In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie Workflows auf Basis von bereits konfigurierten Workflow-Vorlagen starten, abarbeiten und einsehen können.
Verwandte Informationen finden Sie in folgenden Kapiteln:
Details zum Zusammenspiel aus Workflows und Workflow-Vorlagen finden Sie unter Grundkonzepte Workflow-Vorlagen und Workflows.
Mehr Informationen zum Konfigurieren von Workflow-Vorlagen finden Sie auf der folgenden Seite Workflow-Vorlagen verwalten 3.18.
Bitte beachten Sie, dass Sie mindestens das funktionale Recht “Arbeiten mit Aufgaben” benötigen, um die unten aufgeführten Aktionen durchführen zu können.
Inhaltsverzeichnis
Starten eines Workflows
Um Workflows starten zu können, werden je nach Konfiguration der Workflow-Vorlage unterschiedliche Berechtigungen benötigt:
Wie bei allen auf dieser Seite beschriebenen Funktion wird in jedem Fall das funktionale Recht “Arbeiten mit Aufgaben” benötigt.
Wenn die Workflow-Vorlage es erlaubt, dass der/die Benutzer/-in, welche den Workflow startet, die Zuweisung der Aufgaben beim Start manuell vornimmt (siehe Workflow-Vorlagen bearbeiten), so werden zusätzlich folgende Berechtigungen benötigt:
Das funktionale Recht “Berechtigungen mittels Aufgaben delegieren”.
Das Ordner-Recht “lesen & schreiben & verwalten” für den Ordner, in dem sich das Bezugsobjekt (Prozess/Prozesslandkarte) befindet, auf dem der Workflow gestartet werden soll.
Einstiegspunkte
Sie können einen Workflow entweder im Prozessregister oder im Viewer/Editor eines Prozesses oder einer Prozesslandkarte starten.
Wählen Sie im Prozessregister die Prozesse und Prozesslandkarten aus, zu dem Sie einen Workflow starten wollen. Klicken Sie auf den “Modelle verwalten / löschen”-Button in der Werkzeugleiste und wählen Sie den Menüpunkt “Workflow starten”.
Um im Viewer oder im Editor eines Prozesses oder einer Prozesslandkarte einen Workflow zu starten, klicken Sie auf das Menü “Kommunikation” in der Werkzeugleiste und wählen den Menüpunkt “Workflow starten”.
Auswahl der Workflow-Vorlage
Im ersten Schritt müssen Sie eine Workflow-Vorlage auswählen, auf Basis dessen der Workflow gestartet werden soll. Im sich öffnenden Dialog werden Ihnen alle aktiven Workflow-Vorlagen inklusive Beschreibung des aktuellen Arbeitsbereichs angezeigt.
Nutzerzuordnung
Im zweiten Schritt müssen Sie die Nutzerzuordnung der einzelnen Workflow-Phasen festlegen.
Wenn in der Workflow-Vorlage bereits Nutzerkonten oder Gruppen für bestimmte Phasen hinterlegt sind, dann werden diese in den entsprechenden Workflow-Phasen angezeigt.
Ein Workflow kann nur dann gestartet werden, wenn für jede Workflow-Phase mindestens ein/e Nutzer/Gruppe hinterlegt worden ist. Bei Workflow-Phasen, für die eine manuelle Nutzerzuordnung beim Start des Workflows festgelegt worden ist, müssen Sie die Nutzer für die Abarbeitung der Workflow-Phasen manuell hinterlegen. Fügen Sie Nutzer zu einer Workflow-Phase hinzu, indem Sie auf der linken Seite einer Workflow-Phase im Suchfeld nach Nutzern suchen.
Bearbeitungs- und Erinnerungszeit
Ein Workflow kann nur gestartet werden, wenn für jede Workflow-Phase eine maximale Bearbeitungszeit hinterlegt wurde. Wenn in der Workflow-Vorlage eine Bearbeitungszeit hinterlegt wurde, dann ist diese für die jeweilige Workflow-Phase bereits vorausgefüllt und kann ggfs. noch bearbeitet werden. Die angezeigten Daten für Fälligkeit und Erinnerung werden automatisch aus den eingetragenen Werten errechnet.
Die Bearbeitungszeit legt fest, wie lange die Nutzer Zeit haben, um die Aufgabe der Workflow-Phase zu bearbeiten. Für die Angabe der Bearbeitungszeit ist das aktuelle Datum (Ausfüllzeitpunkt) der Bezugspunkt. Im Feld “Maximale Bearbeitungszeit (Tage)“ legen Sie die konkrete Bearbeitungszeit ab dem aktuellen Datum in Tagen fest. Das späteste Fälligkeitsdatum wird dann automatisch berechnet und angezeigt. Der nebenstehende Screenshot wurde beispielsweise am 29.09.22 ausgefüllt. Es ist zu sehen, dass 7 Tage als Bearbeitungszeit festgelegt worden sind. Das automatisch berechnete Fälligkeitsdatum ist demnach der 06.10.22.
Als Unterstützung für die Workflow-Bearbeitung können Sie zusätzlich eine Erinnerung für die Bearbeiter/-innen einrichten. Dazu geben Sie unter “Erinnerung vor Fälligkeitsdatum (Tage)“ an, wie viele Tage vor dem Fälligkeitsdatum eine E-Mail-Erinnerung an die festgelegten Nutzer verschickt werden soll. Wie bei der Bearbeitungszeit, wird das konkrete Datum berechnet und angezeigt. Im obigen Screenshot wurde beispielsweise eine Erinnerung, die einen Tag vor Ende der Bearbeitungszeit verschickt werden soll, festgelegt.
Es wird jeweils das späteste Fälligkeits- bzw. Erinnerungsdatum angegeben, da die Aufgaben natürlich auch vor dem Fälligkeitsdatum abgearbeitet werden können.
Dadurch verschieben sich die Fälligkeits- und Erinnerungsdaten der nachfolgenden Phasen entsprechend “nach vorne”.
Wie funktioniert die Workflow-Schaltlogik?
Die Workflow-Schaltlogik wird immer dann aktiv, wenn während der Bearbeitung des Workflows eines der nachfolgenden Ereignisse eintritt:
Workflow gestartet
Nachdem ein Workflow erfolgreich gestartet wurde, wird für jeden in der ersten Workflow-Phase hinterlegten Nutzer eine Aufgabe angelegt. Die Aufgabe wird automatisch mit den Daten aus der Workflow-Vorlage (Aufgabentyp, Beschreibung, Attributsicht) und aus den Eingaben beim Starten des Workflows (Fälligkeits- und Erinnerungsdatum) gefüllt.
Workflow-Aufgabe abgeschlossen
Nach dem Abschluss einer Workflow-Aufgabe wird der Zusammenarbeitsmodus der zugehörigen Workflow-Phase ausgewertet. Je nach Zusammenarbeitsmodus und konkreten Aufgabentyp, können dabei die folgenden Szenarien eintreten.
Weitere Informationen zu den Aufgabentypen finden Sie auch auf der Seite Verfügbare Aufgabentypen.
Handelt es sich um eine Aufgabe, die erledigt werden muss (“Steckbriefattribute erfassen”, “Modell erstellen / überarbeiten”, “Endfassung festlegen”, “Kenntnis nehmen”, “Sonstige”), dann können folgende Szenarien eintreten:
Zusammenarbeitsmodus Bearbeitung durch | Erster erledigt | Alle müssen erledigen |
|---|---|---|
Einem/-r Nutzer/-in | Beim Abschluss der Workflow-Aufgabe ist auch die Workflow-Phase abgeschlossen. | Beim Abschluss der Workflow-Aufgabe ist auch die Workflow-Phase abgeschlossen. |
Mehrere Nutzer | Beim Abschluss der Workflow-Aufgabe ist auch die Workflow-Phase abgeschlossen. Hierbei werden alle anderen Aufgaben der Workflow-Phase zurückgezogen, die sich noch im Status “Nicht begonnen“ oder “In Bearbeitung” befinden. | Beim Abschluss der Workflow-Aufgabe ist die Workflow-Phase erst dann abgeschlossen, wenn alle Aufgaben Phase abgeschlossen sind. |
Handelt es sich um eine Entscheidungs-Aufgabe (“Qualitätssicherung durchführen”, “Zustimmen”, “Aktualität prüfen”) dann können folgende Szenarien eintreten:
Zusammenarbeitsmodus Bearbeitung durch | Erster entscheidet | Einer muss zustimmen | Alle müssen zustimmen |
|---|---|---|---|
Einem/-r Nutzer/-in | Beim Abschluss der Workflow-Aufgabe ist auch die Workflow-Phase abgeschlossen. | Beim Abschluss der Workflow-Aufgabe ist auch die Workflow-Phase abgeschlossen. | Beim Abschluss der Workflow-Aufgabe ist auch die Workflow-Phase abgeschlossen. |
Mehrere Nutzern | Beim Abschluss der Workflow-Aufgabe ist auch die Workflow-Phase abgeschlossen. Hierbei werden alle anderen Aufgaben der Workflow-Phase zurückgezogen, die sich noch im Status “Nicht begonnen“ oder “In Bearbeitung” befinden. | Beim Zustimmen der Workflow-Aufgabe ist auch die Workflow-Phase abgeschlossen. Hierbei werden alle anderen Aufgaben der Workflow-Phase zurückgezogen, die sich noch im Status “Nicht begonnen“ oder “In Bearbeitung” befinden. Beim Ablehnen der Workflow-Aufgabe ist die Workflow-Phase nur abgeschlossen, wenn der/die letzte/r Bearbeiter/in ebenfalls ablehnt. | Beim Zustimmen der Workflow-Aufgabe ist die Workflow-Phase nur abgeschlossen, wenn der/die letzte/r Bearbeiter/in ebenfalls zustimmt. Beim Ablehnen der Workflow-Aufgabe ist auch die Workflow-Phase abgeschlossen. Hierbei werden alle anderen Aufgaben der Workflow-Phase zurückgezogen, die sich noch im Status “Nicht begonnen“ oder “In Bearbeitung” befinden. |
Workflow-Phase abgeschlossen
Beim erfolgreichen Abschluss einer Workflow-Phase prüft die Prozessplattform, ob nach der abgeschlossenen Workflow-Phase eine weitere folgt. Ist dies der Fall, dann wird automatisch für jeden hinterlegten Nutzer der nächsten Workflow-Phase eine Aufgabe angelegt. Das Fälligkeitsdatum und das Erinnerungsdatum werden dabei neu berechnet. Dazu werden die gleichen Regeln wie unter Bearbeitungs- und Erinnerungszeit beschrieben.
Folgt keine weitere Workflow-Phase, dann ist der Workflow erfolgreich abgeschlossen.
Beim nicht erfolgreichen Abschließen einer Workflow-Phase wird der Workflow abgebrochen. Es werden keine weiteren Workflow-Phasen gestartet und dadurch auch keine weiteren Aufgaben angelegt. Der Workflow ist dann fehlgeschlagen.
Workflow-Einzelansicht
Um die Einzelansicht für Workflows zu öffnen, benötigen Sie das funktionale Recht “Arbeiten mit Aufgaben” und müssen als Verantwortliche/-r des Workflows hinterlegt sein. Sofern Sie andere, d.h. Workflows an denen Sie nicht als Verantwortliche/-r hinterlegt sind, öffnen wollen, benötigen Sie das funktionale Recht “Aufgaben verwalten”.
Mehr Informationen zu eventuell auftauchenden Warnungen finden Sie auf folgender Seite Löschen und Sperren von Benutzerkonten mit offenen Workflow-Beteiligungen 3.18.
Einstiegspunkte
In die Einzelansicht eines Workflows gelangen Sie über mehrere unterschiedliche Einstiegspunkte. Der Haupteinstiegspunkt ist per Klick auf einen bestimmten Workflow in der Workflowübersicht.
Andere Einstiegspunkte sind z.B. in der Aufgabeneinzelansicht von Workflow-Aufgaben sowie die Verlinkung im Aufgaben-Seitenpanel.
Stammdaten
Im linken Bereich der Seite finden Sie die Stammdaten des Workflows. Dort werden die folgenden Daten aufgelistet:
Eindeutige Nummer des Workflows
Die verwendete Workflow-Vorlage
Bezugsobjekt inklusive Link
Der Nutzer, der den Workflow gestartet hat
Datum und Uhrzeit, an dem der Workflow gestartet wurde
Verantwortliche/-r des Workflows
Aktuellen Status des Workflows
Workflow-Verantwortlichen ändern
Für das Ändern des Workflow-Verantwortlichen müssen Sie neben das funktionale Recht “Arbeiten mit Aufgaben” entweder der Verantwortliche/-r des Workflows oder das funktionale Recht “Aufgaben verwalten” besitzen.
Bitte beachten Sie, dass Sie Nutzern, die nicht die nötigen Rechte besitzen, um den Workflow einzusehen, nicht als neuen Verantwortlichen eintragen können.
Beim Starten des Workflows wird immer der Nutzer als Verantwortliche/-r eingetragen, der den Workflow gestartet hat.
Soll dies überschrieben werden, kann das entweder in der Workflow-Übersicht oder in der Workflow-Einzelansicht geändert werden.
Klicken Sie dazu in der Einzelansicht in den Stammdaten beim Feld “Verantwortliche/r” auf das Stift-Symbol. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie nach einem Nutzer suchen können, um diesen als neue/n Verantwortliche/n festzulegen.
Workflow-Phasen-Verlauf
Im rechten Bereich der Seite finden Sie den Phasenverlauf des Workflows.
Am linken Rand des Phasenverlaufs können Sie den aktuellen Status des Workflows ablesen. (Mehr Informationen über den Status der jeweiligen Phase werden angezeigt, wenn Sie mit der Maus über die Symbole fahren.)
Rechts daneben sind die verschiedenen Phasen des Workflows aufgelistet. Für jede Phase ist dabei angegeben, welche Attributsicht verwendet wird, welche Aufgaben es in der Phase gibt und was deren aktueller Status ist.
Für noch nicht gestartete Phasen existieren auch noch keine Aufgaben innerhalb der Plattform. Diese werden erst beim Start der Phase erstellt. Daher liegen dazu nur die Informationen für die Nutzerzuordnung vor.
Nutzerzuordnung der Workflow-Phasen nachträglich ändern
Sie können bei aktiven oder nicht gestarteten Workflow-Phasen die Bearbeiter/-innen nachträglich ändern. Klicken Sie dazu in der gewünschten Workflow-Phase oben rechts auf das Stift-Symbol.
Im nachfolgenden Dialog können Nutzer hinzugefügt und bereits hinterlegte Nutzer entfernt werden.
Beim Hinzufügen eines neuen Nutzers wird eine neue Aufgabe für diesen erstellt und dieser wird in der Aufgabenliste der Workflow-Phase hinzugefügt.
Bei einer aktiven Workflow-Phase wird beim Entfernen eines bestehenden Nutzers die Aufgabe zurückgezogen. Dies ist über den Phasenverlauf ersichtlich.
Bei noch nicht gestarteten Workflow-Phasen wird die (zukünftige) Nutzerzuordnung der Phase entsprechend geändert.
Aufgaben-Seitenpanel
Die angelegten Workflow-Aufgaben werden im Viewer und im Editor im Aufgaben-Seitenpanel angezeigt.
Handelt es sich um eine Workflow-Aufgabe, wird am unteren Rand der Aufgabe ein entsprechender Hinweis angezeigt.
Dieser Hinweis wird erweitert, wenn die Aufgabe zu einer Workflow-Phase gehört in der mehrere Nutzer/innen beteiligt sind. In diesem Fall wird darauf hingewiesen, dass es weitere Beteiligte gibt.
Sollten einer oder mehrere dieser Beteiligten mit der Bearbeitung ihrer Aufgabe begonnen haben (Status auf “In Bearbeitung” setzen), erhalten Sie einen farblich hervorgehobenen Hinweis, dass die Workflow-Phase gerade von einem anderen Nutzer bearbeitet wird.
Dieser Hinweis wird nur angezeigt, wenn durch das Abschließen der Aufgabe die Workflow-Phase ebenfalls abgeschlossen wird (Zusammenarbeitsmodus: “Erster entscheidet/erledigt” und “Einer muss zustimmen”). Dadurch sollen unnötige doppelte Arbeiten verhindert werden.
