einzelansicht
Aufgaben-Seitenpanel
Die angelegten Workflow-Aufgaben werden wie die “normalen” Aufgaben im Viewer und im Editor im Aufgaben-Seitenpanel angezeigt.
Wenn es sich um eine Workflow-Aufgabe handelt, dann sehen Sie unten an der Aufgabe einen entsprechenden Hinweis, dass diese Aufgabe zu einem Workflow gehört.
Wenn mehrere Nutzer an einer Workflow-Phase hinterlegt wurden und somit mehrere Aufgaben erstellt wurden, dann sehen Sie unten an der Aufgabe einen entsprechenden Hinweis, dass weitere Nutzer an der Workflow-Phase beteiligt sind.
Sollte dann einer oder mehrere dieser Nutzer ihre Aufgabe auf “In Bearbeitung” setzen, dann erhalten Sie ebenfalls einen Hinweis, dass die Workflow-Phase gerade von einem anderen Nutzer bearbeitet wird. Dieser Hinweis wird nur angezeigt, wenn durch das Abschließen der Aufgabe die Workflow-Phase ebenfalls abgeschlossen wird.