Dieser Artikel richtet sich an Fachadministratoren der PICTURE-Prozessplattform, die ihren Prozessplattform-Mandanten (erstmals) für das Arbeiten mit Workflows einrichten möchten.
Hier erhalten Sie anhand einiger Praxis-Beispiele einen Überblick über das Grundprinzip der Workflow-Vorlagen und lernen die Vorgehensweise kennen, mit der Sie eigene Workflow-Vorlagen erstellen können. Weiterhin erfahren Sie, welche Rechteeinstellungen Sie vornehmen sollten, damit die Anwenderinnen und Anwender Ihrer Prozessplattform als Beteiligte an Workflows mitwirken können.
Grundkonzepte
Beispiele für mögliche Workflow-Vorlagen
Steckbriefattribute erfassen & anschließende fachliche QS
Inkraftsetzung eines Prozesses durch den/die Prozessverantwortliche/-n mit anschließender dokumentierter Kenntnisnahme durch Prozessbeteiligte
turnusmäßige Aktualitätsprüfung
Workflow-Vorlagen anlegen und freischalten
Workflow-Vorlage anlegen
Tipps:
aussagekräftige Beschreibung hinterlegen (für die ganze WF-Vorlage sowie für die einzelnen Phasen)
ggf. bestimmte WF-Phasen direkt einzelnen Benutzern oder Gruppen zuordnen. Hierbei ggf. sinnvoll: Bilden spezielle Gruppen, die lediglich als “Verteiler” für bestimmte WF-Aufgaben fungieren
Workflow-Vorlage testen
WF-Vorlage (für Testlauf) aktivieren
Hinweis: WF-Vorlagen können nicht mehr geändert werden, sobald mind. ein aus der Vorlage abgeleiteter WF existiert. Daher Test sinnvoll. Falls Änderung nötig, den Test-WF löschen, anschl. WF-Vorlage deaktivieren und Nachbearbeitung durchführen.
Workflow-Vorlage (endgültig) aktivieren
Zugriffsrechte für die Arbeit mit Workflows einrichten
Einstellen, wer WFs starten darf
WFs mit komplett vordefinierter Benutzerzuordnung
WFs mit (teilweiser) Benutzerzuordnung beim WF-Start
Einstellen, wer Aufgaben im Rahmen von WFs bearbeiten darf
Tipps: Gruppen mit sinnvollen Voreinstellungen bilden und dann nur noch Benutzerkonten diesen Gruppen zuweisen