In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie Workflow-Vorlagen erstellen und verwalten können.
Einstiegspunkt in die Verwaltung der Workflow-Vorlagen
Workflow-Vorlagen gelten immer im Kontext eines Arbeitsbereichs. Den Einstiegspunkt in die Verwaltung der Workflow-Vorlagen finden Sie daher im Menü Verwaltung → Arbeitsbereiche.
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Klicken Sie in der Übersichtstabelle in der Zeile des Arbeitsbereichs, dessen Workflow-Vorlagen Sie bearbeiten möchten, auf das Aktionsmenü. Wählen Sie dort per Klick die Aktion “Workflow-Vorlagen bearbeiten” aus.
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Falls Ihr Arbeitsbereich schon Workflow-Vorlagen enthält, öffnet sich dann eine Übersicht über alle gespeicherten Workflow-Vorlagen. Andernfalls sehen Sie dort eine leere Tabelle, über deren Kopfzeile Sie die erste Workflow-Vorlage erstellen können.
Workflow-Vorlage erstellen
Um eine neue Workflow-Vorlage zu erstellen, klicken Sie auf den “Erstellen”-Button im Kopfbereich der Tabelle.
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Legen Sie im folgenden Dialogfenster die Bezeichnung der neuen Vorlage sowie einen kurzen Beschreibungstext fest.
TODO Tipp: aussagekräftige Beschreibung hinterlegen (hilfreich für Admins zur Dokumentation des Systems sowie für Anwender, denen diese Texte in den Dialogen zum Starten der Workflows angezeigt werden)
Nach dem Bestätigen des Dialogs öffnet sich der Workflow-Vorlagen-Editor.
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Initial wurde vom System die erste Workflow-Phase bereits automatisch angelegt und mit Platzhalter-Werten befüllt. Ersetzen Sie diese Einstellungen nun durch die von Ihnen gewünschten Werte und legen Sie im Anschluss je nach Ihren Bedürfnissen ggf. weitere Workflow-Phasen an. Ausführliche Informationen über die Einstellungsmöglichkeiten finden Sie im folgenden Abschnitt.
Eine neu erstellte Workflow-Vorlage ist zunächst deaktiviert, d.h. Anwender können (noch) keine Workflows auf Basis dieser Vorlage starten. Nehmen Sie zunächst in Ruhe alle gewünschten Einstellungen vor. Wenn Sie damit fertig sind, können Sie die Vorlage aktivieren. Wie Sie dazu vorgehen, erfahren Sie im Abschnitt https://picture.atlassian.net/wiki/spaces/pppdoc320/pages/3302555679/Workflow-Vorlagen+verwalten+3.18#Workflow-Vorlage-aktivieren-bzw.-deaktivieren .
Workflow-Vorlage bearbeiten
Ein Workflow besteht aus einer oder mehreren sogenannten “Phasen”. Für jede Phase kann festgelegt werden,
welcher Akteur (d.h. Benutzer/-in des Systems) welche Aufgaben durchführen soll,
welche Berechtigungen er/sie dazu ggf. vorübergehend automatisch erhalten soll
welche Fristen vom System hierfür vorgegeben werden sollen
und welche Status-Wechsel des Bezugsobjekt des Workflows (d.h. Prozess / Prozesslandkarte) in Abhängigkeit vom Ergebnis der Aufgabenbearbeitung (z.B. Zustzimmung / Ablhenung) ggf. automatisch vorgenommen werden sollen.
Workflow-Vorlage aktivieren bzw. deaktivieren
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Workflow-Vorlage löschen
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Workflow-Vorlage exportieren
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Workflow-Vorlage importieren
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